Een menwedstrijd organiseren: zo pak je het aan

Begin met de locatie, vergunning en wedstrijdregels; die bepalen hoeveel deelnemers je kunt toelaten en welke voorzieningen nodig zijn. Leg daarna officials, dierenarts en hoefsmid vast voordat je de inschrijving opent. Verwerk aanmeldingen op één plek, verzamel dieetwensen en publiceer de startlijst op tijd. In de laatste week draait alles om parcours, verkeer, materialen, leveringen en een duidelijke rolverdeling op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
5
Officials reserveren
6
Dierenarts reserveren
7
Hoefsmid reserveren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startlijst opstellen
2 personen
14
Startlijst publiceren
15
Parcours uitzetten
3 personen
16
Verkeersplan maken
2 personen
17
Parkeerindeling maken
18
Leveringen bevestigen
19
Prijzen en linten bestellen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen controleren
2 personen
23
Startnummers klaarleggen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Terrein maaien
2 personen
27
Toiletten controleren
28
Terrein openen
2 personen
29
Paddock afzetten
4 personen
30
Parcours controleren
3 personen
31
Hindernissen plaatsen
5 personen
32
Start- en finishlijn markeren
2 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
Inschrijving inrichten
2 personen
35
Catering opbouwen
3 personen
36
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
37
Publieksroute afzetten
2 personen
38
Parkeerplaats markeren
3 personen
39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Officials ontvangen
2 personen

Event

42
Paarden en aanspanningen keuren
3 personen
43
Deelnemers aanmelden
3 personen
44
Startnummers uitdelen
2 personen
45
Publiek ontvangen
3 personen
46
Omroep verzorgen
47
Ruitersbriefing geven
2 personen
48
Wedstrijdonderdeel dressuur begeleiden
5 personen
49
Wedstrijdonderdeel vaardigheid begeleiden
6 personen
50
Pauzehapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Toiletten tussentijds controleren
53
Publiekszones controleren
2 personen
54
Wedstrijdonderdeel marathon begeleiden
7 personen
55
Tussenstanden verwerken
2 personen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
58
Deelnemers uitgeleiden
3 personen
59
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Los afval inzamelen
4 personen
61
Catering afbouwen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
64
Parcoursmaterialen verzamelen
5 personen
65
Afzettingen verwijderen
4 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Materialen tellen
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Afval afvoeren
2 personen
72
Wedstrijdterrein opleveren
2 personen
73
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Jurytafelsaantal 3
Kassatafel
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Aggregaat

Sportmateriaal

Menhindernissenaantal 8
Verkeerspionnenaantal 30
Dressuurlettersaantal 8
Meetlintenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Startnummersaantal 30
Scorebordenaantal 3
Pionnenaantal 40
Longeerlijnenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Terreinbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Sponsorbannersaantal 8
Prijsbekersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Handwasbak

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Poetsdoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Hesjesaantal 15
Zaklampenaantal 6
Afzetlintaantal 6
Hekkenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer officials, dierenarts en hoefsmid zodra de datum vaststaat. Deze rollen zijn lastiger op korte termijn te vervangen dan bijvoorbeeld partytenten of extra stoelen.
Open de inschrijving pas nadat reglement, sluitingsdatum en maximale capaciteit zijn vastgesteld. Controleer elke aanmelding en publiceer de definitieve startlijst uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd.
Maak het verkeers- en parkeerplan vóórdat deelnemers arriveren. Gebruik aparte routes en duidelijke pionnen voor trailers, bezoekers en hulpdiensten; dat voorkomt opstoppingen bij de ingang.
Controleer het parcours minimaal één dag vooraf met meetlinten, stopwatches en alle menhindernissen. Leg dressuurletters, startnummers en scoreborden klaar op vaste plekken, zodat officials niet op het laatste moment hoeven te zoeken.
Plan een laatste materiaal- en weercontrole 24 uur van tevoren. Test geluidsinstallatie, microfoons, verlengkabels en eventueel aggregaat; zet koelboxen en dranken pas daarna klaar en houd een alternatief voor regen achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een menwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunning, verzekering en officials. Open de inschrijving pas wanneer reglement en capaciteit definitief zijn; reserveer de laatste week voor startlijst, parcours en logistiek.
Wanneer moet de startlijst van een menwedstrijd klaar zijn?: Publiceer de definitieve startlijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Zo kunnen deelnemers hun starttijd controleren en kun je ontbrekende gegevens, dieetwensen en wijzigingen nog verwerken.
Hoeveel officials heb ik nodig voor een menwedstrijd?: Het aantal hangt af van disciplines, deelnemers en het wedstrijdreglement. Leg alle benodigde officials vooraf vast en wijs per onderdeel een verantwoordelijke toe; plan daarnaast dierenarts en hoefsmid als afzonderlijke functies.
Wanneer zet je het parcours voor een menwedstrijd uit?: Zet het parcours bij voorkeur de dag vóór de wedstrijd uit en loop het daarna volledig na. Controleer op de wedstrijddag nog één keer doorgangen, hindernissen, dressuurletters en veiligheid voordat de eerste start begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.