Cómo organizar una competición de enganches

Una competición de enganches necesita una secuencia clara: primero aseguras el recinto, los permisos y la cobertura; después cierras el reglamento, los oficiales y las inscripciones. En las semanas previas tendrás que coordinar veterinario, herrador, patrocinadores, entregas y recorrido. Los problemas suelen aparecer el día anterior, cuando faltan dorsales, señalización, enchufes o un plan de tráfico. Usa el plan completo como lista de control y deja por escrito quién se encarga de cada bloque.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Solicitar permiso de competición
3
Comprobar el seguro
4
Establecer el reglamento del concurso
2 personas
5
Reservar para los oficiales
6
Reservar veterinario
7
Reservar al herrador
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir el formulario de inscripción
10
Contactar con los patrocinadores
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Elaborar la lista de salida
2 personas
14
Publicar la lista de salida
15
Marcar el recorrido
3 personas
16
Hacer el plan de tráfico
2 personas
17
Organizar el aparcamiento
18
Confirmar entregas
19
Encargar premios y cintas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Hacer la compra
2 personas
22
Comprobar los materiales
2 personas
23
Preparar los dorsales
2 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Cortar el césped
2 personas
27
Comprobar los baños
28
Abrir el recinto
2 personas
29
Delimitar la zona de paddock
4 personas
30
Revisar el recorrido
3 personas
31
Colocar los obstáculos
5 personas
32
Señalizar la salida y la meta
2 personas
33
Preparar la mesa del jurado
2 personas
34
Montar la inscripción
2 personas
35
Montar el catering
3 personas
36
Colocar mesas y sillas
4 personas
37
Delimitar la ruta del público
2 personas
38
Marcar el estacionamiento
3 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Probar el sistema de sonido
2 personas
41
Recibir a los oficiales
2 personas

Evento

42
Inspeccionar caballos y carruajes
3 personas
43
Inscribir participantes
3 personas
44
Repartir dorsales
2 personas
45
Recibir al público
3 personas
46
Encargarse de los anuncios por megafonía
47
Dar la charla a los jinetes
2 personas
48
Guiar la prueba de doma
5 personas
49
Coordinar la prueba de habilidad
6 personas
50
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Comprobar los baños periódicamente
53
Comprobar las zonas del público
2 personas
54
Coordinar la prueba de la maratón
7 personas
55
Procesar los resultados provisionales
2 personas
56
Preparar la entrega de premios
2 personas
57
Gestionar la entrega de premios
4 personas
58
Acompañar a los participantes a la salida
3 personas
59
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

60
Recoger residuos sueltos
4 personas
61
Desmontar el catering
3 personas
62
Lavar la vajilla
2 personas
63
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
64
Recoger materiales del recorrido
5 personas
65
Retirar las barreras
4 personas
66
Limpiar el recinto
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Contar los materiales
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Retirar los residuos
2 personas
72
Entregar el recinto de competición
2 personas
73
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas del juradocant. 3
Mesa de caja
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Grupo electrógeno

Material deportivo

Obstáculos para hombrescant. 8
Conos de tráficocant. 30
Letras de domacant. 8
Cintas métricascant. 2
Cronómetroscant. 4
Dorsalescant. 30
Marcadorescant. 3
Conoscant. 40
Líneas de cuerda para caballoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4
Enrollacablescant. 3

Decoración

Guirnaldascant. 8
Carteles del recintocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Banners de patrocinadorescant. 8
Copas premiocant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 3
Pinzascant. 4
Cucharonescant. 6
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Lavamanos

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Escobillas de bañocant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Guantescant. 12
Pinzas para residuoscant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Chalecoscant. 15
Linternascant. 6
Cinta de balizamientocant. 6
Vallascant. 20

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: reserva el recinto, solicita el permiso, comprueba el seguro y fija el reglamento antes de abrir las inscripciones.
Cierra los servicios especializados con al menos 4 semanas de margen. Confirma por escrito al veterinario, al herrador y a los oficiales sus horarios, accesos y necesidades.
Publica la lista de salida cuando las inscripciones estén verificadas, idealmente entre 3 y 5 días antes. Así puedes corregir categorías, dorsales y preferencias dietéticas sin rehacerlo todo el mismo día.
Marca el recorrido y revisa el tráfico el día anterior. Coloca conos, obstáculos, letras, líneas de cuerda y señalización; reserva zonas separadas para participantes, público, aparcamiento y vehículos de servicio.
Haz una comprobación técnica 24 horas antes: prueba micrófonos, sonido, cables, regletas y grupo electrógeno. Enfría las bebidas y prepara aperitivos después de revisar que carpas, mesas, sillas, vajilla y papeleras estén colocadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de enganches?: Calcula entre 8 y 12 semanas para una competición con permisos, oficiales, veterinario, herrador e inscripciones. Reserva antes el recinto y deja al menos 4 semanas para cerrar los servicios y los patrocinadores.
¿Cuándo se debe abrir la inscripción de una competición de enganches?: Ábrela cuando el reglamento, las categorías, el seguro y el recinto estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra la lista y publica la salida entre 3 y 5 días antes del evento.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior se deben marcar el recorrido, organizar el aparcamiento, colocar la señalización y comprobar las entregas. Reserva también entre 2 y 3 horas para probar sonido, micrófonos, cables, iluminación o grupo electrógeno.
¿Cuántas bebidas y aperitivos hacen falta para la competición?: Para el primer tramo de la jornada, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade una reserva del 10 %. Prepara los aperitivos con al menos 2 opciones por asistente y confirma las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.

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