Zo organiseer je een Mawlidviering

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg vervolgens de recitator en spreker vast, reserveer geluidsapparatuur en werk het cateringmenu uit. Open de aanmeldingen zodra tijd, plaats en programma bekend zijn, zodat je dieetwensen en het definitieve aantal gasten op tijd kunt doorgeven. Plan de zaalindeling, gebedsruimte, kinderactiviteiten en bewegwijzering apart: juist die praktische onderdelen worden bij een Mawlidviering vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Recitator en spreker vastleggen
2 personen
4
Cateringmenu samenstellen
3 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Programma online publiceren
8
Kinderprogramma voorbereiden
2 personen
9
Decoratiethema kiezen
2 personen
10
Geluidsapparatuur reserveren
11
Dieetwensen verzamelen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Aantal gasten bepalen
2 personen
14
Eetwensen aan cateraar doorgeven
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Programmabladen afdrukken
2 personen
17
Bewegwijzering afdrukken
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Houdbare boodschappen doen
3 personen
20
Servies en glaswerk controleren
2 personen
21
Verse boodschappen doen
3 personen
22
Gebedsruimte voorbereiden
3 personen
23
Tafelschikking markeren
2 personen
24
Kleding en programma bevestigen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Zaal controleren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
31
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Verlichting aansluiten
2 personen
34
Versiering ophangen
4 personen
35
Gebedsruimte inrichten
3 personen
36
Registratietafel klaarzetten
2 personen
37
Naamkaartjes klaarleggen
38
Dranken koud zetten
3 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
40
Hapjes op schalen leggen
4 personen
41
Buffetgerechten op temperatuur brengen
4 personen
42
Dieetgerechten apart markeren
2 personen
43
Programmabladen neerleggen
2 personen
44
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen
46
Gasten ontvangen
4 personen
47
Aanmeldingen afvinken
2 personen
48
Gasten naar zitplaatsen verwijzen
2 personen
49
Welkomstdrank serveren
3 personen
50
Welkomstwoord verzorgen
51
Koranrecitatie begeleiden
2 personen
52
Mawlidlezing verzorgen
2 personen
53
Nasheedprogramma begeleiden
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
56
Buffet openen
2 personen
57
Buffet serveren
5 personen
58
Buffet aanvullen
3 personen
59
Tafels afruimen
4 personen
60
Koffie en thee serveren
3 personen
61
Dankwoord uitspreken
62
Slotdua begeleiden
2 personen
63
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Overgebleven eten verpakken
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
67
Servies voorspoelen
3 personen
68
Servies afwassen
4 personen
69
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
70
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
71
Versiering verwijderen
3 personen
72
Zaal vegen en dweilen
3 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Geleende materialen controleren
2 personen
75
Materialen verpakken
2 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Podiumtafel
Registratietafel
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Theeglazenaantal 90
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Tafellopersaantal 10
Papieren slingersaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Welkomstbord
Programmastandaardaantal 2
Naamkaartjesaantal 100
Pijlbordenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laptop
Presentatiescherm
Reservebatterijenaantal 12

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 6
Keukenweegschalenaantal 2
Aluminium schalenaantal 20

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4
LED-kaarsenaantal 20
Nachtlampenaantal 4
Reserve-ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg recitator, spreker en geluidsapparatuur vroeg vast. Test microfoons en luidsprekers uiterlijk op de dag vóór de viering, zodat het programma niet begint met technische problemen.
Open de aanmeldingen zodra de locatie en het programma vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en sluit de registratie enkele dagen vóór de viering, zodat de cateraar een definitief aantal gasten krijgt.
Werk met een duidelijke zaalindeling: markeer de tafels, richt een aparte gebedsruimte in en zet de registratie- en buffettafels klaar. Controleer vooraf of er genoeg stoelen, servies, glazen en afvalbakken zijn voor het verwachte aantal gasten.
Maak naast het hoofdprogramma ook het kinderprogramma concreet. Zet programmabladen, naamkaartjes en bewegwijzering uiterlijk één dag van tevoren klaar; deze papieren worden vaak pas tijdens de opbouw ontdekt.
Doe houdbare boodschappen eerder en plan verse boodschappen vlak voor de viering. Reserveer op de dag zelf tijd om tafelkleden, decoratie, thermoskannen, waterkannen en serveerschalen klaar te zetten voordat de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een Mawlidviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met datum, locatie en programma. Leg recitator, spreker, catering en geluid uiterlijk 4 weken vooraf vast, omdat die onderdelen de rest van de planning bepalen.
Wanneer open je de aanmeldingen voor een Mawlidviering?: Open de aanmeldingen zodra datum, locatie en programma definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken voor de viering. Sluit ze 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je het aantal gasten en de dieetwensen aan de cateraar kunt doorgeven.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Mawlidviering?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van zaal, gebedsruimte, registratie en buffet. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor een geluidscheck en houd 15 minuten over voor onverwachte aanpassingen.
Wanneer regel je de catering voor een Mawlidviering?: Stel het menu ongeveer 4 weken vooraf samen en geef de eerste inschatting van het aantal gasten door. Bevestig aantal, eetwensen en serveermomenten uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de viering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.