Organiser une célébration du Mawlid, étape par étape

Une célébration du Mawlid demande surtout une bonne coordination entre le programme religieux, l’accueil et le repas. Commencez par fixer la date, le déroulé et le nombre d’invités avant de réserver la salle et les intervenants. Les inscriptions vous donneront ensuite une base fiable pour ajuster le traiteur, les tables, la vaisselle et les besoins alimentaires. Gardez les impressions, les achats frais et l’installation pour les derniers jours, avec une vérification finale le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Réserver le récitant et l’orateur
2 personnes
4
Composer le menu traiteur
3 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Publier le programme en ligne
8
Préparer le programme enfants
2 personnes
9
Choisir le thème de la décoration
2 personnes
10
Réserver le matériel de sonorisation
11
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Définir le nombre d'invités
2 personnes
14
Transmettre les préférences alimentaires au traiteur
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer les feuilles de programme
2 personnes
17
Impression de la signalétique
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses pour les produits non périssables
3 personnes
20
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
21
Faire les courses de produits frais
3 personnes
22
Préparer la salle de prière
3 personnes
23
Marquer la disposition des tables
2 personnes
24
Confirmer la tenue et le programme

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Vérifier la salle
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables de buffet
3 personnes
30
Installer la table de scène
2 personnes
31
Installer le matériel sonore
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Brancher l’éclairage
2 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Aménager l’espace de prière
3 personnes
36
Préparer la table d'inscription
2 personnes
37
Préparer les badges nominatifs
38
Mettre les boissons au frais
3 personnes
39
Préparer le café et le thé
3 personnes
40
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
4 personnes
41
Mettre les plats du buffet à température
4 personnes
42
Marquer séparément les plats diététiques
2 personnes
43
Déposer les feuilles de programme
2 personnes
44
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes
46
Accueillir les invités
4 personnes
47
Cocher les inscriptions
2 personnes
48
Orienter les invités vers les places assises
2 personnes
49
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
50
Assurer le mot de bienvenue
51
Encadrer la récitation du Coran
2 personnes
52
Animer une conférence sur le Mawlid
2 personnes
53
Animer le programme de nasheed
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
56
Ouvrir le buffet
2 personnes
57
Servir le buffet
5 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Dégager les tables
4 personnes
60
Servir le café et le thé
3 personnes
61
Prononcer le discours de remerciement
62
Encadrer le du'a final
2 personnes
63
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

64
Emballer les restes
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Rincer la vaisselle
3 personnes
68
Faire la vaisselle
4 personnes
69
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
70
Démonter le matériel audio
2 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Balayer et laver la salle
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
75
Emballer le matériel
2 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Table de scène
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à théqté 90
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Plateauxqté 8

Décoration

Nappesqté 14
Chemins de tableqté 10
Guirlandes en papierqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Compositions floralesqté 8
Décorations de tableqté 12
Panneau d’accueil
Support du programmeqté 2
Badges nominatifsqté 100
Panneaux indicateursqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation
Piles de rechangeqté 12

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 8
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Balances de cuisineqté 2
Plateaux en aluminiumqté 20

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4
Bougies LEDqté 20
Lampes de nuitqté 4
Ampoules LED de rechangeqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la durée de chaque partie du programme : accueil, récitation, intervention, prière, repas et programme enfants. Prévoyez une marge de 15 à 20 minutes pour les transitions et les retards.
Réservez la salle, le récitant, l’orateur et la sonorisation avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces confirmations, vous risquez de publier un horaire qui devra être modifié après l’envoi des invitations.
Utilisez les inscriptions pour compter les adultes et les enfants, puis recueillez les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la célébration. Transmettez ce récapitulatif au traiteur avec une date limite claire pour les changements.
Préparez l’accueil séparément du buffet : table d’inscription, badges nominatifs, panneau d’accueil et signalétique doivent être regroupés dans une même zone. Imprimez les listes et feuilles de programme 2 à 3 jours avant, pas le matin de l’événement.
Faites les achats non périssables en avance et les produits frais dans les 24 à 48 heures précédant le Mawlid. La veille, vérifiez la vaisselle, les verres, les thermos, les carafes, les tables et la disposition de la salle de prière avant de confirmer l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration du Mawlid ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez la salle, le récitant, l’orateur et la sonorisation en premier, puis ouvrez les inscriptions une fois le programme suffisamment stable.
Quand fermer les inscriptions pour le Mawlid ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement afin de transmettre un nombre fiable au traiteur et de préparer les badges. Gardez éventuellement un petit délai de 48 heures pour corriger les doublons ou signaler une annulation.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’arrivée des invités pour disposer les tables et les chaises, installer l’accueil, préparer le buffet, vérifier la salle de prière et tester la sonorisation. Ajoutez 30 minutes si la salle doit être entièrement décorée sur place.
Quand acheter les produits pour le repas du Mawlid ?: Achetez les produits non périssables 5 à 7 jours avant, puis les produits frais dans les 24 à 48 heures précédant la célébration. Vérifiez aussi la vaisselle et les contenants avant les courses afin de ne pas découvrir un manque le jour du repas.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.