Zo organiseer je een matineeconcert

Begin een matineeconcert niet met de catering, maar met de concertdatum, het programma en de zaal. Leg daarna artiesten, technici, zaalindeling en technische wensen vast, zodat je weet hoeveel tijd en materiaal nodig zijn. Verstuur uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en tickets in één overzicht. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: entree en zaal controleren, stoelen plaatsen, techniek aansluiten en vóór binnenkomst een volledige geluidscheck uitvoeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
9
Technische wensen vastleggen
2 personen
10
Draaiboek en programma printen
11
Bezoekerslijst en tickets controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
14
Verse catering koelen
15
Locatiesleutels ophalen
16
Zaal en entree inspecteren
2 personen
17
Tafels en stoelen lossen
4 personen
18
Stoelen in concertopstelling zetten
3 personen
19
Tafels voor ontvangst opstellen
2 personen
20
Podiumzone vrijmaken
3 personen
21
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
22
Microfoons en standaards plaatsen
2 personen
23
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
24
Instrumenten klaarzetten
3 personen
25
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
26
Licht op podium richten
2 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Entree en bewegwijzering inrichten
2 personen
29
Programmaboekjes klaarleggen
30
Garderobe inrichten
2 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Koelbuffet inrichten
2 personen
33
Hapjes op schalen leggen
2 personen
34
Techniek en nooduitgangen controleren
2 personen
35
Team kort instrueren
4 personen

Event

36
Deuren openen
2 personen
37
Bezoekers ontvangen
3 personen
38
Tickets en bezoekerslijst controleren
2 personen
39
Programmaboekjes uitdelen
40
Garderobe innemen
2 personen
41
Concert aankondigen
42
Podiumtechniek bedienen
2 personen
43
Pauzecatering klaarzetten
2 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Pauzeruimte netjes houden
48
Tweede concertdeel aankondigen
49
Podiumtechniek afronden
2 personen
50
Artiesten begeleiden naar vertrek
51
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
52
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
53
Overgebleven catering afdekken
2 personen

Nazorg

54
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
55
Instrumenten en kabels opruimen
3 personen
56
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
57
Servies verzamelen
2 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Versiering verwijderen
2 personen
62
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
63
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
64
Overgebleven voedsel koelen
65
Materialen terugbrengen
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Restanten en afval afvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Podiumdelenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 8
Muzieklessenaarlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
XLR-kabelsaantal 8
Instrumentkabelsaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Laptop voor muziek

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Staande lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Schotelsaantal 90
Gebaksbordjesaantal 90
Theelepelsaantal 100
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Overig

Garderobenummersaantal 120
Programmaboekjesaantal 100
Naamkaartjesaantal 20
Pennenaantal 10
Ticketcontrolelijstaantal 3
Contantgeldkistje
EHBO-set
Zaklampenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck ruim vóór de ontvangst. Controleer niet alleen microfoons, luidsprekers en instrumentkabels, maar ook DI-boxen, het mengpaneel en de laptop voor muziek.
Maak de zaalindeling vroeg definitief. Zet stoelen in concertopstelling, houd de podiumzone vrij en reserveer aparte ruimte voor ontvangsttafel en garderoberekken.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Koel verse catering op tijd en zet houdbare onderdelen klaar voordat de opbouw start.
Werk met een geprinte bezoekerslijst, tickets, programma en draaiboek bij de ontvangst. Zo hoef je bij binnenkomst niet tegelijk namen te zoeken, vragen te beantwoorden en de catering op te starten.
Controleer stroom en kabelroutes vóór de techniek definitief staat. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten zo dat bezoekers niet over kabels naar hun stoel of de garderobe lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een matineeconcert organiseren?: Leg de datum, locatie, het programma, artiesten en technici bij voorkeur minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra deze basis staat, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een matineeconcert?: Plan minimaal 3 uur voor het lossen van tafels en stoelen, de zaalindeling, podiumopbouw en het aansluiten van de geluidsinstallatie. Reserveer daarna nog minstens 30 minuten voor de geluidscheck en een korte technische reserve.
Wanneer moet ik de catering voor een matineeconcert inkopen?: Doe houdbare boodschappen één tot drie dagen vooraf en koop verse catering zo dicht mogelijk op de concertdag. Zet gekoelde producten pas vlak voor ontvangst klaar en houd rekening met de verzamelde dieetwensen.
Hoe bereid ik de ontvangst van bezoekers voor?: Zet de ontvangsttafel minstens 30 minuten vóór de inloop klaar met de bezoekerslijst, tickets en geprinte programma's. Controleer vooraf de locatie, haal de sleutels op en wijs één persoon aan voor vragen en binnenkomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.