Matineekonzert organisieren: der praktische Ablauf
Ein Matineekonzert wirkt entspannt, verlangt aber eine besonders genaue Vorbereitung: Publikum, Künstler und Technik treffen oft schon am Vormittag aufeinander. Lege zuerst Datum, Programm und Raum fest, bestätige danach Künstler, Techniker und technische Anforderungen. Anschließend folgen Einladungen, Anmeldungen und die Mengenplanung für das Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan, damit Bestuhlung, Empfang, Instrumente und Soundcheck rechtzeitig fertig sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzertdatum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
- 3
Künstler und Techniker bestätigen
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 9
Technische Anforderungen festhalten
2 Personen
- 10
Ablaufplan und Programm drucken
- 11
Besucherliste und Tickets prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
- 14
Frisches Catering kühlen
- 15
Standortschlüssel abholen
- 16
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
- 17
Tische und Stühle ausladen
4 Personen
- 18
Stühle in Konzertbestuhlung stellen
3 Personen
- 19
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 20
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
- 21
Tonanlage aufbauen
3 Personen
- 22
Mikrofone und Ständer aufstellen
2 Personen
- 23
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 24
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 25
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 26
Licht auf die Bühne richten
2 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 28
Eingang und Beschilderung einrichten
2 Personen
- 29
Programmhefte bereitlegen
- 30
Garderobe einrichten
2 Personen
- 31
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 32
Kaltbuffet einrichten
2 Personen
- 33
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
- 34
Technik und Notausgänge prüfen
2 Personen
- 35
Team kurz einweisen
4 Personen
Event
- 36
Türen öffnen
2 Personen
- 37
Besucher empfangen
3 Personen
- 38
Tickets und Besucherliste prüfen
2 Personen
- 39
Programmhefte verteilen
- 40
Garderobe besetzen
2 Personen
- 41
Konzert ankündigen
- 42
Bühnentechnik bedienen
2 Personen
- 43
Pausenverpflegung bereitstellen
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Pausenraum ordentlich halten
- 48
Zweiten Konzertteil ankündigen
- 49
Bühnentechnik abschließen
2 Personen
- 50
Künstler zum Abreiseort begleiten
- 51
Besucher verabschieden
2 Personen
- 52
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
- 53
Übrig gebliebenes Catering abdecken
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 55
Instrumente und Kabel wegräumen
3 Personen
- 56
Tonanlage abbauen
3 Personen
- 57
Geschirr sammeln
2 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 59
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
- 63
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
- 64
Übrig gebliebenes Essen kühlen
- 65
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Reste und Abfall entsorgen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- EmpfangstischAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
- BühnenelementeAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- LautsprecherstativeAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- DI-BoxenAnz. 2
- NotenpulteAnz. 8
- Lampen für NotenpulteAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- XLR-KabelAnz. 8
- InstrumentenkabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
- Laptop für Musik
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 4
- StehlampenAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 90
- ServierplattenAnz. 90
- TortenplattenAnz. 90
- TeelöffelAnz. 100
- ServiertellerAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischläuferAnz. 8
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
- WegweiserAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
Sonstiges
- GarderobennummernAnz. 120
- ProgrammhefteAnz. 100
- NamensschilderAnz. 20
- StifteAnz. 10
- Ticket-ChecklisteAnz. 3
- Kassette für Bargeld
- Erste-Hilfe-Set
- TaschenlampenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane den Soundcheck nicht erst kurz vor dem Einlass. Reserviere dafür mindestens 60 bis 90 Minuten, besonders wenn Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und mehrere Instrumente angeschlossen werden.
- Prüfe die Raumaufteilung spätestens am Vortag: Konzertbestuhlung, Empfangstische, Bühnenbereich und Garderobe brauchen jeweils Platz, der später nicht spontan freigeräumt werden sollte.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und lege die Cateringmengen danach fest. Lagerfähige Speisen können früher bereitstehen, frisches Catering muss bis zum Einsatz gekühlt bleiben.
- Hole den Standortschlüssel frühzeitig ab und inspiziere Eingang und Saal vor dem Ausladen. So bemerkst du fehlende Stühle, blockierte Wege oder ungeeignete Steckdosen, bevor der Aufbau beginnt.
- Drucke Ablaufplan, Programm, Besucherliste und Tickets vor dem Veranstaltungstag. Plane beim Einlass eine Person für die Liste und eine zweite für Fragen oder verspätete Gäste ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Matineekonzert planen?
- Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Künstler, Techniker und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert bestätigt beziehungsweise verschickt sein.
- Wann sollte der Aufbau bei einem Matineekonzert beginnen?
- Starte den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass, wenn Tonanlage, Licht, Bestuhlung und Empfang vorbereitet werden müssen. Für einen kurzen Soundcheck sollten zusätzlich 60 bis 90 Minuten eingeplant werden.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Matineekonzert?
- Für den Empfang kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person in der ersten Stunde rechnen. Plane Kaffee und Wasser getrennt und berücksichtige die bestätigte Gästezahl sowie Ernährungswünsche beim Catering.
- Was darf man beim Matineekonzert am häufigsten nicht vergessen?
- Oft fehlen am Veranstaltungstag Schlüssel, Verlängerungskabel, Kabelmatten oder gedruckte Besucherlisten. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und kontrolliere vor dem Soundcheck alle Anschlüsse und Laufwege.
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