Organiser un concert de l’après-midi, étape par étape

Pour organiser un concert de l’après-midi, commence par verrouiller la date, le programme et le lieu avant de lancer les invitations. Prévois ensuite les artistes, les techniciens, les inscriptions et les besoins alimentaires et techniques. Le jour J, l’ordre des opérations compte : récupérer les clés, contrôler la salle, installer les chaises et l’accueil, puis régler le son avant l’arrivée du public. La restauration et les câbles sont souvent les derniers points à sécuriser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du concert
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Confirmer les artistes et les techniciens
2 personnes
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
9
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
10
Imprimer le déroulé et le programme
11
Vérifier la liste des visiteurs et les billets
12
Faire les courses
2 personnes
13
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
14
Réfrigérer les produits traiteur frais
15
Récupérer les clés du lieu
16
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
17
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer les chaises en configuration concert
3 personnes
19
Installer les tables d'accueil
2 personnes
20
Dégager la zone du podium
3 personnes
21
Installer le matériel sonore
3 personnes
22
Installer les microphones et les pieds
2 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Installer les instruments
3 personnes
25
Effectuer la vérification du son
3 personnes
26
Diriger la lumière vers la scène
2 personnes
27
Suspendre la décoration
2 personnes
28
Aménager l’entrée et la signalétique
2 personnes
29
Préparer les livrets de programme
30
Aménager le vestiaire
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Installer le buffet froid
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
34
Vérifier la technique et les issues de secours
2 personnes
35
Briefer rapidement l’équipe
4 personnes

Événement

36
Ouvrir les portes
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Vérifier les billets et la liste des visiteurs
2 personnes
39
Distribuer les livrets du programme
40
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
41
Annoncer le concert
42
Gérer la technique de scène
2 personnes
43
Préparer la collation de la pause
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Maintenir la salle de pause propre
48
Annoncer la deuxième partie du concert
49
Finaliser la technique de scène
2 personnes
50
Accompagner les artistes jusqu’au départ
51
Reconduire les visiteurs
2 personnes
52
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
53
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes

Suivi

54
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
55
Ranger les instruments et les câbles
3 personnes
56
Démonter le matériel audio
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle
2 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Collecter et trier les déchets
2 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
63
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
64
Refroidir les restes
65
Rapporter le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Évacuer les restes et les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Table d’accueilqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6
Éléments de podiumqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Pupitres de musiqueqté 8
Lampes de pupitre pour musiciensqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles XLRqté 8
Câbles d'instrumentsqté 6
Passe-câblesqté 8
Ordinateur portable pour la musique

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Lampadairesqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 90
Plateauxqté 90
Assiettes à pâtisserieqté 90
Cuillères à caféqté 100
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Compositions floralesqté 6
Chemins de tableqté 8
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Autre

Numéros de vestiaireqté 120
Brochures du programmeqté 100
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 10
Liste de contrôle des billetsqté 3
Caisse à espèces
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant l’envoi des invitations : les artistes et les techniciens doivent être confirmés, et les besoins techniques recueillis au moins 2 semaines à l’avance.
Dimensionne les chaises et l’accueil à partir des inscriptions traitées, puis garde la liste des visiteurs et les billets à portée de main pour le contrôle d’entrée.
Prévoyez une vraie plage d’installation avant le concert : déchargement, configuration des chaises, dégagement du podium, sonorisation et instruments ne se font pas en quelques minutes.
Fais le test du son après avoir raccordé les haut-parleurs, microphones, instruments et boîtiers DI. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, câbles XLR et passe-câbles avant l’ouverture des portes.
Prépare la restauration en deux temps : les produits longue conservation peuvent être prêts à l’avance, tandis que les produits frais doivent rester réfrigérés jusqu’au service. Compte la vaisselle, les plateaux et les pinces avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concert de l’après-midi ?: Prévois au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer la salle, le podium, les instruments et la sonorisation. Ajoute une marge pour le test du son et les corrections de dernière minute.
Quand envoyer les invitations pour un concert de l’après-midi ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date, puis fixe une échéance d’inscription 5 à 7 jours avant le concert. Ce délai permet de traiter les réponses et d’ajuster le catering et la disposition de la salle.
Quand faire le soundcheck d’un concert ?: Fais la vérification du son après l’installation complète des microphones, instruments et haut-parleurs, idéalement 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Un test plus tôt peut être nécessaire si plusieurs artistes se succèdent.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert l’après-midi ?: Compte environ 2 à 3 verres par personne sur les deux premières heures, puis ajuste selon la durée et la température. Prévoyez aussi les tasses à café et les verres séparément afin d’éviter une rupture au moment de l’accueil.

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