Zo organiseer je een masterclass zonder last-minute gedoe

Een masterclass staat of valt met de volgorde van organiseren. Leg eerst datum, programma, locatie en docent vast; regel daarna de inschrijvingen, materialen en catering. Sluit de deelnemerslijst op tijd af, zodat je naamkaartjes, werkboekjes, dieetwensen en lunch exact kunt voorbereiden. Test techniek niet pas bij de start, maar controleer laptop, beamer, kabels en microfoon vooraf op de locatie. Met een korte draaiboekcontrole op de dag zelf houd je ontvangst, les en pauzes overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Docent bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en route versturen
8
Deelnemerslijst afsluiten
9
Naamkaartjes maken
10
Werkboekjes printen
11
Presentatie controleren
2 personen
12
Techniek testen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Versproducten koelen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Presentatietafel inrichten
2 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Werkboekjes klaarleggen
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
24
Diner voorbereiden
3 personen
25
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Masterclass begeleiden
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Pauzehapjes serveren
2 personen
31
Lunchbuffet serveren
3 personen
32
Werkvormen begeleiden
3 personen
33
Dinerbuffet serveren
3 personen
34
Vragenronde begeleiden
2 personen
35
Certificaten uitdelen
2 personen
36
Afscheid en feedback verzamelen
2 personen

Nazorg

37
Servies verzamelen
3 personen
38
Voedsel veilig opbergen
2 personen
39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Ruimte opruimen
4 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Oppervlakken schoonmaken
2 personen
44
Materialen inpakken
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
46
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Kledingrek

Servies

Bordenaantal 40
Kommenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Soepkommenaantal 4
Warmhoudpannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
HDMI-adaptersaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Flip-oversaantal 2
Flip-overstandaardsaantal 2
Whiteboard

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Tafelkledenaantal 6
Certificatenaantal 35

Kantoor

Werkboekjesaantal 35
Notitieblokkenaantal 35
Balpennenaantal 40
Flip-overpapieraantal 4
Stiftenaantal 16
Plakbriefjesaantal 8
Plakbandrollenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Afwasborstelsaantal 2

Tips

Plan de masterclass in vaste blokken: ontvangst, inhoudelijke sessies, pauzes en lunch. Verstuur programma en route zodra datum, locatie en docent definitief zijn, zodat deelnemers weten wanneer ze aanwezig moeten zijn.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór de masterclass af. Daarna kun je naamkaartjes maken, werkboekjes printen en dieetwensen doorgeven zonder telkens aantallen aan te passen.
Doe een volledige techniekcheck op locatie. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-adapters, presentatieklikker en microfoon aan en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de deelnemers komen.
Richt de ruimte eerst functioneel in: tafels en stoelen, daarna de presentatietafel, registratietafel en werkboekjes. Zet naamkaartjes bij de registratie en controleer of de looproute naar koffie, lunch en garderobe vrij blijft.
Begin catering ruim vóór de ontvangst. Koel versproducten, bereid koffie en thee, zet waterkannen en glazen klaar en controleer of borden, kommen, bestek en opscheplepels passen bij het geplande lunch- of dinerbuffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een masterclass organiseren?: Leg datum, programma, locatie en docent bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en materiaal.
Wanneer sluit je de deelnemerslijst voor een masterclass?: Sluit de lijst meestal 3 tot 5 dagen vóór de masterclass. Dan kun je aantallen voor werkboekjes, naamkaartjes, catering en zitplaatsen definitief maken.
Wanneer test je de techniek voor een masterclass?: Test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf op de locatie en nogmaals kort vóór ontvangst. Controleer minimaal laptop, beamer, scherm, HDMI-adapters, presentatieklikker, microfoon en stroomaansluitingen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een masterclassruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur vóór de start voor openen, ventileren, tafels en stoelen opstellen, registratie inrichten en catering voorbereiden. Plan extra tijd als je meerdere presentaties of een uitgebreid buffet gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.