Organiser une masterclass sans rien laisser au hasard

Une masterclass se prépare dans un ordre précis : cadrer le programme, confirmer l’intervenant, puis gérer les inscriptions et la logistique. Le jour J, les détails qui posent le plus souvent problème sont la technique, l’accueil des participants et les repas. Prévoyez aussi du temps pour imprimer les supports, installer la salle et tester chaque branchement. Ce plan vous aide à passer de la réservation du lieu à la dernière vérification avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer l'intervenant
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer le programme et l’itinéraire
8
Clôturer la liste des participants
9
Créer des badges nominatifs
10
Imprimer les cahiers d'exercices
11
Vérifier la présentation
2 personnes
12
Tester la technique
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Réfrigérer les produits frais
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Aérer la salle
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Aménager la table de présentation
2 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Préparer les cahiers d’exercices
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
24
Préparer le dîner
3 personnes
25
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

26
Enregistrer les participants
2 personnes
27
Servir le café et le thé
2 personnes
28
Animer la masterclass
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Servir les en-cas de pause
2 personnes
31
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
32
Animer les activités
3 personnes
33
Servir le buffet du dîner
3 personnes
34
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
35
Remettre les certificats
2 personnes
36
Organiser l'au revoir et recueillir les retours
2 personnes

Suivi

37
Rassembler la vaisselle
3 personnes
38
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
39
Éteindre l’équipement
2 personnes
40
Ranger la salle
4 personnes
41
Rassembler les déchets
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Nettoyer les surfaces
2 personnes
44
Emballer le matériel
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
46
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 35
Tablesqté 6
Table d'inscription
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettesqté 40
Bolsqté 40
Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 8

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Bol à soupeqté 4
Bacs chauffantsqté 3
Glacièresqté 3
Courses

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Chevaletsqté 2
Supports pour paperboardqté 2
Tableau blanc

Décoration

Badges nominatifsqté 35
Nappesqté 6
Certificatsqté 35

Bureau

Livrets d’exercicesqté 35
Blocs-notesqté 35
Stylos à billeqté 40
Papier pour chevaletqté 4
Marqueursqté 16
Post-itqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Brosses à vaisselleqté 2

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez une version définitive du déroulé pour éviter d’imprimer des cahiers d’exercices avec des horaires dépassés.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la masterclass. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de créer les badges nominatifs et d’ajuster les quantités du déjeuner.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les adaptateurs HDMI et le cliqueur. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour vérifier aussi les rallonges, les multiprises et le microphone.
Organisez la salle avant l’arrivée des participants : aérez-la, installez les tables et les chaises, puis préparez séparément la table d’inscription et la table de présentation. L’équipe d’accueil doit connaître le programme et le parcours d’arrivée.
Préparez les boissons et les repas en tenant compte du moment où ils seront servis. Réfrigérez les produits frais à l’avance, utilisez les thermos pour le café et le thé, et gardez les plats chauds dans des bacs chauffants jusqu’au déjeuner ou au dîner.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une masterclass ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant l’événement pour finaliser les badges, les supports et les repas.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une masterclass ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour installer le mobilier, la table d’inscription, les supports et le buffet. Réservez ensuite 30 minutes supplémentaires au test de la présentation et du son.
Quand faut-il imprimer les cahiers d’exercices ?: Imprimez-les après la clôture du programme et des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant la masterclass. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les oublis ou les changements de dernière minute.
Comment éviter les problèmes techniques pendant une masterclass ?: Faites un test complet le jour même, au moins 30 minutes avant l’ouverture de la salle. Vérifiez chaque adaptateur, rallonge, multiprise, câble audio et le fonctionnement du microphone avec la présentation finale.

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