Eine Masterclass Schritt für Schritt organisieren
Eine gute Masterclass steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Termin, Programm und Ort fest, dann sicherst du Dozent und Technik. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen. In der letzten Woche schließt du die Teilnehmerliste, druckst Namensschilder und Arbeitshefte und prüfst die Präsentation. Am Veranstaltungstag brauchst du vor Beginn Zeit für Raum, Registrierung, Kaffee und Technik.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Dozent bestätigen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm und Route versenden
- 8
Teilnehmerliste abschließen
- 9
Namensschilder erstellen
- 10
Arbeitshefte drucken
- 11
Präsentation prüfen
2 Personen
- 12
Technik testen
2 Personen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Frischwaren kühlen
- 15
Location öffnen
2 Personen
- 16
Raum lüften
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
- 20
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 21
Arbeitshefte bereitlegen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 23
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
- 24
Abendessen vorbereiten
3 Personen
- 25
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
- 26
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 27
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 28
Masterclass betreuen
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 31
Mittagsbuffet servieren
3 Personen
- 32
Arbeitsformen moderieren
3 Personen
- 33
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 34
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 35
Zertifikate verteilen
2 Personen
- 36
Abschied und Feedback sammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Geschirr sammeln
3 Personen
- 38
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
- 39
Geräte ausschalten
2 Personen
- 40
Raum aufräumen
4 Personen
- 41
Abfall sammeln
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 43
Oberflächen reinigen
2 Personen
- 44
Materialien einpacken
2 Personen
- 45
Geliehene Materialien zurückgeben
- 46
Dankesmail versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 35
- TischeAnz. 6
- Registrierungstisch
- Kleiderständer
Geschirr
- TellerAnz. 40
- SchalenAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 40
- WassergläserAnz. 40
- WeingläserAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 8
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- SuppenschalenAnz. 4
- WarmhaltepfannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
- Einkäufe
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Präsentationsklicker
- HDMI-AdapterAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mikrofon
- FlipchartsAnz. 2
- Flipchart-StänderAnz. 2
- Whiteboard
Dekoration
- NamensschilderAnz. 35
- TischdeckenAnz. 6
- ZertifikateAnz. 35
Büro
- ArbeitshefteAnz. 35
- NotizblöckeAnz. 35
- KugelschreiberAnz. 40
- Flipchart-PapierAnz. 4
- StifteAnz. 16
- KlebezettelAnz. 8
- KlebebandrollenAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 3
- SpülbürstenAnz. 2
Tipps
- Plane für die Anreise und Registrierung mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn ein. So bleibt Zeit, den Empfangstisch einzurichten, Namensschilder bereitzulegen und verspätete Anmeldungen zu klären.
- Bestätige den Dozenten, bevor du Einladungen verschickst, und sende Programm und Route spätestens 3 bis 5 Tage vorher an die Teilnehmer. So lassen sich Rückfragen zu Zeiten, Anfahrt und Ablauf noch rechtzeitig beantworten.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Präsentationsklicker und HDMI-Adapter nicht erst am Veranstaltungstag. Ein vollständiger Probelauf mindestens 24 Stunden vorher zeigt, ob Bild, Ton und Stromversorgung funktionieren.
- Plane die Sitzordnung passend zur Arbeitsform und stelle Tische, Stühle, Flipcharts oder Whiteboard vor dem Einlass auf. Lüfte den Raum außerdem vor Beginn und halte Verlängerungskabel so bereit, dass keine Laufwege blockiert werden.
- Kläre Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bereite Kaffee, Tee, Wasser sowie Mittag- und Abendessen nach der endgültigen Teilnehmerzahl vor. Frischwaren gehören bis kurz vor dem Servieren in Kühlboxen oder Kühlschränke.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Masterclass organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn du einen bestimmten Dozenten oder eine gefragte Location brauchst. In der letzten Woche schließt du die Teilnehmerliste und prüfst alle Unterlagen.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Masterclass verschicken?
- Verschicke die Einladungen, sobald Termin, Programm, Location und Dozent bestätigt sind, möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Masterclass.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Masterclass?
- Plane für Raumaufbau, Registrierungstisch, Präsentationstisch, Unterlagen und Technik mindestens 90 Minuten ein. Öffne die Location früh genug, damit zusätzlich 30 Minuten für einen letzten Techniktest bleiben.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Masterclass?
- Rechne pro Person für den ersten Veranstaltungsblock mit 2 bis 3 Getränken und stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit. Für Kaffee und Tee solltest du die Pausen sowie die Teilnehmerzahl einplanen und die Thermoskannen rechtzeitig nachfüllen.
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