Zo organiseer je een marktconcert zonder last-minute problemen

Begin met de plek en de randvoorwaarden, niet met de poster. Leg eerst de datum, het marktplein, vergunningen, stroom, toiletten en afval vast. Daarna kun je artiesten boeken en het muziekprogramma bouwen rond de beschikbare geluids- en podiumcapaciteit. Plan vervolgens publieksaanmelding, marktkramen, catering en vrijwilligers. Controleer in de laatste week het weer, bevestig alle artiesten en zorg dat veiligheidsplan, kabels, verlichting en publieksinformatie op één plek beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Marktplein reserveren
4
Artiesten vastleggen
2 personen
5
Muziekprogramma opstellen
2 personen
6
Geluidsleverancier reserveren
7
Elektriciteitsvoorziening regelen
8
Toiletvoorzieningen reserveren
9
Afvalinzameling afspreken
10
Artiesteninformatie verzamelen
11
Technische wensen verzamelen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Publiciteitsmateriaal maken
2 personen
14
Posters verspreiden
3 personen
15
Online evenement publiceren
16
Aanmeldingen verwerken
17
Dieetwensen verzamelen
18
Marktkramen reserveren
19
Cateringbestelling plaatsen
20
Vrijwilligers werven
2 personen
21
Vrijwilligersrooster maken
22
Veiligheidsplan afdrukken
23
Weersverwachting controleren
24
Programma publiceren
25
Artiestenbevestiging versturen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Servies en glaswerk controleren
2 personen
30
Licht- en geluidsplan printen
31
Locatie inspecteren
2 personen
32
Leveringen ontvangen
2 personen
33
Marktkramen plaatsen
4 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
37
Podiumdeel plaatsen
4 personen
38
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
39
Microfoons aansluiten
2 personen
40
Lichtapparatuur installeren
2 personen
41
Kabels veilig afplakken
2 personen
42
Stroomvoorziening testen
2 personen
43
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Artiestenruimte inrichten
2 personen
46
Buffet en bar inrichten
4 personen
47
Dranken koud zetten
2 personen
48
Hapjes uitstallen
3 personen
49
Servicestations klaarzetten
2 personen
50
Decoratie ophangen
3 personen
51
Informatieborden plaatsen
2 personen
52
Afvalpunten plaatsen
2 personen
53
Toiletten controleren
2 personen
54
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

55
Entree en ontvangst openen
3 personen
56
Bezoekers verwelkomen
3 personen
57
Programma uitdelen
2 personen
58
Openingsmuziek starten
59
Artiesten aankondigen
60
Optredens begeleiden
2 personen
61
Geluid tijdens optredens bedienen
2 personen
62
Licht tijdens optredens bedienen
63
Hapjes serveren
3 personen
64
Dranken serveren
3 personen
65
Dranken bijvullen
2 personen
66
Servies inzamelen
2 personen
67
Afvalbakken legen
2 personen
68
Toiletten tussentijds controleren
69
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
70
Laatste optreden aankondigen
71
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
72
Eindmuziek afspelen

Nazorg

73
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
74
Lichtapparatuur uitschakelen
75
Overgebleven eten opslaan
2 personen
76
Bar en buffet afbreken
3 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Afval verzamelen
4 personen
79
Marktplein schoonmaken
4 personen
80
Decoratie verwijderen
3 personen
81
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
82
Partytenten afbreken
4 personen
83
Podiumdeel afbreken
4 personen
84
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
85
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
86
Geleende materialen controleren
2 personen
87
Materialen retourneren
2 personen
88
Afval afvoeren
2 personen
89
Locatiesleutels terugbrengen
90
Artiesten uitchecken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 4
Podiumdelenaantal 4
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Artiestenbankenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 4
Luidsprekerkabelsaantal 6
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Prikkabelsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Voedselbakken met dekselaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Podiumachterdoekenaantal 2
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegers en blikaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzethekkenaantal 8
Kabelwaarschuwingsbordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het marktplein en controleer vergunningen minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Vraag direct naar geluidslimieten, eindtijden, stroomaansluitingen en de plek voor toiletten en afval.
Boek geluidsleverancier en elektriciteitsvoorziening voordat je artiesten definitief vastlegt. Verzamel per act uiterlijk 4 weken vooraf de technische wensen, zoals DI-boxen, microfoons, monitors en aansluitingen.
Maak het programma met wisseltijd tussen optredens. Reken per act minstens 15 minuten voor ombouwen en soundcheck; zonder die buffer loopt een middagprogramma snel uit.
Regel publieksvoorzieningen naast het podium: marktkramen, zitplaatsen, partytenten, verlichting en herbruikbare glazen. Controleer twee dagen vooraf of alle aantallen, levermomenten en stroompunten overeenkomen met de plattegrond.
Geef vrijwilligers een rooster met taken en tijden en druk het veiligheidsplan af. Plan op de dag zelf een briefing van 30 minuten vóór de opbouw en wijs één persoon aan voor artiesten, techniek en calamiteiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een marktconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, pleinreservering, artiesten en geluidsleverancier bepalen de planning; controleer alles uiterlijk 2 weken voor het concert opnieuw.
Hoeveel tijd moet je tussen optredens plannen?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee acts voor wisselen en een korte controle van het geluid. Bij een volledige band met veel microfoons of versterkers is 30 minuten veiliger.
Hoeveel drank reken je voor een marktconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Bestel daarnaast voldoende herbruikbare drinkglazen en houd rekening met vrijwilligers en artiesten.
Wanneer controleer je de weersverwachting voor een marktconcert?: Controleer de verwachting 7 dagen, 48 uur en opnieuw op de ochtend van het concert. Neem bij kans op regen uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over partytenten, bescherming van apparatuur en de publieksopstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.