Organiser un concert du marché, étape par étape

Un concert du marché combine une programmation musicale, des stands de commerçants et les contraintes d’un espace public. Commencez par bloquer la date et la place, puis avancez dans cet ordre : autorisations, artistes, technique, accueil et sécurité. Le son et l’alimentation électrique doivent être réglés avant de communiquer le programme. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins des artistes, la météo, les bénévoles et la circulation du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver la place du marché
4
Réserver les artistes
2 personnes
5
Élaborer le programme musical
2 personnes
6
Réserver le prestataire son
7
Organiser l’alimentation électrique
8
Réserver les sanitaires
9
Organiser la collecte des déchets
10
Rassembler les informations sur les artistes
11
Recueillir les besoins techniques
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Créer le matériel de promotion
2 personnes
14
Distribuer les affiches
3 personnes
15
Publier l'événement en ligne
16
Traiter les inscriptions
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Réserver les stands du marché
19
Passer la commande traiteur
20
Recruter des bénévoles
2 personnes
21
Établir le planning des bénévoles
22
Imprimer le plan de sécurité
23
Vérifier les prévisions météo
24
Publier le programme
25
Envoyer la confirmation des artistes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Stocker les courses au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
30
Imprimer le plan lumière et son
31
Inspecter le lieu
2 personnes
32
Réception des livraisons
2 personnes
33
Installer les stands du marché
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
37
Installer la partie du podium
4 personnes
38
Installer le matériel sonore
3 personnes
39
Brancher les microphones
2 personnes
40
Installer l'équipement d'éclairage
2 personnes
41
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
42
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
43
Effectuer la vérification du son
3 personnes
44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Aménager la loge des artistes
2 personnes
46
Aménager le buffet et le bar
4 personnes
47
Mettre les boissons au frais
2 personnes
48
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
49
Mettre en place les stations de service
2 personnes
50
Installer la décoration
3 personnes
51
Placer les panneaux d’information
2 personnes
52
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

55
Ouvrir l’entrée et l’accueil
3 personnes
56
Accueillir les visiteurs
3 personnes
57
Distribuer le programme
2 personnes
58
Lancer la musique d’ouverture
59
Annoncer les artistes
60
Accompagner les spectacles
2 personnes
61
Gérer le son pendant les spectacles
2 personnes
62
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
63
Servir des amuse-bouches
3 personnes
64
Servir les boissons
3 personnes
65
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
66
Collecter la vaisselle
2 personnes
67
Vider les poubelles
2 personnes
68
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
69
Répondre aux questions du public
2 personnes
70
Annoncer le dernier numéro
71
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
72
Passer la musique de fin

Suivi

73
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
74
Éteindre l'éclairage
75
Stocker les restes
2 personnes
76
Démonter le bar et le buffet
3 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Rassembler les déchets
4 personnes
79
Nettoyer la place du marché
4 personnes
80
Retirer la décoration
3 personnes
81
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
82
Démonter les tentes de fête
4 personnes
83
Démonter une partie de la scène
4 personnes
84
Ranger le matériel audio
3 personnes
85
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
86
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
87
Retourner les matériels
2 personnes
88
Évacuer les déchets
2 personnes
89
Rapporter les clés du lieu
90
Faire le check-out des artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Stands de marchéqté 4
Éléments de podiumqté 4
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Bancs des artistesqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles de haut-parleurqté 6
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Bacs alimentaires avec couvercleqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Rideaux de scèneqté 2
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Balais et pelleqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Barrières de sécuritéqté 8
Panneaux d'avertissement pour câblesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez la place du marché et vérifiez les autorisations avant d’imprimer les affiches. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les accords et confirmer les contraintes du site.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès la réservation : instruments, retours, microphones et alimentation électrique. Transmettez ces informations au prestataire son au plus tard 3 semaines avant le concert.
Dessinez l’implantation avant de commander le mobilier : scène, stands, tables, bancs, câbles et cheminements doivent tenir sur la place sans bloquer les accès. Gardez une largeur libre d’au moins 1,20 m pour les passages principaux.
Établissez le planning des bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Prévoyez une personne à l’accueil, une personne pour les artistes et au moins deux personnes pour l’installation et le rangement.
Ne publiez le programme définitif qu’après confirmation des artistes et vérification de la météo. Faites cette dernière vérification 48 heures avant, puis préparez une solution pour protéger le matériel sonore et les stands en cas de pluie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert du marché ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la place, obtenir les autorisations, confirmer les artistes, organiser la sonorisation et recruter les bénévoles.
Quand réserver les artistes et le prestataire son ?: Réservez les artistes dès que la date et le lieu sont fixés, puis le prestataire son au moins 6 semaines avant. Les besoins techniques doivent être rassemblés environ 3 semaines avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert du marché ?: Pour un format de quartier, prévoyez au minimum 6 bénévoles répartis entre l’accueil, les artistes, les stands, l’installation et le rangement. Organisez des relais de 2 à 3 heures pour couvrir toute la journée.
Quand vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une décision opérationnelle 48 heures avant. À ce moment-là, confirmez la protection des câbles, de la table de mixage, des microphones et des stands.

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