Cómo organizar un concierto en un mercado

Un concierto en un mercado combina música, puestos de venta y circulación de público, así que conviene organizarlo por fases. Empieza fijando la fecha y reservando la plaza; después cierra permisos, artistas, sonido, electricidad y aseos. Cuando el programa esté confirmado, coordina puestos, catering, invitaciones y voluntarios. La última semana sirve para publicar horarios, revisar el tiempo y entregar a cada equipo un plan operativo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Reservar la plaza del mercado
4
Confirmar a los artistas
2 personas
5
Elaborar el programa musical
2 personas
6
Reservar proveedor de sonido
7
Gestionar el suministro eléctrico
8
Reservar instalaciones de aseo
9
Coordinar la recogida de residuos
10
Recopilar información de los artistas
11
Recopilar necesidades técnicas
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Crear material promocional
2 personas
14
Distribuir carteles
3 personas
15
Publicar evento en línea
16
Gestionar inscripciones
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Reservar puestos de mercado
19
Realizar el pedido de catering
20
Reclutar voluntarios
2 personas
21
Crear el horario de voluntarios
22
Imprimir el plan de seguridad
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Publicar el programa
25
Enviar la confirmación de los artistas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Guardar los productos refrigerados
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
30
Imprimir el plan de iluminación y sonido
31
Inspeccionar el lugar
2 personas
32
Recibir entregas
2 personas
33
Colocar los puestos del mercado
4 personas
34
Montar las carpas
4 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Colocar sillas y bancos
3 personas
37
Colocar la parte del escenario
4 personas
38
Montar el equipo de sonido
3 personas
39
Conectar los micrófonos
2 personas
40
Instalar equipos de iluminación
2 personas
41
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
42
Probar el suministro eléctrico
2 personas
43
Realizar la prueba de sonido
3 personas
44
Recibir a los artistas
2 personas
45
Montar la zona de artistas
2 personas
46
Montar el bufé y la barra
4 personas
47
Enfriar las bebidas
2 personas
48
Montar aperitivos
3 personas
49
Preparar las estaciones de servicio
2 personas
50
Colgar la decoración
3 personas
51
Colocar los paneles informativos
2 personas
52
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
2 personas
54
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

55
Abrir entrada y recepción
3 personas
56
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
57
Repartir el programa
2 personas
58
Poner la música de apertura
59
Anunciar a los artistas
60
Coordinar las actuaciones
2 personas
61
Controlar el sonido durante las actuaciones
2 personas
62
Controlar la iluminación durante las actuaciones
63
Servir aperitivos
3 personas
64
Servir las bebidas
3 personas
65
Rellenar las bebidas
2 personas
66
Recoger la vajilla
2 personas
67
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
68
Comprobar los baños periódicamente
69
Responder preguntas del público
2 personas
70
Anunciar la última actuación
71
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
72
Poner la música final

Seguimiento

73
Apagar el equipo de sonido
2 personas
74
Apagar la iluminación
75
Guardar la comida sobrante
2 personas
76
Desmontar el bar y el bufé
3 personas
77
Lavar la vajilla
3 personas
78
Recoger la basura
4 personas
79
Limpiar la plaza del mercado
4 personas
80
Retirar la decoración
3 personas
81
Recoger mesas y sillas
4 personas
82
Desmontar las carpas
4 personas
83
Desmontar la parte del escenario
4 personas
84
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
85
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
86
Comprobar el material prestado
2 personas
87
Devolver los materiales
2 personas
88
Retirar los residuos
2 personas
89
Devolver las llaves del recinto
90
Hacer el check-out de los artistas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Puestos de mercadocant. 4
Piezas de escenariocant. 4
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Bancos para artistascant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 4
Cables de altavozcant. 6
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6
Iluminación de emergenciacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Recipientes para alimentos con tapacant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Telones de fondo del escenariocant. 2
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Cepillos y recogedorescant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Vallas de separacióncant. 8
Señales de advertencia de cablescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva la plaza y comprueba los permisos antes de confirmar artistas o proveedores. Deja al menos 8 semanas para resolver autorizaciones, restricciones de ruido y condiciones de uso del mercado.
Recopila las necesidades técnicas de cada artista en una sola ficha: entradas, micrófonos, cajas DI, monitores y tiempos de montaje. Envía esa información al proveedor de sonido al menos 3 semanas antes.
Trata la electricidad como una tarea independiente del sonido. Confirma potencia, puntos de conexión, alargadores, regletas y cubrecables antes del montaje; los cables sueltos en una zona de paso son un problema frecuente.
Publica un horario con franjas concretas para música, puestos, catering y voluntarios. Entrega el plan de seguridad impreso y asigna turnos de voluntariado de 3 a 4 horas para cubrir accesos, residuos y consultas sin dejar puestos vacíos.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del concierto. Las carpas, la iluminación de emergencia, las linternas y la recogida de residuos deben estar confirmadas antes de abrir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un mercado?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, la reserva de la plaza, los artistas y el proveedor de sonido suelen marcar el calendario; deja la última semana para confirmaciones y ajustes.
¿Cuándo hay que cerrar el programa musical?: Procura cerrar el programa al menos 3 semanas antes y publicarlo cuando estén confirmados los horarios. Así los artistas pueden confirmar sus necesidades técnicas y el público recibe información fiable.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto en un mercado?: Calcula como mínimo 1 persona por cada función operativa: acceso, coordinación de artistas, puestos, residuos y apoyo técnico. Para turnos de 3 a 4 horas, prepara una lista de suplentes para cubrir pausas y ausencias.
¿Qué hay que revisar el día antes del concierto?: Confirma permisos, artistas, sonido, electricidad, aseos, catering, puestos y voluntarios. Revisa también el pronóstico, imprime el plan de seguridad y verifica que carpas, cables, iluminación y contenedores estén disponibles antes del montaje.

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