Zo organiseer je een maritieme beurs

Begin met de beursdatum, het deelnemersprofiel en de beschikbare ruimte. Daarna leg je eerst de standhouders vast en werk je de plattegrond, het programma en de bezoekersinformatie uit. Plan catering, koffie, meubilair en techniek niet pas in de laatste week: vooral tafels, schermen, pinapparaten en stroomvoorziening bepalen de indeling. Verzamel dieetwensen en standhoudersgegevens op tijd, zodat je op de beursdag niet meer hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum vastleggen
2 personen
2
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
3
Beursplattegrond maken
2 personen
4
Standhouders benaderen
2 personen
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotieposter verspreiden
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Standhouders bevestigen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standindeling versturen
12
Naambadges voorbereiden
2 personen
13
Programma opstellen
2 personen
14
Bewegwijzering ontwerpen
15
Informatiepanelen maken
2 personen
16
Drukwerk laten maken
17
Catering reserveren
18
Koffievoorziening plannen
19
Tafels en stoelen reserveren
20
Koelvoorziening reserveren
21
Vergunningen controleren
22
Verzekeringsgegevens controleren
23
Contactlijst afdrukken
24
Standhoudersinstructies mailen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Naambadges sorteren
2 personen
29
Materialen klaarzetten
3 personen
30
Beurshal controleren
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Standnummers aanbrengen
2 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Cateringtafel inrichten
2 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

38
Standhouders ontvangen
3 personen
39
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
40
Registratiebalie bemannen
2 personen
41
Bezoekers registreren
2 personen
42
Programma uitdelen
43
Bezoekers informeren
2 personen
44
Standhouders ondersteunen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Voorraad controleren
51
Pauzevoorziening aanvullen
52
Avondcatering serveren
3 personen
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen
54
Standhouders uitchecken
2 personen
55
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

56
Standmaterialen afbouwen
4 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
62
Beurshal schoonmaken
3 personen
63
Materialen controleren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Overgebleven catering opruimen
2 personen
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Standhouders bedanken
68
Bezoekersmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 3
Standtafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 30
Folderrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-opladersaantal 8
Powerbanksaantal 6
Handmicrofoonsaantal 2
Presentatieschermenaantal 2
Laptopspeakersaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Dienbladenaantal 8
Koelmattenaantal 12

Decoratie

Maritieme vlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Decoratieve touwenaantal 6
Scheepswieldecoratiesaantal 4
Ankerdecoratiesaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 24
Standnummerbordenaantal 30
Informatiebordenaantal 10

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 10
LED-werklampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Benader standhouders zodra de datum en ruimte vaststaan. Stuur na hun bevestiging de standindeling en instructies uiterlijk 2 weken voor de beurs, inclusief opbouwtijd, tafelmaat en beschikbare stroom.
Maak de plattegrond voordat je meubels en techniek definitief reserveert. Houd ruimte vrij voor looproutes, informatiepanelen, afvalbakken en kabelhaspels; voorkom dat verlengkabels dwars door bezoekerspaden lopen.
Plan de bezoekerscommunicatie in twee momenten: verstuur de eerste uitnodigingen enkele weken vooraf en herhaal praktische informatie in de laatste week. Vermeld openingstijden, route, programma en eventuele registratie duidelijk.
Controleer de techniek per stand en niet alleen centraal. Tel laptops, tablets, pinapparaten, USB-opladers en stekkerdozen vooraf en test presentatieschermen, handmicrofoons en speakers minstens 1 dag eerder.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Plan naast eten ook koffie, water, koelvoorziening, herbruikbare bekers en voldoende serveermateriaal in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een maritieme beurs organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur minimaal 3 maanden vooraf vast. Begin direct daarna met standhouders benaderen; zo heb je uiterlijk 4 weken voor de beurs zicht op de definitieve bezetting en indeling.
Wanneer stuur je de standindeling naar standhouders?: Stuur de standindeling uiterlijk 2 weken voor de beurs. Mail tegelijk de opbouwtijd, laad- en losinstructies, beschikbare tafels en informatie over stroom en presentatiemateriaal.
Hoeveel koffie en catering heb je nodig voor een maritieme beurs?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en plan per bezoeker meerdere koffiemomenten gedurende de beurs. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat de cateraar aangepaste opties en serveerschalen kan voorbereiden.
Wanneer controleer je vergunningen en verzekeringen voor een beurs?: Controleer vergunningen en verzekeringsgegevens zodra datum en locatie bekend zijn, minimaal 8 weken voor de beurs. Bewaar contactgegevens en bevestigingen zowel digitaal als op papier bij de organisatie-informatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.