Organiser un salon maritime sans rien laisser au dernier moment
Un salon maritime se prépare d’abord sur le papier : date, public attendu, plan des stands et besoins des exposants. Commence ensuite par sécuriser les participants et les prestataires, puis transforme ces informations en programme, signalétique et consignes pratiques. Les oublis arrivent souvent dans les dernières semaines : alimentation, branchements, froid, badges et autorisations. Ce plan de 68 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, avec 52 fournitures à vérifier avant l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date du salon
2 personnes
- 2
Définir le profil des participants
2 personnes
- 3
Créer le plan du salon
2 personnes
- 4
Contacter les exposants
2 personnes
- 5
Publier le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Confirmer les exposants
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Envoyer la répartition des stands
- 12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 13
Élaborer le programme
2 personnes
- 14
Concevoir la signalétique
- 15
Créer des panneaux d’information
2 personnes
- 16
Faire réaliser les imprimés
- 17
Réserver le catering
- 18
Prévoir le service de café
- 19
Réserver des tables et des chaises
- 20
Réserver des installations de réfrigération
- 21
Vérifier les autorisations
- 22
Vérifier les informations d'assurance
- 23
Imprimer la liste de contacts
- 24
Envoyer les instructions aux exposants
- 25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 26
Faire les courses
2 personnes
- 27
Refroidir les boissons
2 personnes
- 28
Trier les badges nominatifs
2 personnes
- 29
Préparer le matériel
3 personnes
- 30
Contrôler le hall d’exposition
2 personnes
- 31
Installer les tables
4 personnes
- 32
Installer les chaises
3 personnes
- 33
Apposer les numéros de stand
2 personnes
- 34
Installer la signalétique
2 personnes
- 35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 36
Installer la table traiteur
2 personnes
- 37
Préparer le café et le thé
2 personnes
Événement
- 38
Accueillir les exposants
3 personnes
- 39
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
- 40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 41
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 42
Distribuer le programme
- 43
Informer les visiteurs
2 personnes
- 44
Soutenir les exposants
2 personnes
- 45
Servir le café et le thé
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Vérifier les stocks
- 51
Réapprovisionner l’espace pause
- 52
Servir le catering du soir
3 personnes
- 53
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 54
Faire le check-out des exposants
2 personnes
- 55
Rassembler les objets perdus
Suivi
- 56
Démonter les matériaux du stand
4 personnes
- 57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Retirer la décoration
2 personnes
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Faire la vaisselle
2 personnes
- 61
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
- 62
Nettoyer le hall d'exposition
3 personnes
- 63
Vérifier le matériel
2 personnes
- 64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 65
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
- 66
Enregistrer les objets trouvés
- 67
Remercier les exposants
- 68
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Comptoirs du salonqté 3
- Tables de standqté 24
- Chaises pliantesqté 80
- Tabourets de barqté 12
- Nappesqté 30
- Présentoirs à dépliantsqté 12
- Poubellesqté 10
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Tablettesqté 3
- Terminaux de paiementqté 3
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Chargeurs USBqté 8
- Batteries externesqté 6
- Microphones mainqté 2
- Écrans de présentationqté 2
- Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
- Rallonges à enrouleurqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Plateauxqté 100
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 20
- Cuillères de serviceqté 20
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Plateauxqté 8
- Tapis rafraîchissantsqté 12
Décoration
- Drapeaux maritimesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Cordes décorativesqté 6
- Décorations de roue de bateauqté 4
- Décorations d’ancreqté 6
- Décorations de tableqté 24
- Panneaux numérotés des standsqté 30
- Panneaux d'informationqté 10
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 10
- Lampes de travail LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Aspirateur
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
- Gants de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date avant de contacter les exposants, puis définissez le profil des participants : cela vous permet d’estimer le nombre de stands, de tables et de chaises au lieu de commander au hasard.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez un bilan au traiteur au plus tard 7 jours avant le salon. Prévoyez aussi séparément le service du café, les tasses, les thermos et les gobelets.
- Dessinez le plan des stands avant d’envoyer leur répartition. Vérifiez pour chaque emplacement l’accès à une prise, la longueur des rallonges et l’espace nécessaire aux écrans, présentoirs ou terminaux de paiement.
- Envoyez aux exposants une fiche pratique au moins 10 jours avant l’événement : horaires d’installation, emplacement, matériel fourni, consignes électriques et personne à contacter sur place.
- Gardez une journée de contrôle avant l’ouverture pour vérifier les autorisations, l’assurance, les imprimés, les badges et les équipements de froid. Testez les microphones, écrans, multiprises et terminaux de paiement avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon maritime ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, réserver le mobilier et confirmer le catering. Gardez les 10 derniers jours pour les badges, le plan définitif, la signalétique et les consignes.
- Quand faut-il envoyer les invitations à un salon maritime ?
- Envoyez une première invitation dès que la date, le lieu et le profil du salon sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Faites une relance 10 à 14 jours avant la clôture des inscriptions.
- Quand confirmer les stands des exposants ?
- Confirmez les exposants dès que les inscriptions sont traitées, puis envoyez la répartition des stands au moins 10 jours avant le salon. Une dernière vérification 48 heures avant permet de corriger les désistements et les besoins techniques.
- Combien de café prévoir pour un salon maritime ?
- Pour une pause d’une heure, comptez environ une tasse par personne, avec 10 à 15 % de marge. Préparez les machines, bouilloires et thermos avant l’arrivée des visiteurs et vérifiez que les tasses, cuillères et plateaux sont disponibles.
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