Zo organiseer je een marathonestafette
Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Controleer daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en risico’s langs de route voordat je deelnemers uitnodigt. Werk met een duidelijke planning voor inschrijvingen, teams, vrijwilligers, wisselposten en verzorging. In de laatste week draait alles om testen, afdrukken en klaarzetten: timingapparatuur, routeborden, startpakketten, koelboxen en informatie voor deelnemers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Start- en finishlocatie reserveren
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 5
Route op risico’s controleren
3 personen
- 6
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
- 7
Inschrijfformulier publiceren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Vrijwilligers werven
2 personen
- 12
Posten langs de route indelen
2 personen
- 13
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
- 14
Startnummers toewijzen
2 personen
- 15
Startlijsten afdrukken
- 16
Routekaarten afdrukken
- 17
Deelnemersinformatie versturen
- 18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 19
Sportmateriaal controleren
2 personen
- 20
Timingapparatuur testen
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Koelboxen vullen
2 personen
- 23
Startpakketten samenstellen
4 personen
- 24
Routeborden klaarzetten
2 personen
- 25
Verzorgingsposten voorbereiden
4 personen
- 26
Locatie schoonmaken
3 personen
- 27
Partytenten opbouwen
4 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
- 30
Finishboog plaatsen
4 personen
- 31
Parcours markeren
6 personen
- 32
Verkeershekken plaatsen
6 personen
- 33
Verzorgingsposten bevoorraden
6 personen
- 34
Startnummers klaarleggen
2 personen
Event
- 35
Deelnemersregistratie openen
4 personen
- 36
Startpakketten uitdelen
4 personen
- 37
Teams naar wisselvakken wijzen
3 personen
- 38
Vrijwilligers naar posten sturen
2 personen
- 39
Omroepinstallatie testen
2 personen
- 40
Startbriefing geven
2 personen
- 41
Marathonestafette starten
3 personen
- 42
Wisselpunten bemannen
8 personen
- 43
Verzorgingsposten bemannen
8 personen
- 44
Tussentijden registreren
3 personen
- 45
Routeposten bemannen
10 personen
- 46
Deelnemers ontvangen bij finish
4 personen
- 47
Finishmedailles uitdelen
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
3 personen
- 49
Fruit en snacks aanvullen
3 personen
- 50
Koffie en thee serveren
2 personen
- 51
Afvalbakken legen
3 personen
- 52
Eerste hulp verlenen
2 personen
- 53
Eindtijden verwerken
2 personen
- 54
Uitslag publiceren
2 personen
- 55
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 56
Routeborden verwijderen
6 personen
- 57
Verkeershekken verwijderen
6 personen
- 58
Finishlocatie afbouwen
6 personen
- 59
Servies afwassen
3 personen
- 60
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 61
Locatie schoonmaken
5 personen
- 62
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
- 63
Geleende spullen controleren
2 personen
- 64
Materialen retourneren
2 personen
- 65
Gevonden voorwerpen registreren
- 66
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
- 67
Uitslagen naar deelnemers mailen
- 68
Foto’s en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 40
- Statafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 10
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Startnummerbandenaantal 250
- Wisselstokjesaantal 80
- Finishmedaillesaantal 250
- Routebordenaantal 45
- Kilometerbordenaantal 43
- Pionnenaantal 80
- Verkeershekkenaantal 30
- Afzetlintaantal 12
- Klembordenaantal 15
- Stopwatchesaantal 12
- Megafonenaantal 4
- Reflectiehesjesaantal 30
- Regencapesaantal 30
- EHBO-koffersaantal 3
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Koelboxenaantal 10
- Handlampenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 350
- Bordenaantal 300
- Besteksetsaantal 300
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Messenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Waterkannenaantal 20
- Isolatiekrattenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route eerst definitief vast en controleer elk wisselpunt afzonderlijk. Noteer waar routeborden, kilometerborden, pionnen en verkeershekken nodig zijn en geef vrijwilligers per post één duidelijke instructie.
- Regel vergunningen en verkeersmaatregelen voordat je de inschrijving opent. Plan hiervoor minimaal 8 weken voorbereiding, omdat een wijziging in de route gevolgen kan hebben voor afzetting, vrijwilligers en deelnemersinformatie.
- Maak de teamindeling niet pas op de wedstrijddag. Wijs startnummers en wisselstokjes vooraf toe, druk start- en deelnemerslijsten af en verstuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor de estafette.
- Plan vrijwilligers per routepost met een reserve achter de hand. Geef iedereen een reflectiehesje, routekaart en telefoonnummer van de organisatie; bij een lange route heb je vaak 1 coördinator per cluster van posten nodig.
- Test timingapparatuur, omroepinstallatie, microfoons, laptops en printers uiterlijk 2 dagen vooraf. Vul koelboxen pas op de wedstrijddag, maar zet herbruikbare bekers, verzorgingsposten, EHBO-koffers en regencapes al de avond ervoor klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een marathonestafette organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties, vergunningen en verkeersmaatregelen. Open de inschrijving pas wanneer de route en veiligheidsaanpak voorlopig zijn goedgekeurd.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een marathonestafette?
- Reken minimaal op één vrijwilliger per wissel- of verzorgingspost, plus een coördinator en enkele reserves. Tel daar mensen bij op voor start, finish, registratie, timing en het opruimen van materiaal.
- Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een marathonestafette?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de estafette. Vermeld daarin starttijd, startlocatie, route, wisselpunten, startnummers, parkeren, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Wat moet je de dag voor een marathonestafette klaarzetten?
- Zet startpakketten, startnummers, routekaarten, routeborden, wisselstokjes, medailles en vrijwilligersinstructies klaar. Controleer daarnaast stopwatches, laptops, printers, kabels, powerbanks en de volledige route-uitrusting minimaal één keer.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!