So organisierst du eine Marathonstaffel ohne Hektik
Bei einer Marathonstaffel entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern vor allem die Übergaben. Lege zuerst Datum, Route und Start-Ziel-Ort fest und kläre danach Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen. Anschließend organisierst du Anmeldungen, Helfer, Wechselzonen und Material. In den letzten Tagen zählen verständliche Teilnehmerinfos, getestete Zeitnahme und ein genauer Aufbauplan – besonders für Dinge, die am Veranstaltungstag nicht kurzfristig ersetzt werden können.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
- 5
Route auf Risiken prüfen
3 Personen
- 6
Teilnehmerreglement erstellen
2 Personen
- 7
Anmeldeformular veröffentlichen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 12
Posten entlang der Strecke einteilen
2 Personen
- 13
Freiwilligenanweisungen erstellen
2 Personen
- 14
Startnummern zuweisen
2 Personen
- 15
Startlisten drucken
- 16
Routenpläne drucken
- 17
Teilnehmerinformationen versenden
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Sportmaterial prüfen
2 Personen
- 20
Timingausrüstung testen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 23
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
- 24
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 25
Versorgungsstationen vorbereiten
4 Personen
- 26
Location reinigen
3 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Anmeldebereich einrichten
3 Personen
- 30
Zielbogen aufstellen
4 Personen
- 31
Parcours markieren
6 Personen
- 32
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
- 33
Versorgungsstationen bestücken
6 Personen
- 34
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Event
- 35
Teilnehmerregistrierung öffnen
4 Personen
- 36
Startpakete verteilen
4 Personen
- 37
Teams zu den Wechselzonen weisen
3 Personen
- 38
Freiwillige zu den Posten schicken
2 Personen
- 39
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 40
Startbriefing geben
2 Personen
- 41
Marathonstaffel starten
3 Personen
- 42
Wechselpunkte besetzen
8 Personen
- 43
Versorgungsstationen besetzen
8 Personen
- 44
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
- 45
Streckenposten besetzen
10 Personen
- 46
Teilnehmende im Ziel empfangen
4 Personen
- 47
Finisher-Medaillen verteilen
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 49
Obst und Snacks auffüllen
3 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
3 Personen
- 52
Erste Hilfe leisten
2 Personen
- 53
Endzeiten verarbeiten
2 Personen
- 54
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
- 55
Letzte Teilnehmer verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Wegweiser entfernen
6 Personen
- 57
Verkehrsbarrieren entfernen
6 Personen
- 58
Zielort abbauen
6 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 61
Location reinigen
5 Personen
- 62
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
- 63
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 64
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Fundgegenstände registrieren
- 66
Fundsachen zurückbringen
- 67
Ergebnisse per E-Mail an Teilnehmer senden
- 68
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 10
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 250
- StartnummernbänderAnz. 250
- WechselstäbchenAnz. 80
- Finisher-MedaillenAnz. 250
- WegweiserAnz. 45
- KilometerschilderAnz. 43
- KegelAnz. 80
- VerkehrsbarrierenAnz. 30
- AbsperrbandAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 15
- StoppuhrenAnz. 12
- MegafoneAnz. 4
- WarnwestenAnz. 30
- RegencapesAnz. 30
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
Ausstattung
- Beschallungsanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- DruckerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 8
- KühlboxenAnz. 10
- HandlampenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 350
- TellerAnz. 300
- BestecksetsAnz. 300
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- MesserAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- WasserkannenAnz. 20
- IsolierkistenAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
Beleuchtung
- BaustrahlerAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route und Start-Ziel-Ort. Prüfe früh, ob Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen nötig sind, denn Änderungen an der Strecke wirken sich auf Helfer, Beschilderung und Absperrungen aus.
- Teile die Strecke nicht nur in Kilometer, sondern auch in konkrete Wechsel- und Versorgungspunkte ein. Weise jedem Posten eine verantwortliche Person zu und verschicke die Helferanweisungen spätestens 7 Tage vor dem Lauf.
- Erfasse bei der Anmeldung neben den Teamdaten auch Ernährungswünsche und eine erreichbare Kontaktadresse. Sende Teilnehmerinformationen mit Startnummern, Wechselzonen, Routenplan und Ankunftszeit spätestens 5 Tage vor dem Start.
- Teste die Zeitnahme, Stoppuhren, Funkmikrofone und Beschallungsanlage mindestens einen Tag vorher. Drucke Startlisten, Startnummern und Routenpläne als Reserve aus; ein einzelner leerer Drucker am Veranstaltungstag kann sonst den Ablauf verzögern.
- Bereite Kühlboxen, Mehrwegbecher, Erste-Hilfe-Koffer und Regencapes vor dem Aufbau vor. Stelle Wegweiser, Kilometerschilder, Kegel und Verkehrsbarrieren zuerst an kritischen Kreuzungen auf und kontrolliere die komplette Route anschließend zu Fuß oder per Fahrzeug.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Marathonstaffel anmelden?
- Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit Startnummern, Startlisten, Ernährungswünsche und Wechselzonen rechtzeitig vorbereitet werden können.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Marathonstaffel?
- Plane mindestens eine eingewiesene Person pro Streckenposten und zusätzlich 2 bis 4 Personen für Start, Ziel, Ausgabe und kurzfristige Ausfälle ein. Bei unübersichtlichen Kreuzungen oder mehreren Versorgungspunkten brauchst du entsprechend mehr als eine Person pro Bereich.
- Wann sollte die Strecke für eine Marathonstaffel kontrolliert werden?
- Prüfe die Route zunächst mehrere Wochen vorher auf Risiken und erneut 1 bis 2 Tage vor dem Lauf. Am Veranstaltungstag solltest du vor dem Aufbau kontrollieren, ob Beschilderung, Absperrungen und Verkehrsmaßnahmen noch vollständig möglich sind.
- Was muss man bei einer Marathonstaffel am Vortag testen?
- Teste am Vortag die Zeitnahme, Stoppuhren, Funk- und Beschallungstechnik sowie den Drucker. Kontrolliere außerdem Wechselstäbchen, Startnummernbänder, Erste-Hilfe-Material und die geladenen Powerbanks, damit am Start keine Ersatzsuche nötig wird.
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