Organiser un relais marathon : la méthode étape par étape

Un relais marathon se prépare d’abord comme un projet de parcours, puis comme une course. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, la circulation, les postes de bénévoles et le chronométrage doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, chaque équipe doit savoir où retirer son dossard, quand passer le relais et vers qui se tourner en cas de problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier les autorisations
4
Demander des mesures de circulation
5
Vérifier les risques sur l’itinéraire
3 personnes
6
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les postes le long du parcours
2 personnes
13
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Imprimer les listes de départ
16
Imprimer les cartes d'itinéraire
17
Envoyer les informations aux participants
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
20
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Composer les kits de démarrage
4 personnes
24
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
25
Préparer les postes de secours
4 personnes
26
Nettoyer le lieu
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
30
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
31
Baliser le parcours
6 personnes
32
Installer des barrières de circulation
6 personnes
33
Réapprovisionner les postes de secours
6 personnes
34
Préparer les dossards
2 personnes

Événement

35
Ouvrir l’enregistrement des participants
4 personnes
36
Distribuer les kits de départ
4 personnes
37
Orienter les équipes vers les zones de relève
3 personnes
38
Affecter les bénévoles aux postes
2 personnes
39
Tester le système de sonorisation
2 personnes
40
Faire le briefing de départ
2 personnes
41
Lancer le relais marathon
3 personnes
42
Tenir les points de relais
8 personnes
43
Assurer la permanence aux postes de ravitaillement
8 personnes
44
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
45
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
46
Accueillir les participants à l’arrivée
4 personnes
47
Distribuer les médailles d’arrivée
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Vider les poubelles
3 personnes
52
Fournir les premiers secours
2 personnes
53
Enregistrer les temps de fin
2 personnes
54
Publier les résultats
2 personnes
55
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

56
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
57
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
58
Démonter la zone d’arrivée
6 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Vider les glacières
2 personnes
61
Nettoyer le lieu
5 personnes
62
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
63
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
64
Retourner les matériels
2 personnes
65
Enregistrer les objets trouvés
66
Rendre les objets trouvés
67
Envoyer les résultats par e-mail aux participants
68
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Bâtonnets de rechangeqté 80
Médailles de finisherqté 250
Panneaux de directionqté 45
Bornes kilométriquesqté 43
Cônesqté 80
Barrières de circulationqté 30
Ruban de balisageqté 12
Presse-papiersqté 15
Chronomètresqté 12
Mégaphonesqté 4
Gilets réfléchissantsqté 30
Capes de pluieqté 30
Trousses de premiers secoursqté 3

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 10
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteauxqté 8
Louchesqté 8
Carafes d’eauqté 20
Caisses isothermesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire avant de publier le formulaire d’inscription : contrôlez les risques, les traversées et les mesures de circulation nécessaires. Une modification tardive oblige souvent à refaire les cartes, les panneaux et les consignes.
Répartissez les bénévoles par poste, avec un responsable identifié pour chaque zone. Envoyez leurs consignes au moins 7 jours avant la course et prévoyez des gilets réfléchissants, des mégaphones et des lampes pour les secteurs peu visibles.
Fermez les inscriptions assez tôt pour attribuer les numéros de départ, recueillir les besoins alimentaires et imprimer les listes. Gardez une version numérique et une version papier le jour du relais, car les changements de dernière minute sont fréquents.
Testez le chronométrage avant l’installation définitive : vérifiez les chronomètres, les ordinateurs, les imprimantes, les rallonges et les batteries externes. Faites un essai complet au moins la veille, avec le même matériel que celui utilisé pendant la course.
Préparez séparément les kits de départ, le ravitaillement et les postes de secours. Remplissez les glacières, comptez les gobelets, les bâtonnets de rechange et les trousses de premiers secours avant le chargement, plutôt que sur place le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais marathon ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai permet de valider l’itinéraire, d’obtenir les autorisations, de recruter les bénévoles et de tester le chronométrage avant la course.
Quand faut-il demander les autorisations pour un relais marathon ?: Lancez les demandes dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 10 à 12 semaines avant l’événement. Les mesures de circulation et les éventuelles modifications de parcours peuvent demander plusieurs échanges.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais marathon ?: Le nombre dépend du parcours, mais affectez au moins une personne responsable à chaque poste et ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Prévoyez aussi des bénévoles pour le départ, l’arrivée, les inscriptions et le ravitaillement.
Quand tester le matériel de chronométrage ?: Effectuez un premier test complet 7 jours avant, puis une vérification finale la veille. Contrôlez notamment les chronomètres, les ordinateurs, les imprimantes, les câbles, les multiprises et les batteries externes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.