Zo organiseer je een mantelzorgbijeenkomst

Begin zes tot acht weken vooraf met de datum, het programma en een toegankelijke locatie. Mantelzorgers hebben vaak extra regelwerk nodig: vraag daarom meteen naar vervoer, oppas en dieetwensen. Werk daarna de deelnemerslijst en bevestigingen bij, verzamel presentaties en regel hulpmiddelen. Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor het openen van de locatie, techniek, routebordjes, koffie en een laatste controle van zaal en toiletten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
4
Programma en tijden uitwerken
2 personen
5
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoersbehoeften inventariseren
11
Oppasbehoefte inventariseren
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
14
Programma naar deelnemers sturen
15
Presentaties en hand-outs verzamelen
2 personen
16
Reserveringen voor hulpmiddelen maken
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Aanwezigheidslijst printen
22
Evaluatieformulieren printen
23
Routebordjes maken
24
Locatie openen
2 personen
25
Zaal en toiletten controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
28
Themahoeken inrichten
3 personen
29
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
30
Presentatie testen
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
34
Hand-outs op tafels leggen
2 personen
35
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
3 personen
37
Aanwezigheid registreren
2 personen
38
Naambadges uitdelen
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Welkomstwoord verzorgen
41
Programma toelichten
42
Informatiesessie begeleiden
2 personen
43
Vragen uit de groep verzamelen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Pauzehapjes serveren
2 personen
46
Gesprekstafels begeleiden
5 personen
47
Dieetvriendelijke hapjes controleren
48
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
49
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
50
Allergieën bij uitgifte controleren
2 personen
51
Verdiepende sessie begeleiden
2 personen
52
Praktische informatie uitdelen
2 personen
53
Afronding en bedankwoord verzorgen
54
Evaluatieformulieren uitdelen
2 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Afval verzamelen
3 personen
57
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Presentatietechniek uitschakelen
2 personen
60
Overgebleven eten verpakken
2 personen
61
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
62
Toiletten nalopen en reinigen
2 personen
63
Materialen controleren en inpakken
2 personen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Aanwezigheidsgegevens veilig archiveren
67
Onkostenbonnen verzamelen
68
Bedankbericht naar deelnemers sturen
69
Informatie en contactverzoeken opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare microfoon
Luidspreker

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Tafelbordjesaantal 8
Routebordjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de toegankelijkheid niet alleen op papier. Loop de route van entree naar zaal en toilet na en let op drempels, deurbreedte, zitmogelijkheden en bereikbaarheid met vervoer.
Vraag bij de uitnodiging drie praktische zaken uit: dieetwensen, vervoersbehoefte en oppasbehoefte. Stuur uiterlijk één week vooraf een bevestiging met programma, tijden en route.
Zet presentaties en hand-outs minimaal vijf dagen vooraf op één plek. Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en luidspreker samen in de zaal.
Maak naambadges en tafelbordjes vooraf klaar en print de aanwezigheidslijst en evaluatieformulieren. Leg ze bij de ingang neer, zodat ontvangst niet ophoudt zodra deelnemers binnenkomen.
Plan het klaarzetten niet op het laatste moment: reserveer minstens één uur voor tafels, stoelen, koffie- en theepunten, afvalbakken en techniek. Controleer daarna de toiletten en plaats routebordjes vanaf de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een mantelzorgbijeenkomst?: Leg datum en locatie bij voorkeur zes tot acht weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat deelnemers tijd hebben om vervoer, oppas of andere ondersteuning te regelen.
Hoe vraag je mantelzorgers naar hun ondersteuningsbehoefte?: Neem bij de aanmelding aparte vragen op over vervoer, oppas en dieetwensen. Vraag dit uiterlijk twee weken voor de bijeenkomst uit en bevestig de gemaakte afspraken één week vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig om een mantelzorgbijeenkomst klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen, het klaarzetten van koffie en thee, de techniek en de routebordjes. Houd daarnaast 15 minuten over voor een laatste controle van zaal en toiletten.
Wanneer test je de techniek voor een mantelzorgbijeenkomst?: Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengsnoeren, microfoon en luidspreker minstens één dag vooraf. Controleer op locatie opnieuw of beeld en geluid werken voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.