Treffen für pflegende Angehörige Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Treffen für pflegende Angehörige entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Barrierefreiheit, Transport, Betreuungsbedarf und Ernährungswünsche müssen früh abgefragt und in die Planung einbezogen werden. Lege zuerst Termin, Ort und Zeiten fest, kläre danach Referierende und Unterstützung und verschicke erst dann die Einladungen. In der letzten Woche geht es vor allem um Bestätigungen, Unterlagen, Hilfsmittel, Verpflegung und einen funktionierenden Raum.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Barrierefreiheit der Location prüfen
2 Personen
4
Programm und Zeiten ausarbeiten
2 Personen
5
Referenten und Begleiter ansprechen
2 Personen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Transportbedarf erfassen
11
Betreuungsbedarf ermitteln
12
Teilnehmerliste aktualisieren
13
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
14
Programm an Teilnehmer senden
15
Präsentationen und Handouts sammeln
2 Personen
16
Reservierungen für Hilfsmittel machen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Anwesenheitsliste drucken
22
Evaluierungsformulare drucken
23
Wegweiser erstellen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Empfangstisch einrichten
2 Personen
28
Themenbereiche einrichten
3 Personen
29
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
30
Präsentation testen
2 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
33
Snacks und Obst bereitstellen
2 Personen
34
Handouts auf Tischen auslegen
2 Personen
35
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

36
Teilnehmende empfangen
3 Personen
37
Anwesenheit erfassen
2 Personen
38
Namensschilder verteilen
2 Personen
39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
40
Begrüßungswort übernehmen
41
Programm vorstellen
42
Informationsveranstaltung betreuen
2 Personen
43
Fragen aus der Gruppe sammeln
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Pausensnacks servieren
2 Personen
46
Gesprächstische begleiten
5 Personen
47
Diätfreundliche Häppchen prüfen
48
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
49
Abendessen servieren
4 Personen
50
Allergien bei der Ausgabe prüfen
2 Personen
51
Vertiefungssession begleiten
2 Personen
52
Praktische Informationen ausgeben
2 Personen
53
Abschluss und Dankeswort organisieren
54
Evaluierungsbögen verteilen
2 Personen
55
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

56
Abfall sammeln
3 Personen
57
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
3 Personen
58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
59
Präsentationstechnik ausschalten
2 Personen
60
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
61
Saal und Küche reinigen
3 Personen
62
Toiletten kontrollieren und reinigen
2 Personen
63
Materialien prüfen und einpacken
2 Personen
64
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
66
Anwesenheitsdaten sicher archivieren
67
Ausgabenbelege sammeln
68
Dankesnachricht an die Teilnehmer senden
69
Informationen und Kontaktanfragen nachverfolgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
TischdeckenAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 60
WassergläserAnz. 60
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbares Mikrofon
Lautsprecher

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
TischschilderAnz. 8
WegweiserAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
SchwämmeAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe den Veranstaltungsort mindestens 6 Wochen vorher auf stufenlose Zugänge, geeignete Toiletten, ausreichend breite Wege und eine gut erreichbare Anfahrt. Plane zusätzlich Sitzplätze mit genügend Bewegungsfläche ein.
Frage bereits mit der Anmeldung nach Transport-, Betreuungs- und Ernährungsbedarf. Setze eine feste Rückmeldefrist, etwa 10 Tage vor dem Treffen, damit du Unterstützung und Verpflegung verbindlich organisieren kannst.
Schicke das bestätigte Programm spätestens 3 bis 5 Tage vorher an alle Teilnehmenden. Sammle Präsentationen und Handouts vorher ein und speichere sie zusätzlich auf dem Laptop, falls der Ausdruck fehlt.
Teste Beamer, HDMI-Kabel, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Gerade bei Vorträgen in einem größeren Saal wird die Verständlichkeit sonst oft erst bemerkt, wenn die Veranstaltung begonnen hat.
Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Kontrolliere Saal und Toiletten, stelle Wegweiser auf, bereite Namensschilder und Anwesenheitsliste vor und richte Kaffee, Tee und Wasser so ein, dass niemand lange warten muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Treffen für pflegende Angehörige planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumsuche. Für Referierende, Barrierefreiheit, Betreuung und Transport brauchst du oft mehrere Rückfragen, bevor du verbindlich einladen kannst.
Wann sollte man die Einladungen für das Treffen verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Lege eine Anmeldefrist rund 10 Tage vorher fest, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Transport und Betreuungsbedarf noch bearbeitet werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem solchen Treffen?: Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein, bei Technik oder besonderem Betreuungsbedarf besser 90 Minuten. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle, prüfst den Raum, testest die Präsentation und richtest die Getränke ein.
Was muss man bei einem Treffen für pflegende Angehörige häufig zusätzlich organisieren?: Häufig werden barrierefreie Wege, eine verständliche Beschilderung, Transport und eine mögliche Betreuung zu spät berücksichtigt. Frage diese Punkte spätestens mit der Anmeldung ab und bestätige die konkrete Unterstützung 3 bis 5 Tage vor dem Treffen.

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