Organiser une réunion des aidants, étape par étape

Une réunion des aidants se prépare d’abord autour des besoins des participants, pas seulement autour d’une date et d’une salle. Commencez par fixer le programme, vérifier l’accessibilité du lieu et identifier les besoins en transport, en alimentation et en garde d’enfants. Ensuite, cadrez les inscriptions, les intervenants et le matériel nécessaire aux présentations. Les derniers jours servent surtout à confirmer les présences, préparer les documents et rendre la salle immédiatement fonctionnelle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
4
Élaborer le programme et les horaires
2 personnes
5
Contacter les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recenser les besoins en transport
11
Recenser les besoins en garde d’enfants
12
Mettre à jour la liste des participants
13
Confirmer les inscriptions
2 personnes
14
Envoyer le programme aux participants
15
Rassembler les présentations et les documents distribués
2 personnes
16
Faire les réservations d’équipement
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler le matériel
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer la liste de présence
22
Imprimer les formulaires d’évaluation
23
Créer des panneaux de direction
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Aménager la table d'accueil
2 personnes
28
Aménager les espaces thématiques
3 personnes
29
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
30
Tester la présentation
2 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
34
Disposer les documents sur les tables
2 personnes
35
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Assurer le mot de bienvenue
41
Présenter le programme
42
Animer la séance d’information
2 personnes
43
Recueillir les questions du groupe
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir les en-cas de pause
2 personnes
46
Animer les tables de discussion
5 personnes
47
Vérifier les en-cas adaptés aux régimes
48
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
49
Servir le dîner
4 personnes
50
Vérifier les allergies lors de la distribution
2 personnes
51
Animer la session approfondie
2 personnes
52
Distribuer les informations pratiques
2 personnes
53
Assurer la clôture et les remerciements
54
Distribuer les formulaires d’évaluation
2 personnes
55
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

56
Rassembler les déchets
3 personnes
57
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
60
Emballer les restes
2 personnes
61
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
62
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
63
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
64
Fermer le lieu
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Archiver les données de présence en toute sécurité
67
Rassembler les notes de frais
68
Envoyer un message de remerciement aux participants
69
Suivre les informations et les demandes de contact
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Nappesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone portable
Haut-parleur

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Pancartes de tableqté 8
Panneaux d’orientationqté 8
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des horaires précis, notamment pour l’accueil, les interventions, les pauses et la clôture.
Vérifiez l’accessibilité du site au moins 3 semaines à l’avance : entrée, salle, toilettes, circulation et emplacement des porte-manteaux doivent être contrôlés sur place.
Dans le formulaire d’inscription, demandez séparément les besoins alimentaires, de transport et de garde d’enfants. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la réunion.
Confirmez les intervenants et récupérez leurs présentations au plus tard 5 jours avant l’événement. Testez ensuite l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, le microphone et le haut-parleur.
La veille, préparez les badges nominatifs, la liste de présence, les formulaires d’évaluation et les panneaux de direction. Le jour même, ouvrez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants pour vérifier les toilettes, les tables, les chaises et le matériel café.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une réunion des aidants ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver un lieu accessible, confirmer les intervenants et traiter les demandes de transport ou de garde d’enfants.
Quand envoyer les invitations pour une réunion des aidants ?: Envoyez-les 4 à 5 semaines avant la réunion, avec le programme provisoire et une date limite d’inscription. Faites une relance environ 10 jours avant, puis confirmez les inscriptions 3 à 5 jours avant.
Comment prévoir les besoins des aidants inscrits ?: Ajoutez au formulaire trois questions distinctes sur l’alimentation, le transport et la garde d’enfants. Analysez les réponses au moins 10 jours avant l’événement afin de pouvoir réserver ou organiser les solutions nécessaires.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier contrôle 5 jours avant, dès que les présentations sont rassemblées. Refaites un test complet dans la salle 60 minutes avant l’accueil, avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, le microphone et le haut-parleur.

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