Zo organiseer je een makerspace open dag

Begin met een programma waarin bezoekers kunnen kijken én zelf iets maken. Leg demonstraties, workshops en tijden vast voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je inschrijvingen per activiteit kunt bijhouden. Plan daarna materialen, apparatuur, veiligheidsinstructies en de inrichting van de werkstations. Op de dag zelf draait veel om doorstroming: registratie, bewegwijzering, duidelijke startmomenten en goed geteste techniek voorkomen wachtrijen en onveilige situaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en tijden vastleggen
2 personen
2
Demonstraties en workshops kiezen
3 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Workshopinschrijvingen bevestigen
2 personen
8
Leveringen en afhaalbestellingen plannen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Materialen voor workshops inkopen
2 personen
12
Gereedschap inventariseren
2 personen
13
Gereedschap en apparatuur testen
3 personen
14
Veiligheidsinstructies voorbereiden
2 personen
15
Werkstations voorbereiden
3 personen
16
Workshopmaterialen per groep klaarzetten
3 personen
17
Naambadges en bezoekerslijst printen
18
Plattegrond en bewegwijzering printen
19
Locatie en sanitair controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Entree en registratie inrichten
2 personen
22
Demonstratiestations inrichten
4 personen
23
Workshopruimtes inrichten
4 personen
24
Kabels veilig wegwerken
2 personen
25
Versiering en informatieborden ophangen
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

31
Registratiebalie bemannen
2 personen
32
Bezoekers welkom heten
2 personen
33
Programma toelichten
34
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
35
Demonstraties begeleiden
4 personen
36
Workshops begeleiden
6 personen
37
Werkstations aanvullen
2 personen
38
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Koffie en thee bijvullen
42
Afvalbakken legen
2 personen
43
Gemorste vloeistoffen reinigen
44
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Werkstations veilig uitschakelen
3 personen
46
Gereedschap verzamelen
3 personen
47
Materialen sorteren en opbergen
3 personen
48
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
49
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
50
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
51
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
52
Vloeren en werkbladen schoonmaken
3 personen
53
Locatie afsluiten
2 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen
55
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
56
Gevonden voorwerpen registreren
57
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 12
Kleedtafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 8
3D-printersaantal 2
Soldeerstationsaantal 6
Snijplotter
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
USB-oplaadpuntenaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 6
Handboormachinesaantal 4
Lijmpistolenaantal 6
Snijmattenaantal 10
Meetgereedschapaantal 10
Veiligheidsbrillenaantal 25
Werkhandschoenenaantal 20
Gehoorbeschermingaantal 10
Brandblusdekenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 8
Koffiekopjesaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Richtingspijlenaantal 20
Naambadgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnaantal 6
Naamkaartjesaantal 100

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Bureaulampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Recyclingbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan workshops in blokken met minimaal 15 minuten wisseltijd. Zo kun je gebruikte materialen opruimen, gereedschap controleren en de volgende groep klaarzetten zonder dat bezoekers zich opstapelen.
Test 3D-printers, soldeerstations, laptops, de snijplotter en de beamer uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook stekkerdozen, verlengkabels en USB-oplaadpunten; een ontbrekende kabel leg je op de open dag niet snel meer uit.
Maak per workshop één materiaalgroep klaar voordat de deuren opengaan. Leg bijvoorbeeld snijmatten, meetgereedschap, lijmpistolen en veiligheidsbrillen per werkstation klaar, zodat begeleiders niet tijdens de uitleg hoeven te zoeken.
Zet veiligheidsbrillen, werkhandschoenen en gehoorbescherming bij de ingang van elke werkruimte. Hang de instructies zichtbaar op en houd brandblusdeken en vrije looppaden beschikbaar; kabels werk je vooraf weg.
Sluit de inschrijvingen enkele dagen voor de open dag af en print daarna bezoekerslijst, naambadges, plattegrond en bewegwijzering. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een makerspace open dag?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met programma, workshops en locatie. Open de aanmeldingen zodra tijden en capaciteit vaststaan, en rond materiaalinkoop en apparatuurtests uiterlijk 1 week vooraf af.
Hoeveel tijd moet je tussen workshops plannen?: Reken op minimaal 15 minuten tussen twee workshopgroepen en 30 minuten voor een activiteit waarbij werkstations opnieuw moeten worden ingericht. Bij veel gereedschap of nat materiaal is 20 tot 30 minuten praktischer.
Wanneer moet je apparatuur voor een makerspace open dag testen?: Test alle apparatuur eerst 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je nog onderdelen of kabels kunt regelen. Doe daarnaast op de ochtend zelf een korte controle van printers, soldeerstations, laptops, geluid en projectie.
Hoe voorkom je wachtrijen bij de entree van een open dag?: Werk met een aparte registratieplek en een geprinte bezoekerslijst met naambadges. Laat bezoekers per workshop bevestigen en plan bij populaire activiteiten maximaal één extra wachtplek per groep, in plaats van iedereen tegelijk toe te laten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.