Einen Makerspace-Tag der offenen Tür planen
Beginne mit einem klaren Zeitplan und einem Programm, das Vorführungen und Workshops sinnvoll verbindet. Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Gruppengrößen, Ernährungswünsche und benötigte Materialien kennst. Danach prüfst du Werkzeuge und Geräte, bereitest jede Arbeitsstation vor und klärst die Sicherheitsregeln. Am Veranstaltungstag entscheiden ein gut sichtbarer Eingang, sichere Kabelwege und vorbereitete Workshopmaterialien darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 2
Vorführungen und Workshops auswählen
3 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Workshop-Anmeldungen bestätigen
2 Personen
- 8
Lieferungen und Abholbestellungen planen
- 9
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Materialien für Workshops beschaffen
2 Personen
- 12
Werkzeug inventarisieren
2 Personen
- 13
Werkzeug und Geräte testen
3 Personen
- 14
Sicherheitsanweisungen vorbereiten
2 Personen
- 15
Arbeitsstationen vorbereiten
3 Personen
- 16
Workshopmaterialien pro Gruppe vorbereiten
3 Personen
- 17
Namensschilder und Besucherliste ausdrucken
- 18
Lageplan und Beschilderung drucken
- 19
Ort und Sanitäranlagen kontrollieren
2 Personen
- 20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Eingang und Anmeldung einrichten
2 Personen
- 22
Demonstrationsstationen einrichten
4 Personen
- 23
Workshopräume einrichten
4 Personen
- 24
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 25
Dekoration und Informationstafeln aufhängen
2 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 30
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 31
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 32
Besucher begrüßen
2 Personen
- 33
Programm vorstellen
- 34
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 35
Vorführungen betreuen
4 Personen
- 36
Workshops betreuen
6 Personen
- 37
Arbeitsstationen auffüllen
2 Personen
- 38
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 39
Snacks servieren
2 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee nachfüllen
- 42
Mülleimer leeren
2 Personen
- 43
Verschüttete Flüssigkeiten reinigen
- 44
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Arbeitsstationen sicher herunterfahren
3 Personen
- 46
Werkzeug einsammeln
3 Personen
- 47
Materialien sortieren und aufräumen
3 Personen
- 48
Geschirr und Küchenmaterial abwaschen
2 Personen
- 49
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 50
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
- 51
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
- 52
Böden und Arbeitsflächen reinigen
3 Personen
- 53
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 54
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 55
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
- 56
Fundgegenstände registrieren
- 57
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- HockerAnz. 12
- UmkleidetischeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 8
- 3D-DruckerAnz. 2
- LötstationenAnz. 6
- Schneideplotter
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- USB-LadepunkteAnz. 4
- WerkzeugkofferAnz. 6
- HandbohrmaschinenAnz. 4
- HeißklebepistolenAnz. 6
- SchneidemattenAnz. 10
- MesswerkzeugeAnz. 10
- SchutzbrillenAnz. 25
- ArbeitshandschuheAnz. 20
- GehörschutzAnz. 10
- FeuerlöschdeckeAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 8
- KaffeetassenAnz. 40
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServierbesteckAnz. 8
Dekoration
- InfotafelnAnz. 12
- RichtungspfeileAnz. 20
- NamensschildhalterAnz. 100
- TischdeckenAnz. 10
- WimpelketteAnz. 6
- NamensschilderAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- SchreibtischlampenAnz. 8
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 20
- RecyclingbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Programm und Zeiten fest und plane pro Workshop feste Startzeiten sowie eine maximale Gruppengröße. Bestätige Workshop-Anmeldungen erst, wenn Material, Raum und Betreuungsperson gesichert sind.
- Teste 3D-Drucker, Lötstationen, Schneideplotter, Beamer und Lautsprecher spätestens am Vortag unter realen Bedingungen. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, USB-Ladepunkte und die Verständlichkeit des Mikrofons.
- Bereite die Workshopmaterialien gruppenweise vor, statt sie am Veranstaltungstag aus einzelnen Kisten zusammenzusuchen. Lege Schutzbrillen, Arbeitshandschuhe und Gehörschutz direkt an den jeweiligen Stationen aus.
- Plane den Einlass mit Namensschildern, Besucherliste, Lageplan und deutlich sichtbarer Beschilderung. Eine zweite Person sollte während der ersten 30 Minuten Anmeldungen bearbeiten und Besucher zu Workshops weiterleiten.
- Kontrolliere vor dem Öffnen Ort und Sanitäranlagen und verlege Kabel so, dass keine Stolperstellen entstehen. Stelle Feuerlöschdecke und Abfallbehälter sichtbar bereit und prüfe, ob Tische, Stühle und Hocker die Wege nicht blockieren.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Makerspace-Tag der offenen Tür planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Programm, Workshopauswahl und Einladungen. Die Anmeldung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geöffnet werden, damit du Gruppen und Materialbedarf rechtzeitig kennst.
- Wie viele Workshops sollte ein Makerspace an einem Tag anbieten?
- Plane lieber 3 bis 5 klar betreute Workshops als ein überladenes Programm. Rechne pro Workshop mit mindestens 15 Minuten für Wechsel, Reinigung und neue Sicherheitsanweisungen.
- Wann müssen Werkzeuge und Geräte getestet werden?
- Teste alle Geräte spätestens am Vortag und wiederhole eine kurze Funktionsprüfung 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. So bleiben Zeit für Ersatzgeräte, zusätzliche Kabel oder eine Änderung der Arbeitsstationen.
- Was muss am Tag der offenen Tür vor der Eröffnung fertig sein?
- Etwa 60 Minuten vorher sollten Eingang, Anmeldung, Beschilderung, Demonstrationsstationen und Workshopräume vollständig eingerichtet sein. Kontrolliere außerdem Sanitäranlagen, Kabelwege, Sicherheitsausrüstung und die ausgedruckte Besucherliste.
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