Organiser une journée portes ouvertes de makerspace
Commencez par fixer le programme et les horaires, puis limitez le nombre d’ateliers à ce que votre équipe peut réellement encadrer. Les inscriptions servent à répartir les visiteurs, préparer le matériel par groupe et recueillir les besoins alimentaires. La semaine précédente, testez chaque outil, vérifiez les livraisons et imprimez les supports d’accueil. Le jour venu, séparez clairement l’entrée, les démonstrations et les espaces pratiques pour éviter les croisements et les files d’attente.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
- 2
Choisir les démonstrations et les ateliers
3 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Confirmer les inscriptions aux ateliers
2 personnes
- 8
Planifier les livraisons et les commandes à emporter
- 9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Acheter les fournitures pour les ateliers
2 personnes
- 12
Inventorier le matériel
2 personnes
- 13
Tester les outils et l’équipement
3 personnes
- 14
Préparer les consignes de sécurité
2 personnes
- 15
Préparer les postes de travail
3 personnes
- 16
Préparer le matériel d’atelier par groupe
3 personnes
- 17
Imprimer les badges nominatifs et la liste des visiteurs
- 18
Imprimer le plan et la signalétique
- 19
Vérifier le lieu et les sanitaires
2 personnes
- 20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 21
Aménager l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
- 22
Aménager les stands de démonstration
4 personnes
- 23
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
- 24
Sécuriser les câbles
2 personnes
- 25
Accrocher les décorations et les panneaux d’information
2 personnes
- 26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 27
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
- 28
Préparer les en-cas
3 personnes
- 29
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 30
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 31
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 32
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 33
Présenter le programme
- 34
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
- 35
Encadrer les démonstrations
4 personnes
- 36
Encadrer les ateliers
6 personnes
- 37
Réapprovisionner les postes de travail
2 personnes
- 38
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Réapprovisionner le café et le thé
- 42
Vider les poubelles
2 personnes
- 43
Nettoyer les liquides renversés
- 44
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 45
Éteindre les postes de travail en toute sécurité
3 personnes
- 46
Rassembler les outils
3 personnes
- 47
Trier et ranger le matériel
3 personnes
- 48
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
2 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 50
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
- 51
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
- 52
Nettoyer les sols et les plans de travail
3 personnes
- 53
Fermer le lieu
2 personnes
- 54
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 55
Ranger les courses restantes
2 personnes
- 56
Enregistrer les objets trouvés
- 57
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 80
- Tabouretsqté 12
- Tables de maquillageqté 2
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 8
- Imprimantes 3Dqté 2
- Stations de soudureqté 6
- Traceur de découpe
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Multiprisesqté 12
- Rallongesqté 10
- Points de charge USBqté 4
- Boîtes à outilsqté 6
- Perceuses à mainqté 4
- Pistolets à colleqté 6
- Tapis de découpeqté 10
- Outils de mesureqté 10
- Lunettes de sécuritéqté 25
- Gants de travailqté 20
- Protection auditiveqté 10
- Couverture anti-feuqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Tasses à caféqté 40
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Couverts de serviceqté 8
Décoration
- Panneaux d'informationqté 12
- Flèches directionnellesqté 20
- Supports de badges nominatifsqté 100
- Nappesqté 10
- Guirlande de fanionsqté 6
- Badges nominatifsqté 100
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampes de bureauqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
- Bacs de recyclageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les créneaux des démonstrations et des ateliers au moins 3 semaines à l’avance. Prévoyez 15 minutes entre deux groupes pour remettre les postes en ordre et rappeler les consignes.
- Fermez les inscriptions aux ateliers dès que chaque groupe atteint la capacité prévue. Confirmez la place de chaque participant 3 à 5 jours avant, car les désistements tardifs désorganisent la préparation du matériel.
- Testez les imprimantes 3D, stations de soudure, perceuses et autres équipements au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Contrôlez aussi les multiprises, rallonges et points de charge USB sur place.
- Préparez un poste de travail par participant ou par binôme, avec les outils, lunettes, gants et protections nécessaires déjà regroupés. Gardez une couverture anti-feu et les consignes de sécurité visibles dans les zones techniques.
- Installez l’accueil au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Disposez les badges, la liste des visiteurs, le plan et la signalétique à l’entrée, puis sécurisez les câbles avant de placer tables et chaises.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une journée portes ouvertes de makerspace ?
- Prévoyez environ 4 semaines pour choisir les ateliers, ouvrir les inscriptions et organiser le matériel. Réservez les 48 dernières heures aux tests des équipements, aux achats manquants et à l’installation.
- Combien de participants prévoir par atelier makerspace ?
- Limitez chaque groupe au nombre de postes réellement équipés et encadrés. Pour un atelier avec outils électriques ou stations de soudure, un encadrant pour 6 à 8 participants permet généralement de surveiller les manipulations et la sécurité.
- Quand confirmer les inscriptions aux ateliers ?
- Envoyez la confirmation 3 à 5 jours avant l’événement, avec l’horaire, la durée et les consignes pratiques. Gardez une courte liste d’attente afin de remplacer rapidement les personnes qui annulent.
- Quand tester le matériel avant les portes ouvertes ?
- Faites un premier inventaire 7 jours avant, puis testez chaque équipement au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment les câbles, consommables, outils de mesure et équipements de protection.
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