Zo organiseer je een Magic-toernooi zonder chaos

Begin niet met tafels klaarzetten, maar met het toernooiformat, de regels en de locatie. Die keuzes bepalen hoeveel rondes, speelruimte en begeleiding je nodig hebt. Leg daarna de judge vast, maak de evenementspagina en verwerk de aanmeldingen in één deelnemerslijst. In de laatste week controleer je catering, prijzen, documenten en techniek. Op de dag zelf werk je van registratie naar zaalindeling, pairings en rondebeheer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toernooiformat bepalen
2 personen
3
Toernooiregels vastleggen
2 personen
4
Evenementspagina maken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Toernooijudge vastleggen
9
Prijzen bestellen
10
Deelnemers bevestigen
11
Cateringhoeveelheden bepalen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Toernooidocumenten printen
14
Deelnemerslijst klaarleggen
15
Prijspakketten klaarmaken
2 personen
16
Apparatuur opladen
17
Toernooimateriaal inpakken
2 personen
18
Locatiesleutel ophalen
19
Zaalindeling uitzetten
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Pairingsbord plaatsen
2 personen
23
Techniek aansluiten
2 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
Wegwijzers ophangen
26
Judgebriefing houden
3 personen

Event

27
Registratie openen
3 personen
28
Decklijsten controleren
3 personen
29
Welkomstbriefing geven
2 personen
30
Eerste pairings publiceren
2 personen
31
Ronde-uitslagen verwerken
2 personen
32
Rondepairings publiceren
2 personen
33
Judgevragen behandelen
2 personen
34
Speelruimte controleren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
37
Eindstand controleren
2 personen
38
Prijzen uitreiken
3 personen

Nazorg

39
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
40
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Zaal schoonmaken
3 personen
44
Apparatuur inpakken
2 personen
45
Materialen retourneren
2 personen
46
Uitslagen versturen
47
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Tafelkledenaantal 8
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Digitale timersaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Spelmateriaal

Speelmattenaantal 8
Kaartdozenaantal 12
Basislandensetsaantal 8
Reservekaart sleevesaantal 10

Kantoor

Scoreformulierenaantal 100
Deckregistratieformulierenaantal 40
Pairingsformulierenaantal 50
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Markeerstiftenaantal 8
Naamstickersaantal 40
Plakbandrollenaantal 4
Scharenaantal 2
Nietmachinesaantal 2
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 4

Catering

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Winnaarsbeker
Finalistenmedaillesaantal 2
Cadeaubonnenaantal 3
Boodschappen

Decoratie

Toernooibanner
Wegwijzerbordenaantal 6
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 2
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 8
Bezem
Stoffer en blik
Dweil

Tips

Leg het formaat en de regels uiterlijk 4 weken vooraf vast. Vermeld ook hoe laat registratie opent, hoeveel rondes je plant en welke documenten spelers moeten meenemen.
Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Reken per speeltafel op 2 stoelen en houd ruimte vrij voor een registratietafel, pairingsbord en looproutes.
Sluit de inschrijving 3 tot 5 dagen voor het toernooi. Bevestig daarna deelnemers, verzamel dieetwensen en bepaal pas de cateringhoeveelheden en prijspakketten.
Print toernooidocumenten en maak de deelnemerslijst uiterlijk de avond ervoor. Leg scoreformulieren, deckregistratieformulieren, pairingsformulieren, clipboards en schrijfmateriaal per tafel klaar.
Test techniek en laad apparatuur de dag ervoor op. Controleer laptop, printer, digitale timers, verlenghaspels en stekkerdozen; haal de locatiesleutel op voordat je opbouw start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Magic-toernooi organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met locatie, formaat, regels en judge. Verstuur uitnodigingen zodra die basis staat en sluit de inschrijving 3 tot 5 dagen voor de speeldag.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een Magic-toernooi?: Plan in principe 1 tafel per 2 spelers, plus minimaal 1 extra tafel voor registratie of organisatie. Bij 32 spelers heb je dus 16 speeltafels en minstens 1 organisatietafel nodig.
Wanneer moet je een toernooijudge vastleggen?: Leg de judge uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat regels, format en verwachte deelnemersaantallen tijdig kunnen worden afgestemd. Bevestig de afspraak nogmaals in de week van het toernooi.
Wanneer maak je pairings en deelnemerslijsten klaar?: Maak de deelnemerslijst de avond ervoor en controleer die bij registratie op de dag zelf. Zet het pairingsbord vóór de eerste ronde klaar en werk elke volgende ronde direct na de uitslagen bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.