Organiser un tournoi Magic, étape par étape
Un tournoi Magic se prépare d’abord sur le papier : format, règles, nombre de rondes et méthode d’appariement doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, il faut sécuriser le lieu, désigner un juge et prévoir une organisation capable d’enregistrer les résultats rapidement. Le jour même, les tables, tapis, feuilles de score et minuteurs doivent être prêts avant l’arrivée des joueurs. Les oublis concernent souvent les besoins alimentaires, les lots et les documents imprimés.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Définir le format du tournoi
2 personnes
- 3
Définir les règles du tournoi
2 personnes
- 4
Créer la page de l'événement
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Désigner un juge du tournoi
- 9
Commander les prix
- 10
Confirmer les participants
- 11
Déterminer les quantités de catering
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Imprimer les documents du tournoi
- 14
Préparer la liste des participants
- 15
Préparer les lots de prix
2 personnes
- 16
Recharger les appareils
- 17
Emballer le matériel du tournoi
2 personnes
- 18
Récupérer la clé du lieu
- 19
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
- 20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 21
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 22
Installer le tableau d’accords
2 personnes
- 23
Brancher la technique
2 personnes
- 24
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 25
Installer les panneaux indicateurs
- 26
Conduire le briefing des juges
3 personnes
Événement
- 27
Ouvrir l’inscription
3 personnes
- 28
Vérifier les listes de deck
3 personnes
- 29
Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
- 30
Publier les premiers appariements
2 personnes
- 31
Saisir les résultats des manches
2 personnes
- 32
Publier les appariements de ronde
2 personnes
- 33
Traiter les questions du jury
2 personnes
- 34
Vérifier l’espace de jeu
2 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
- 37
Vérifier le score final
2 personnes
- 38
Remettre les prix
3 personnes
Suivi
- 39
Rassembler les objets perdus
2 personnes
- 40
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Rassembler les déchets
2 personnes
- 43
Nettoyer la salle
3 personnes
- 44
Emballer le matériel
2 personnes
- 45
Retourner les matériels
2 personnes
- 46
Envoyer les résultats
- 47
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 36
- Nappesqté 8
- Poubellesqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Rallonges électriquesqté 2
- Multiprisesqté 6
- Minuteurs numériquesqté 2
- Calculatricesqté 2
Matériel de jeu
- Tapis de jeuqté 8
- Boîtes à cartesqté 12
- Kits de base par paysqté 8
- Housses de cartes de réserveqté 10
Bureau
- Feuilles de scoreqté 100
- Formulaires d’enregistrement des tableauxqté 40
- Formulaires d’appariementqté 50
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 40
- Crayonsqté 20
- Marqueursqté 8
- Étiquettes nominativesqté 40
- Rouleaux de ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 2
- Agrafeusesqté 2
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 4
Catering
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Machines à caféqté 2
- Carafes d’eauqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
- Glacièresqté 3
- Coupe du vainqueur
- Médailles des finalistesqté 2
- Chèques-cadeauxqté 3
- Courses
Décoration
- Bannière du tournoi
- Panneaux directionnelsqté 6
- Numéros de tableqté 8
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Épongesqté 6
- Chiffons microfibresqté 8
- Balai
- Balayette et pelle
- Serpillière
Conseils
- Commence par définir le format, les règles et le nombre maximal de participants avant de créer la page de l’événement. Cela évite d’accepter plus de joueurs que la salle ou le matériel ne peut en accueillir.
- Désigne le juge avant d’envoyer les invitations et confirme son rôle au plus tard une semaine avant le tournoi. Les questions de règles et les litiges ne doivent pas être tranchés au milieu des inscriptions.
- Ferme les inscriptions quelques jours avant le tournoi, puis envoie une confirmation avec l’horaire, le format et les informations pratiques. Utilise cette étape pour recueillir les besoins alimentaires et corriger les doublons dans la liste des participants.
- Prépare séparément les lots, les feuilles de score, les formulaires d’appariement et les documents d’inscription. Imprime une réserve d’environ 10 % pour éviter une interruption si une feuille est perdue ou mal remplie.
- Arrive suffisamment tôt pour récupérer la clé, installer les tables et chaises, brancher l’ordinateur et placer la table d’inscription. Prévois au moins 60 minutes avant le début annoncé pour tester les minuteurs et afficher les panneaux indicateurs.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi Magic ?
- Prévois au minimum 3 semaines pour réserver le lieu, définir le format, ouvrir les inscriptions et commander les lots. La semaine précédente sert à confirmer les joueurs, imprimer les documents et vérifier le matériel.
- Quand faut-il fermer les inscriptions à un tournoi Magic ?
- Ferme les inscriptions entre 3 et 7 jours avant le tournoi, selon le nombre de participants. Tu peux alors préparer la liste finale, les appariements et les quantités de catering sans travailler sur des chiffres provisoires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un tournoi Magic ?
- Réserve au moins 60 minutes avant l’accueil des joueurs pour installer les tables, les chaises, les tapis, la table d’inscription et la signalétique. Ajoute 30 minutes si la salle doit aussi être équipée d’un ordinateur, d’une imprimante et de rallonges.
- Que faut-il préparer pour l’inscription le jour du tournoi ?
- Prépare la liste des participants, les étiquettes nominatives, des stylos, des presse-papiers et les formulaires nécessaires. Prévois environ 10 % de feuilles et de stylos en réserve, car les documents sont souvent oubliés ou remplis plusieurs fois.
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