Zo organiseer je een lustrumfeest zonder last-minute stress

Begin een lustrumfeest niet met decoratie, maar met datum, locatie, begroting en programma. Daarna leg je muziek, catering, taart en dranken vast en stuur je de uitnodigingen op tijd. Houd aanmeldingen en dieetwensen centraal bij, zodat je de definitieve gastenlijst en bestellingen kunt bijwerken. In de laatste week draait alles om controleren: leveringen, apparatuur, gekoelde dranken, tafels, stoelen en de indeling van het buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Begroting opstellen
2 personen
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Muzikale invulling vastleggen
2 personen
5
Uitnodiging ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering versturen
10
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
11
Catering bestellen
2 personen
12
Taart bestellen
13
Dranken bestellen
14
Reserveringen maken
2 personen
15
Muziekapparatuur reserveren
16
Decoratie inkopen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken gekoeld klaarzetten
3 personen
20
Taart ophalen
21
Locatie openen
2 personen
22
Locatie controleren
2 personen
23
Leveringen aannemen
2 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Buffettafels opstellen
3 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Podium en muziekhoek inrichten
3 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Verlichting testen
2 personen
31
Versiering ophangen
4 personen
32
Fotohoek inrichten
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
34
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Dranken klaarzetten
3 personen
39
Presentaties klaarzetten
2 personen
40
Welkomstteam briefen
3 personen
41
Cateringteam briefen
4 personen

Event

42
Muzikanten ontvangen
2 personen
43
Gasten ontvangen
4 personen
44
Aanwezigheid registreren
2 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Muziekoptreden begeleiden
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Foto's maken
52
Jubilarissen huldigen
2 personen
53
Dinerbuffet openen
2 personen
54
Buffet bijvullen
3 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Servies afruimen
3 personen
57
Taart aansnijden en serveren
3 personen
58
Avondprogramma aankondigen
59
Avondoptreden begeleiden
2 personen
60
Dansmuziek verzorgen
2 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Overgebleven eten verpakken
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Apparatuur retourneren
2 personen
71
Meubilair retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Afval wegbrengen
2 personen
74
Koelboxen schoonmaken
2 personen
75
Voorraad terugbrengen
2 personen
76
Sleutels terugbrengen
77
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Tafelmessenaantal 120
Tafelvorkenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Projector
Projectiescherm

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboogaantal 2
Feestslingersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en begroting eerst vast. Werk daarna het programma uit, zodat je weet hoeveel tijd er is voor ontvangst, eten, toespraken en muziek.
Stuur uitnodigingen vroeg genoeg om reacties te verzamelen. Plan een herinnering ongeveer 14 dagen voor het feest en sluit de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen. Geef het definitieve aantal gasten en speciale menu’s vervolgens door aan de catering voordat je bestelt.
Regel muziek en techniek niet pas op de dag zelf. Test speakers, mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen vooraf op dezelfde opstelling.
Maak voor de laatste dag een tijdschema met vaste momenten voor het openen en controleren van de locatie, het aannemen van leveringen, het opstellen van tafels en stoelen en het koelen van dranken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een lustrumfeest versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het feest. Zo houd je minimaal 2 weken over voor een herinnering en nog ongeveer 7 dagen om de definitieve gastenlijst door te geven aan de catering.
Wanneer moet ik catering en taart voor een lustrumfeest bestellen?: Leg catering en taart uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf vast, zeker als je dieetwensen moet doorgeven. Controleer 7 dagen voor het feest de aantallen, het tijdstip van levering en wie de taart ophaalt.
Hoeveel drank moet ik bestellen voor een lustrumfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Verdeel dit over water, frisdrank en alcoholische dranken en zet een deel gekoeld klaar voordat de gasten binnenkomen.
Wanneer moet ik de techniek voor een lustrumfeest testen?: Test speakers, mengpaneel en microfoons uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn voor de geplande opstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.