Organiser la fête du cinquième anniversaire, étape par étape

Pour un cinquième anniversaire, commence par fixer la date et le lieu avant de penser à la décoration. Le nombre d’enfants et d’adultes détermine le budget, le repas, les boissons, les tables et les chaises nécessaires. Enchaîne ensuite invitations, inscriptions et besoins alimentaires, puis réserve le traiteur, le gâteau et le matériel musical. La veille, concentre-toi sur les achats, le refroidissement des boissons et les derniers rappels afin de garder le jour J pour l’installation et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le budget
2 personnes
3
Établir le programme
3 personnes
4
Définir la programmation musicale
2 personnes
5
Concevoir l’invitation
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel
10
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
11
Commander le catering
2 personnes
12
Commander le gâteau
13
Commander des boissons
14
Faire les réservations
2 personnes
15
Réserver le matériel de musique
16
Acheter la décoration
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Mettre les boissons au frais
3 personnes
20
Aller chercher le gâteau
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier le lieu
2 personnes
23
Recevoir les livraisons
2 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Installer la table d'inscription
2 personnes
27
Aménager la scène et le coin musique
3 personnes
28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Tester l’éclairage
2 personnes
31
Suspendre la décoration
4 personnes
32
Aménager le coin photo
2 personnes
33
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
34
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Préparer les boissons
3 personnes
39
Préparer les présentations
2 personnes
40
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
41
Briefer l'équipe traiteur
4 personnes

Événement

42
Accueillir les musiciens
2 personnes
43
Accueillir les invités
4 personnes
44
Enregistrer la présence
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Accompagner la prestation musicale
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Prendre des photos
52
Honorer les jubilaires
2 personnes
53
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Servir les repas diététiques
2 personnes
56
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
57
Couper et servir le gâteau
3 personnes
58
Annoncer le programme du soir
59
Coordonner le spectacle du soir
2 personnes
60
Fournir la musique de danse
2 personnes
61
Annoncer le dernier tour
62
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Emballer les restes
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Retourner le matériel
2 personnes
71
Restituer le mobilier
2 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Évacuer les déchets
2 personnes
74
Nettoyer les glacières
2 personnes
75
Rapporter le stock
2 personnes
76
Rapporter les clés
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8
Nappesqté 12
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couteaux de tableqté 120
Fourchettes de tableqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Ballonsqté 150
Arche de ballonsqté 2
Guirlandes de fêteqté 12
Décorations de tableqté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu en premier, puis établis le budget avant de commander quoi que ce soit. Prévois une marge de 10 à 15 % pour les invités supplémentaires, la vaisselle manquante ou un achat oublié.
Envoie les invitations assez tôt pour obtenir une liste fiable. Demande une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant la fête, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu avant de commander le traiteur et le gâteau.
Regroupe les informations alimentaires dans une seule liste : allergies, intolérances et préférences. Transmets-la au traiteur au moment de la commande, plutôt que de compter sur des corrections de dernière minute.
Réserve la musique et vérifie les branchements avant le jour J. Compte les rallonges et multiprises, teste les haut-parleurs, la table de mixage et les microphones, et garde les câbles hors des zones de passage.
Prépare l’installation selon le déroulement de la fête : tables et chaises d’abord, buffet ensuite, puis boissons et décoration. Le jour J, ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour vérifier les livraisons et mettre en place le gâteau et le café.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un cinquième anniversaire ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la fête. Fixe une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement afin d’avoir le temps de commander le traiteur, le gâteau et les boissons.
Combien de temps prévoir pour installer la fête ?: Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Il faut installer les tables, les chaises et le buffet, recevoir les livraisons, vérifier le matériel musical et garder du temps pour les imprévus.
Quand commander le gâteau et le traiteur ?: Commande-les dès que la liste définitive des invités est connue, idéalement 10 à 14 jours avant la fête. Confirme les quantités et les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant.
Combien de boissons prévoir pour un anniversaire de cinq ans ?: Pour les enfants, prévois environ 1 à 1,5 litre de boisson sans alcool par enfant pour toute la fête, selon sa durée. Ajoute de l’eau en libre accès et prévois les boissons des adultes séparément, puis mets-les au frais la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.