Eine Jubiläumsfeier Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Jubiläumsfeier entscheidet die Reihenfolge der Planung darüber, ob am Veranstaltungstag alles rechtzeitig bereitsteht. Lege zuerst Datum, Ort und Budget fest, bevor du Programm, Musik und Einladungen planst. Danach folgen Rückmeldungen, Ernährungswünsche und verbindliche Bestellungen für Catering, Torte und Getränke. Am Tag selbst brauchst du einen klaren Aufbauplan für Mobiliar, Buffet, Technik und Lieferungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Budget erstellen
2 Personen
3
Programm zusammenstellen
3 Personen
4
Musikalische Gestaltung festlegen
2 Personen
5
Einladung gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Erinnerung senden
10
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
11
Catering bestellen
2 Personen
12
Torte bestellen
13
Getränke bestellen
14
Reservierungen vornehmen
2 Personen
15
Musikanlage reservieren
16
Dekoration einkaufen
2 Personen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Getränke gekühlt bereitstellen
3 Personen
20
Torte abholen
21
Location öffnen
2 Personen
22
Ort überprüfen
2 Personen
23
Lieferungen annehmen
2 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Buffetische aufstellen
3 Personen
26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
27
Bühne und Musikecke einrichten
3 Personen
28
Tontechnik anschließen
2 Personen
29
Mikrofone testen
2 Personen
30
Beleuchtung testen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
4 Personen
32
Fotoecke einrichten
2 Personen
33
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
34
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
36
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Getränke bereitstellen
3 Personen
39
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
40
Begrüßungsteam einweisen
3 Personen
41
Catering-Team briefen
4 Personen

Event

42
Musiker empfangen
2 Personen
43
Gäste empfangen
4 Personen
44
Anwesenheit erfassen
2 Personen
45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Eröffnungsrede halten
48
Musikauftritt betreuen
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Fotos machen
52
Jubilare ehren
2 Personen
53
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
54
Buffet nachfüllen
3 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Geschirr abräumen
3 Personen
57
Kuchen anschneiden und servieren
3 Personen
58
Abendprogramm ankündigen
59
Abendauftritt begleiten
2 Personen
60
Tanzmusik bereitstellen
2 Personen
61
Letzte Runde ankündigen
62
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Tonanlage ausschalten
2 Personen
64
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
71
Möbel zurückgeben
2 Personen
72
Fundsachen sammeln
73
Müll entsorgen
2 Personen
74
Kühlboxen reinigen
2 Personen
75
Vorräte zurückbringen
2 Personen
76
Schlüssel zurückbringen
77
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
TafelmesserAnz. 120
TischgabelnAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
NotenständerAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Projektor
Projektionsleinwand

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbogenAnz. 2
PartygirlandenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 12
Fotowand
FotopropsAnz. 20
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane das Budget in vier Blöcke: Raum und Mobiliar, Essen und Torte, Getränke sowie Musik und Technik. Halte zusätzlich etwa 10 Prozent für kurzfristige Ausgaben zurück.
Verschicke die Einladungen früh genug und setze ein konkretes Rückmeldedatum. Schicke etwa eine Woche vor der Feier eine Erinnerung, damit du die endgültige Gästezahl für Catering und Sitzplätze verwenden kannst.
Erfasse Ernährungswünsche nicht nur mündlich, sondern in einer eigenen Liste. Übergib diese Angaben spätestens bei der finalen Catering-Bestellung, damit einzelne Portionen nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen.
Plane für Getränke eine Kühlmöglichkeit und stelle sie nicht erst beim Eintreffen der Gäste bereit. Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und ergänze Wasser für den gesamten Abend.
Lege den Aufbau so fest, dass zuerst Tische, Stühle und Buffetische stehen und danach Geschirr, Servierschalen und Technik verteilt werden. Prüfe Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel mindestens 60 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Budget. Catering, Torte, Musik und Technik solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Feier verbindlich reservieren oder bestellen.
Wann verschickt man Einladungen für eine Jubiläumsfeier?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 3 Wochen vorher und sende 7 Tage vor der Feier eine Erinnerung.
Wie viele Getränke braucht man für eine Jubiläumsfeier?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Danach sind etwa ein bis zwei Getränke pro Person und Stunde ein brauchbarer Richtwert; Wasser sollte während der gesamten Feier verfügbar sein.
Wann soll die Torte abgeholt werden?: Hole die Torte möglichst 1 bis 2 Stunden vor Beginn ab, sofern sie gekühlt gelagert werden kann. Kläre vorher, wer sie abholt und wo sie bis zum Anschneiden sicher steht.

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