Zo organiseer je een lunchlezing
Begin met de locatie, de spreker en een programma met duidelijke begin- en eindtijd. Daarna leg je de aanmeldingen vast, verzamel je dieetwensen en bestel je de lunch op basis van een actuele deelnemerslijst. Regel de presentatie en techniek uiterlijk enkele dagen vooraf; op de dag zelf draait het vooral om een logische opbouw van zaal, registratie, koffie en lunch. Plan ook tijd voor ontvangst en een technische test voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Spreker bevestigen
- 3
Programma vastleggen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Aanmeldingen bevestigen
- 8
Catering bestellen
- 9
Presentatie ontvangen
- 10
Techniek controleren
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Dranken koelen
2 personen
- 13
Hapjes voorbereiden
2 personen
- 14
Lunch klaarzetten
2 personen
- 15
Locatie openen
2 personen
- 16
Tafels opstellen
3 personen
- 17
Stoelen plaatsen
3 personen
- 18
Registratietafel inrichten
- 19
Decoratie ophangen
2 personen
- 20
Presentatie klaarzetten
- 21
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Event
- 22
Deelnemers ontvangen
2 personen
- 23
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 24
Koffie en thee serveren
2 personen
- 25
Lunch serveren
3 personen
- 26
Dranken bijvullen
- 27
Spreker aankondigen
- 28
Lezing begeleiden
- 29
Vragenronde begeleiden
- 30
Netwerkborrel klaarzetten
2 personen
- 31
Borrelhapjes serveren
2 personen
- 32
Afval tussentijds verwijderen
- 33
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 34
Servies verzamelen
2 personen
- 35
Servies afwassen
2 personen
- 36
Meubilair afbreken
3 personen
- 37
Techniek opruimen
2 personen
- 38
Decoratie verwijderen
2 personen
- 39
Locatie schoonmaken
3 personen
- 40
Afval afvoeren
2 personen
- 41
Materialen retourneren
- 42
Restvoorraad opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Registratietafel
- Spreektafel
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 60
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Theelepelsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoon
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
- Naambadgesaantal 60
- Pennenaantal 20
- Programmaflyersaantal 60
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig eerst de spreker en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld een inschrijfdeadline van ongeveer 7 dagen vóór de lunchlezing, zodat je catering en dieetwensen op tijd kunt doorgeven.
- Maak twee deelnemersaantallen: het aantal aanmeldingen en het aantal definitief bevestigde deelnemers. Bestel de lunch op basis van de bevestigde lijst en houd alleen een kleine marge aan voor late wijzigingen.
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 5 tot 7 dagen vooraf. Geef bijzondere maaltijden herkenbaar door aan de catering en zet ze apart klaar bij het serveren.
- Ontvang de presentatie uiterlijk 2 werkdagen vooraf en test beamer, scherm, laptop, microfoon en luidsprekers met dezelfde aansluitingen als op de dag zelf. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; die ontbreken vaak pas wanneer de zaal al volloopt.
- Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, het opstellen van tafels en stoelen, registratie en techniek. Zet koffie en thee vóór binnenkomst klaar en plan het serveren van de lunch pas nadat de lezing of het eerste onderdeel is afgerond.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een lunchlezing organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie en spreker. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 2 tot 3 weken voor de datum en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf voor een betrouwbare cateringbestelling.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een lunchlezing klaar te zetten?
- Reken op minimaal 60 minuten voor een kleine lunchlezing en 90 minuten als je tafels, registratie, decoratie en techniek allemaal zelf opbouwt. Test de geluidsinstallatie en presentatie uiterlijk 30 minuten vóór de start nog één keer.
- Wanneer bestel je catering voor een lunchlezing?
- Bestel de catering 5 tot 7 dagen vooraf, nadat je de meeste aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Controleer de deelnemerslijst 1 dag van tevoren en geef alleen noodzakelijke wijzigingen nog door.
- Hoeveel koffie en thee heb je nodig bij een lunchlezing?
- Reken voor het ontvangst op ongeveer 2 koppen koffie of thee per persoon en vul tijdens de lunch aan. Zet per 10 tot 15 deelnemers een thermoskan of vergelijkbare serveervoorziening klaar, zodat de wachtrij beperkt blijft.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!