Organiser une conférence-déjeuner, étape par étape

Une conférence-déjeuner se prépare en deux temps : d’abord le contenu et les inscriptions, puis la logistique du repas et de la salle. Commencez par réserver le lieu, confirmer l’intervenant et fixer le programme avant d’envoyer les invitations. Les réponses des participants déterminent ensuite le traiteur, les besoins alimentaires et la disposition des tables. Le jour venu, prévoyez assez de temps pour installer la technique, refroidir les boissons et accueillir chacun sans précipitation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer l'intervenant
3
Définir le programme
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les inscriptions
8
Commander le catering
9
Recevoir la présentation
10
Vérifier la technique
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les en-cas
2 personnes
14
Préparer le déjeuner
2 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Installer les tables
3 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Installer la table d'inscription
19
Installer la décoration
2 personnes
20
Préparer la présentation
21
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

22
Accueillir les participants
2 personnes
23
Enregistrer la présence
2 personnes
24
Servir le café et le thé
2 personnes
25
Servir le déjeuner
3 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
27
Annoncer l’orateur
28
Animer la conférence
29
Animer la séance de questions-réponses
30
Installer le cocktail de réseautage
2 personnes
31
Servir les amuse-bouches
2 personnes
32
Évacuer les déchets au fur et à mesure
33
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

34
Rassembler la vaisselle
2 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Démonter le mobilier
3 personnes
37
Ranger le matériel technique
2 personnes
38
Retirer la décoration
2 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Évacuer les déchets
2 personnes
41
Retourner les matériels
42
Ranger les stocks restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription
Table de prise de parole

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Flyers du programmeqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant l’envoi des invitations : indiquez l’heure d’accueil, le début de l’intervention et le moment prévu pour le déjeuner. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Traitez les inscriptions en deux temps : accusez réception des demandes, puis confirmez les places avant la commande du catering. Gardez une liste imprimée à la table d’inscription et préparez les badges nominatifs à l’avance.
Faites parvenir la présentation plusieurs jours avant la conférence. Testez ensuite le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil, les haut-parleurs et les rallonges avec l’ordinateur qui sera utilisé le jour même.
Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, préparer la table d’inscription et mettre la salle en place. Placez les verres, les assiettes et les couverts avant le début de l’accueil.
Refroidissez les boissons avant l’ouverture et utilisez des thermos pour garder le café et le thé disponibles pendant l’accueil. Pour le déjeuner, préparez les plateaux et les couverts de service de façon à éviter une file unique au moment de servir.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une conférence-déjeuner ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez le lieu et confirmez l’intervenant en premier, puis envoyez les invitations au moins 10 à 14 jours avant la date pour obtenir les réponses alimentaires à temps.
Quand faut-il commander le catering pour une conférence-déjeuner ?: Passez la commande 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir confirmé les inscriptions. Ajoutez une marge pour les derniers changements et transmettez séparément les allergies ou régimes signalés.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription, la décoration et la vaisselle. Ajoutez 30 minutes si la technique doit être montée et testée sur place.
Que faut-il vérifier avant le début d’une conférence-déjeuner ?: Vérifiez au moins 30 minutes avant l’accueil la présentation, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro, les haut-parleurs et les branchements. Contrôlez aussi les boissons refroidies, le café, les badges et la liste des inscrits.

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