Cómo organizar una charla de almuerzo sin contratiempos
Una charla de almuerzo combina una presentación, la recepción de asistentes y un servicio de comida en pocas horas. Empieza reservando el lugar y cerrando la fecha con el ponente; después fija el programa y abre las inscripciones. Las preferencias dietéticas deben recogerse antes de pedir el catering. El día del evento, la técnica, el registro y la comida necesitan responsables y horarios propios para que la presentación no se retrase.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar ponente
- 3
Fijar el programa
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Pedir el catering
- 9
Recibir la presentación
- 10
Comprobar la técnica
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Preparar aperitivos
2 personas
- 14
Preparar el almuerzo
2 personas
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
3 personas
- 18
Montar la mesa de registro
- 19
Colgar la decoración
2 personas
- 20
Preparar la presentación
- 21
Probar el sistema de sonido
2 personas
Evento
- 22
Recepción de participantes
2 personas
- 23
Registrar la asistencia
2 personas
- 24
Servir café y té
2 personas
- 25
Servir el almuerzo
3 personas
- 26
Rellenar las bebidas
- 27
Anunciar al ponente
- 28
Moderación de la charla
- 29
Moderar la ronda de preguntas
- 30
Montar el aperitivo de networking
2 personas
- 31
Servir aperitivos
2 personas
- 32
Retirar la basura de vez en cuando
- 33
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 34
Recoger la vajilla
2 personas
- 35
Lavar la vajilla
2 personas
- 36
Desmontar el mobiliario
3 personas
- 37
Recoger el equipo técnico
2 personas
- 38
Retirar la decoración
2 personas
- 39
Limpiar el lugar
3 personas
- 40
Retirar los residuos
2 personas
- 41
Devolver los materiales
- 42
Retirar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 55
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharillascant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Credencialescant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Folletos del programacant. 60
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el ponente antes de enviar invitaciones. Deja el programa definido con al menos 2 semanas de antelación para que los asistentes sepan a qué hora llegan, comen y termina la charla.
- Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y confirma el número final antes de encargar el catering. Haz esa confirmación entre 3 y 5 días antes del almuerzo, no la víspera.
- Reserva al menos 45 minutos antes de la llegada para montar mesas, sillas, registro y decoración. Prepara también las tarjetas de nombre, credenciales y bolígrafos en la mesa de recepción.
- Prueba proyector, pantalla, portátil, micrófono y altavoces con la presentación real el mismo día. Comprueba cables, alargadores y regletas: una prueba de 15 minutos evita perder el inicio de la charla.
- Enfría las bebidas con tiempo y separa el montaje de café, té y almuerzo. Coloca platos, vasos, copas y cubiertos de servicio antes de abrir la recepción para no abandonar el registro durante la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una charla de almuerzo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al ponente y enviar las invitaciones. Deja cerrados los asistentes, las preferencias dietéticas y el catering entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes al catering?
- Confirma la cifra definitiva de 3 a 5 días antes del evento, junto con las necesidades dietéticas. Si esperas hasta el día anterior, tendrás menos margen para ajustar cantidades y menús.
- ¿Cuánto tiempo antes se prepara el lugar?
- Abre el lugar al menos 45 minutos antes de la llegada de los participantes. Si hay proyector, micrófono y servicio de café o almuerzo, reserva 60 minutos para montar y probarlo todo.
- ¿Qué se prueba antes de una charla con presentación?
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico y los altavoces con la presentación definitiva. Haz una comprobación completa de 15 minutos y revisa también los cables, alargadores y regletas.
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