Zo organiseer je een lunchconcert zonder last-minute stress

Een lunchconcert vraagt om een strakke combinatie van muziek, lunch en techniek. Begin met datum, programma, locatie en artiesten; pas daarna leg je catering en geluidsapparatuur vast. Werk vervolgens toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je de zaalindeling en lunchhoeveelheden kunt bepalen. In de laatste dagen controleer je techniek, servies en tafels en bereid je koffie, thee en lunch afzonderlijk voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten bevestigen
3
Locatie reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Catering reserveren
6
Geluidsapparatuur reserveren
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Definitieve gastenlijst maken
13
Lunchmenu afstemmen
2 personen
14
Artiënteninformatie versturen
15
Indeling van de zaal maken
2 personen
16
Technische benodigdheden controleren
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Verse producten ophalen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Lunch voorbereiden
4 personen
22
Vegetarische lunch apart zetten
2 personen
23
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Buffettafels inrichten
3 personen
28
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Instrumenten en lessenaars plaatsen
3 personen
32
Licht en stroom controleren
2 personen
33
Programma en bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

34
Artiesten ontvangen
2 personen
35
Artiënten soundcheck begeleiden
2 personen
36
Gasten ontvangen
3 personen
37
Programma uitdelen
2 personen
38
Lunchbuffet openen
2 personen
39
Lunch serveren
4 personen
40
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Koffie en thee bijvullen
2 personen
43
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
44
Pauze verzorgen
3 personen
45
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
46
Gasten informeren over vertrek
47
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Overgebleven eten koelen
2 personen
49
Servies verzamelen
3 personen
50
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
51
Instrumenten en lessenaars opruimen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Zaal schoonmaken
3 personen
56
Toiletten schoonmaken
2 personen
57
Decoratie verwijderen
2 personen
58
Apparatuur controleren en inpakken
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Ongebruikte boodschappen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Artiestenstoelenaantal 6

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbasissenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 6
Instrumentkabelsaantal 6
DI-boxenaantal 2
Koptelefoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Bewegwijzeringsbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, artiesten en locatie eerst vast. Reserveer geluidsapparatuur pas nadat je weet hoeveel microfoons, instrumentkabels, DI-boxen en muzieklessenaars nodig zijn.
Stuur uitnodigingen zodra datum, programma en locatie definitief zijn. Vraag tegelijk naar dieetwensen en geef parkeerinformatie; verwerk aanmeldingen in één actuele gastenlijst.
Maak de zaalindeling op basis van zowel zicht op de artiesten als een vlotte lunchstroom. Reserveer aparte ruimte voor buffettafels, koffie en thee, en zet artiestenstoelen niet tussen de lunchtafels.
Controleer de lunchhoeveelheden nadat de aanmeldingen sluiten. Zet vegetarische lunch apart en label dieetmaaltijden vóór het buffet wordt opgebouwd, zodat niemand tijdens het concert hoeft te zoeken.
Plan de laatste technische controle vóór de gasten binnenkomen. Test actieve speakers, mengpaneel en microfoons samen met instrumentkabels en DI-boxen; controleer daarna pas koffie, thee, gekoelde dranken en verse producten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een lunchconcert organiseren?: Leg datum, programma, artiesten en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer catering en geluidsapparatuur direct daarna, omdat die onderdelen de verdere planning bepalen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een lunchconcert?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het concert. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je de gastenlijst, dieetmaaltijden, zaalindeling en lunchbestelling definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, servies en techniek. Houd daarnaast 30 tot 45 minuten vrij voor een volledige geluidscheck met artiesten.
Wanneer bereid je de lunch en drankjes voor?: Bereid houdbare onderdelen en servies de dag ervoor voor. Haal verse producten op de dag zelf op, koel dranken enkele uren vooraf en zet vegetarische en gelabelde dieetmaaltijden apart voordat de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.