Organiser un concert-déjeuner : la bonne méthode
Un concert-déjeuner se prépare en deux volets qui doivent avancer ensemble : l’accueil du public et les contraintes des artistes. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis sécurisez rapidement les autorisations, le catering et la sonorisation. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner les repas, les tables et les boissons. La dernière semaine, concentrez-vous sur le plan de salle, les besoins alimentaires et les vérifications techniques ; le jour même, le buffet et le café doivent être prêts avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Confirmer les artistes
- 3
Réserver le lieu
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Réserver le catering
- 6
Réserver le matériel de sonorisation
- 7
Rédiger les invitations
2 personnes
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Envoyer les infos de parking
- 12
Établir la liste définitive des invités
- 13
Coordonner le menu du déjeuner
2 personnes
- 14
Envoyer les informations aux artistes
- 15
Établir le plan de salle
2 personnes
- 16
Vérifier le matériel technique
2 personnes
- 17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 18
Faire les courses
3 personnes
- 19
Récupérer les produits frais
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Préparer le déjeuner
4 personnes
- 22
Mettre de côté le déjeuner végétarien
2 personnes
- 23
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
- 24
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 25
Installer les tables
4 personnes
- 26
Installer les chaises
3 personnes
- 27
Installer les tables de buffet
3 personnes
- 28
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 29
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 30
Tester les microphones
2 personnes
- 31
Installer les instruments et les pupitres
3 personnes
- 32
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
- 33
Accrocher le programme et la signalétique
2 personnes
Événement
- 34
Accueillir les artistes
2 personnes
- 35
Encadrer la balance sonore des artistes
2 personnes
- 36
Accueillir les invités
3 personnes
- 37
Distribuer le programme
2 personnes
- 38
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
- 39
Servir le déjeuner
4 personnes
- 40
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 43
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
- 44
Assurer la pause
3 personnes
- 45
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
- 46
Informer les invités du départ
- 47
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 48
Réfrigérer les restes
2 personnes
- 49
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 50
Démonter la sono
3 personnes
- 51
Ranger les instruments et les pupitres
3 personnes
- 52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 53
Rassembler les déchets
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Nettoyer la salle
3 personnes
- 56
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 57
Retirer la décoration
2 personnes
- 58
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
- 59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 60
Retourner les courses non utilisées
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Chaises pour artistesqté 6
Vaisselle
- Assiettesqté 70
- Petits bolsqté 70
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 70
- Couteauxqté 70
- Fourchettesqté 70
- Cuillères à caféqté 70
- Couverts de serviceqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Bases de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 4
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
- Carafes d’eauqté 6
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Pupitres de musiqueqté 6
- Câbles d'instrumentsqté 6
- Boîtiers DIqté 2
- Casque audioqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 2
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Lampes d'ambianceqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Pupitres de programmeqté 4
- Panneaux de signalisationqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seau de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez d’abord le lieu, les artistes, le catering et la sonorisation : visez une confirmation au moins 6 à 8 semaines avant le concert, car ces quatre éléments conditionnent tout le reste.
- Fermez les inscriptions 7 jours avant l’événement et demandez les besoins alimentaires au même moment. Préparez ensuite une liste définitive des invités et étiquetez les repas spéciaux pour éviter les recherches au moment du service.
- Envoyez aux artistes les horaires, l’accès au lieu et les informations techniques au plus tard 10 jours avant. Testez les microphones, la table de mixage, les câbles et les boîtiers DI avant l’ouverture des portes.
- Prévoyez le plan de salle avant d’installer les tables : gardez des passages dégagés vers le buffet et réservez des chaises aux artistes. Comptez également les places nécessaires pour le public, l’équipe et les musiciens.
- Le matin du concert, refroidissez les boissons au moins 3 heures à l’avance et préparez séparément le déjeuner végétarien. Mettez le café et le thé en place avant l’arrivée des premiers invités, plutôt qu’au début du service.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert-déjeuner ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, le lieu, les autorisations, le catering et le matériel de sonorisation, puis de gérer les inscriptions.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert-déjeuner ?
- Envoyez-les environ 4 semaines avant la date et fixez une clôture des inscriptions 7 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer le nombre de repas, recueillir les allergies et finaliser le plan de salle.
- Quand faut-il vérifier la sonorisation et les microphones ?
- Faites une première vérification 7 à 10 jours avant, puis un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Contrôlez notamment les câbles, les pieds de micro, les boîtiers DI et le casque audio.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert-déjeuner ?
- Pour le déjeuner, comptez environ 2 à 3 verres par personne, puis ajustez selon la durée et la présence de vin. Refroidissez l’eau et les autres boissons au moins 3 heures avant le service et gardez une réserve accessible.
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