Cómo organizar un concierto al mediodía sin llegar tarde al almuerzo

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Fija primero la hora de la actuación y del almuerzo. Deja al menos 60 minutos entre la llegada del equipo y el inicio del concierto para montar altavoces, micrófonos, soportes y atriles sin hacerlo delante de los invitados.
• Confirma el lugar, los permisos y el equipo de sonido antes de enviar las invitaciones. Pregunta quién aporta la mesa de mezclas, los cables de instrumentos y las cajas DI; darlo por supuesto suele causar problemas el mismo día.
• Cierra las inscripciones varios días antes del concierto y prepara una lista definitiva. Usa ese número para coordinar el menú, las mesas de buffet, las sillas, la vajilla y las bebidas, en lugar de calcular las compras con las respuestas provisionales.
• Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y separa el almuerzo vegetariano de las comidas especiales. Etiqueta las bandejas antes de que lleguen los invitados para que el servicio no dependa de explicaciones de última hora.
• Haz las compras no perecederas con antelación y recoge los productos frescos el día anterior o la misma mañana, según su conservación. Enfría las bebidas, prepara café y té y coloca jarras, termos y bandejas antes de que empiece la actuación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al mediodía?

Empieza al menos 6 semanas antes para fijar el programa, confirmar a los artistas, reservar el lugar y comprobar los permisos. Deja la última semana para cerrar invitados, menú, información de aparcamiento y comprobaciones técnicas.

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto con almuerzo?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes e indica la hora de llegada, el programa, el plazo de inscripción y la información de aparcamiento. Cierra las respuestas al menos 7 días antes para ajustar el menú y la distribución de la sala.

¿Cuánto tiempo hace falta para montar el sonido antes del concierto?

Reserva como mínimo 60 minutos para colocar altavoces activos, micrófonos, soportes, cables y atriles, y añade tiempo para una prueba de sonido. Si participan varios artistas o instrumentos, programa la llegada técnica con 90 minutos de margen.

¿Cuándo preparar la comida y las bebidas del almuerzo?

Compra los productos no perecederos con varios días de margen y recoge los frescos el día anterior o la misma mañana. Enfría las bebidas, prepara las comidas especiales y monta el buffet al menos 30 minutos antes de servir.

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