Een lunchconcert organiseren: zo pak je het aan

Een lunchconcert draait om een korte, duidelijke overgang tussen luisteren en lunchen. Leg eerst datum, locatie, artiesten en speeltijden vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Plan de techniek niet als laatste: geluidsinstallatie, microfoons en instrumenten moeten vóór de ontvangst van bezoekers zijn getest. Op de dag zelf werk je van ruimtecontrole en opbouw naar geluidscheck, artiestenontvangst en buffet. Zo voorkom je dat lunch, muziek en logistiek elkaar in de weg zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Artiesten reserveren
2 personen
3
Programma en speeltijden bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering en boodschappen reserveren
2 personen
8
Technische wensen afstemmen
2 personen
9
Muziekinstrumenten controleren
10
Route en parkeren communiceren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Koelproducten opslaan
2 personen
13
Lunchingrediënten voorbereiden
3 personen
14
Servies en materialen klaarzetten
2 personen

Event

15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
19
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
20
Microfoons en instrumenten aansluiten
3 personen
21
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
22
Buffet en drankenbuffet inrichten
3 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Lunchportioneren
3 personen
25
Artiesten ontvangen
26
Publieksontvangst verzorgen
2 personen
27
Programma aankondigen
28
Lunch serveren
4 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Servies verzamelen
2 personen
31
Pauze catering verzorgen
2 personen
32
Publieksvragen en verzoeken afhandelen
33
Artiesten begeleiden bij vertrek

Nazorg

34
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
35
Meubilair terugplaatsen
4 personen
36
Servies afwassen
3 personen
37
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
40
Geleende spullen retourneren
2 personen
41
Overgebleven catering opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 6

Servies

Bordenaantal 80
Kommenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Instrumentstandaardsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 3

Verlichting

Podiumlampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Menukaartenaantal 70
Programmafoldersaantal 80
Naambadgesaantal 10

Catering

Boodschappen
Koffiefiltersaantal 100
Etiketten voor dieetwensenaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Toiletborstelsaantal 3

Tips

Plan het programma rond de lunch. Houd rekening met opbouw en geluidscheck vóór binnenkomst en reserveer daarna een vast blok voor koffie, thee en het buffet.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit deze inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kun je lunchporties en serveerschalen gericht voorbereiden.
Maak de techniek ruim vóór aanvang klaar. Test luidsprekers, microfoons, instrumenten, kabels en stekkerdozen en houd minimaal 30 minuten over voor het oplossen van storingen.
Controleer de locatie op de ochtend zelf: toiletten, stoelen, tafels, podiumruimte en vluchtvrije looproutes. Zet het buffet zo neer dat bezoekers niet door de luisterruimte hoeven te lopen.
Ontvang artiesten met een afgesproken aankomsttijd en een rustige plek om zich voor te bereiden. Leg route- en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf bij de uitnodiging of bevestiging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lunchconcert organiseren?: Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf voor de catering.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een lunchconcert?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumruimte, geluidsinstallatie, buffet en drank. Plan daarna nog 30 tot 45 minuten voor de geluidscheck en eventuele aanpassingen.
Wanneer doe je de geluidscheck bij een lunchconcert?: Doe de geluidscheck vóór de gasten binnenkomen, meestal 60 tot 90 minuten voor de start van het programma. Controleer per microfoon en instrument het volume en houd kabels vast met gaffer tape.
Wanneer moet je dieetwensen voor een lunchconcert verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk de definitieve lijst 7 dagen vooraf. Controleer op de dag zelf of speciale porties herkenbaar apart staan voordat het buffet opengaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.