Cómo organizar un concierto al mediodía sin contratiempos
Un concierto al mediodía combina una actuación, un almuerzo y una recepción que empieza antes de que llegue el público. Empieza fijando fecha y lugar, reserva a los artistas y cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Después coordina inscripciones, preferencias dietéticas, catering y necesidades técnicas. El día del evento, deja el montaje de sonido y el bufé listos antes de recibir a los músicos y a los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Reservar artistas
2 personas
- 3
Determinar el programa y los horarios de juego
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar el catering y las compras
2 personas
- 8
Coordinar las necesidades técnicas
2 personas
- 9
Comprobar los instrumentos musicales
- 10
Comunicar la ruta y el aparcamiento
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Guardar los productos refrigerados
2 personas
- 13
Preparar los ingredientes del almuerzo
3 personas
- 14
Preparar la vajilla y los materiales
2 personas
Evento
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Comprobar el espacio y los baños
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Despejar el espacio del escenario
2 personas
- 19
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 20
Conectar micrófonos e instrumentos
3 personas
- 21
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 22
Montar el bufé y el bufé de bebidas
3 personas
- 23
Preparar café y té
2 personas
- 24
Porcionar el almuerzo
3 personas
- 25
Recibir a los artistas
- 26
Atender la recepción del público
2 personas
- 27
Anunciar el programa
- 28
Servir el almuerzo
4 personas
- 29
Rellenar las bebidas
2 personas
- 30
Recoger la vajilla
2 personas
- 31
Encargarse del catering del descanso
2 personas
- 32
Atender las preguntas y solicitudes del público
- 33
Acompañar a los artistas en la salida
Seguimiento
- 34
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
- 35
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 36
Lavar la vajilla
3 personas
- 37
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 38
Limpiar el lugar
3 personas
- 39
Comprobar el equipo y los materiales
2 personas
- 40
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 41
Recoger el catering sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillas del vestuariocant. 6
Vajilla
- Platoscant. 80
- Cuencoscant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 100
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Soportes para instrumentoscant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Cinta gaffercant. 3
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Cartas del menúcant. 70
- Folletos del programacant. 80
- Credencialescant. 10
Catering
- Compras
- Filtros de cafécant. 100
- Etiquetas para necesidades dietéticascant. 30
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobillas de bañocant. 3
Consejos
- Cierra el programa y los horarios de actuación antes de enviar las invitaciones. Así puedes comunicar una hora de llegada realista y saber cuándo debe estar servido el almuerzo.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering al menos 7 días antes. El día anterior, prepara por separado los ingredientes refrigerados y comprueba que puedan conservarse fríos.
- Reserva una franja exclusiva para el sonido: monta altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y soportes antes de conectar los instrumentos. Haz la prueba de sonido como mínimo 60 minutos antes de abrir las puertas.
- Calcula la disposición del espacio antes de colocar las mesas y sillas. Deja libre la zona del escenario, una ruta clara hacia los baños y espacio suficiente detrás o al lado para que los músicos guarden sus instrumentos.
- Monta el bufé de comida y bebidas antes de recibir a los artistas. Prepara café y té, coloca jarras de agua y termos, y porciona el almuerzo para que el servicio no interrumpa la actuación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al mediodía?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes: primero fecha, lugar y artistas; después programa, inscripciones, catering y técnica. Reserva la prueba de sonido y confirma el número final de comensales 7 días antes.
- ¿A qué hora debe empezar el montaje de un concierto al mediodía?
- Calcula al menos 3 horas antes de la llegada del público. Reserva los últimos 60 minutos para conectar micrófonos e instrumentos y hacer la prueba de sonido, sin mezclar esa tarea con el montaje del bufé.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para un concierto al mediodía?
- Usa el número de inscripciones confirmadas como base y añade un margen del 10 % para el almuerzo. Para la recepción, calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y confirma las necesidades dietéticas 7 días antes.
- ¿Qué se suele olvidar en un concierto al mediodía?
- A menudo se olvidan los soportes para micrófonos e instrumentos, los cables alargadores, las regletas y la cinta gaffer. Revísalos durante la comprobación técnica y deja preparados también platos, cubiertos, vasos, tazas y utensilios de servicio antes de abrir el lugar.
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