Organiser un concert de déjeuner sans rien laisser au dernier moment

Un concert de déjeuner se prépare sur deux fronts : le repas doit être prêt au moment où le public arrive, et les artistes doivent pouvoir faire leurs balances sans gêner le service. Commencez par verrouiller la date, le lieu, le programme et les horaires, puis faites avancer les inscriptions, le catering et la technique en parallèle. Le jour même, prévoyez une vraie marge pour installer la scène, brancher les microphones et préparer le buffet. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les câbles et l’accueil des artistes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les artistes
2 personnes
3
Définir le programme et les horaires
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver le catering et les courses
2 personnes
8
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
9
Vérifier les instruments de musique
10
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
11
Faire les courses
2 personnes
12
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
13
Préparer les ingrédients du déjeuner
3 personnes
14
Préparer la vaisselle et le matériel
2 personnes

Événement

15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
19
Installer le système de sonorisation
3 personnes
20
Brancher les microphones et les instruments
3 personnes
21
Effectuer la vérification du son
3 personnes
22
Mettre en place le buffet et le buffet de boissons
3 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Portionner le déjeuner
3 personnes
25
Accueillir les artistes
26
Assurer l'accueil du public
2 personnes
27
Annoncer le programme
28
Servir le déjeuner
4 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Rassembler la vaisselle
2 personnes
31
Assurer la restauration de la pause
2 personnes
32
Gérer les questions et demandes du public
33
Accompagner les artistes au départ

Suivi

34
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
35
Remettre le mobilier en place
4 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Contrôler l’équipement et le matériel
2 personnes
40
Rendre les articles empruntés
2 personnes
41
Ranger la nourriture restante du catering

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Chaises des vestiairesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 80
Bolsqté 70
Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ruban gafferqté 3

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Cartes de menuqté 70
Brochures du programmeqté 80
Badges nominatifsqté 10

Catering

Courses
Filtres à caféqté 100
Étiquettes pour les régimes alimentairesqté 30

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Brosses de toilettesqté 3

Conseils

Fixez l’horaire à rebours de l’arrivée du public : gardez au moins 90 minutes avant l’ouverture pour libérer l’espace de scène, installer la sonorisation et faire la vérification du son.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre final au catering au plus tard 5 à 7 jours avant le déjeuner. Deux ou trois portions de marge évitent de manquer un plat.
Réservez un espace séparé pour les instruments, les étuis et les chaises des artistes. Ne placez pas les tables du buffet devant la scène : le passage vers les microphones doit rester libre.
Comptez la vaisselle par personne et prévoyez environ 10 % de pièces supplémentaires : assiettes, verres, tasses, couverts et bols sont souvent oubliés quand le nombre d’inscrits augmente.
Préparez l’itinéraire, le stationnement et un contact joignable avant l’envoi des invitations. Le jour du concert, accueillez les artistes dès leur arrivée et vérifiez immédiatement les instruments, les pieds de micro et les rallonges.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de déjeuner ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les artistes, d’ouvrir les inscriptions, de confirmer les besoins alimentaires et de coordonner la technique.
Quand faut-il confirmer le nombre de repas ?: Arrêtez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement et transmettez ensuite le nombre final au catering. Gardez 2 ou 3 portions supplémentaires si le lieu accepte encore des participants de dernière minute.
À quelle heure les artistes doivent-ils arriver ?: Demandez-leur d’arriver au moins 90 minutes avant le début du concert. Il faut compter ce temps pour décharger les instruments, brancher les microphones et effectuer la balance sans public.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture des portes ?: Prévoyez une vérification finale 30 minutes avant l’arrivée du public : toilettes, tables et chaises, buffet, boissons, café et thé, branchements électriques et espace dégagé devant la scène.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.