Zo organiseer je een lunchbijeenkomst zonder haast

Begin met de datum, locatie en het verwachte aantal gasten. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel tegelijk dieetwensen, zodat je menu en hoeveelheden niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Werk vervolgens van reservering naar boodschappen, voorbereiding en inrichting: eerst houdbaar, daarna vers. Op de dag zelf staan tafels, stoelen, buffet en servies klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Reservering locatie bevestigen
8
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Servies en materiaal controleren
2 personen
11
Programma en tafelschikking maken
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
15
Verse producten koelen
2 personen
16
Soep voorbereiden
2 personen
17
Salades voorbereiden
2 personen
18
Brood en beleg voorbereiden
2 personen
19
Dessert portioneren
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Locatie openen en controleren
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Tafels dekken
4 personen
25
Buffet inrichten
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

28
Ontvangst van deelnemers
3 personen
29
Programma en praktische informatie toelichten
30
Soep en brood serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet aanvullen
3 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Dessert serveren
3 personen
35
Deelnemers begeleiden bij vertrek
2 personen

Nazorg

36
Etensresten veilig verpakken
2 personen
37
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Materialen controleren en opbergen
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen
43
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Serveerwagen

Servies

Dinerbordenaantal 50
Soepkommenaantal 50
Dessertbordjesaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Soepkommenlepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uiterste aanmelddatum minimaal 7 dagen vóór de lunch. Dan heb je tijd om aantallen, dieetwensen, naamkaartjes en de tafelschikking definitief te maken.
Bepaal het menu pas nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Controleer daarna per onderdeel de hoeveelheden, vooral bij soep, brood, beleg, salade en dessert.
Doe houdbare boodschappen eerder en haal verse producten zo laat mogelijk. Zet verse producten direct gekoeld weg en gebruik koelboxen als de locatie niet genoeg koelkast ruimte heeft.
Controleer servies en apparatuur minstens 1 dag vooraf. Tel borden, soepkommen, dessertbordjes, glazen en bestek voor het definitieve aantal gasten en test koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren.
Houd op de lunchdag een vaste volgorde aan: locatie openen, tafels en stoelen plaatsen, tafels dekken en daarna het buffet inrichten. Zet dranken koud voordat de gasten arriveren en houd warm eten tot het laatste moment afgedekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lunchbijeenkomst organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de lunch en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen van tevoren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een lunchbijeenkomst klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur op locatie voor openen, controleren, tafels en stoelen plaatsen, dekken en het buffet opbouwen. Trek extra tijd uit als soep, salades of brood en beleg nog ter plaatse moeten worden klaargezet.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een lunch verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en laat gasten uiterlijk 7 dagen vooraf reageren. Controleer de definitieve lijst opnieuw voordat je het menu en de boodschappen vastlegt.
Wanneer moet ik het buffet van een lunchbijeenkomst inrichten?: Zet het buffet klaar nadat de tafels zijn gedekt, maar pas nadat gekoelde en warme onderdelen op de juiste plek staan. Reken op 20 tot 30 minuten voor schalen, opscheplepels, servetten en naamkaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.