Cómo organizar una reunión de almuerzo paso a paso
Una reunión de almuerzo se organiza mejor empezando por los datos que condicionan todo lo demás: fecha, lugar, número de comensales y preferencias dietéticas. Después se cierra el menú y se calcula la compra, dejando la preparación de los alimentos para el final. Reserva tiempo para confirmar asistentes y preparar mesas, buffet, vajilla y bebidas. El día del almuerzo, revisa primero el espacio y monta el servicio antes de ocuparte de los platos calientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar inscripciones
- 7
Confirmar la reserva del recinto
- 8
Determinar el menú y las cantidades
2 personas
- 9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 10
Comprobar la vajilla y el material
2 personas
- 11
Preparar el programa y la distribución de las mesas
- 12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Clasificar los alimentos no perecederos
2 personas
- 15
Refrigerar los productos frescos
2 personas
- 16
Preparar sopa
2 personas
- 17
Preparar ensaladas
2 personas
- 18
Preparar el pan y los acompañamientos
2 personas
- 19
Porcionar el postre
2 personas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Abrir y revisar el lugar
2 personas
- 22
Montar mesas
3 personas
- 23
Colocar las sillas
3 personas
- 24
Poner la mesa
4 personas
- 25
Montar el buffet
3 personas
- 26
Colgar la decoración
2 personas
- 27
Preparar café y té
2 personas
Evento
- 28
Recepción de participantes
3 personas
- 29
Explicar el programa y la información práctica
- 30
Servir sopa y pan
4 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Reponer el bufé
3 personas
- 33
Servir café y té
2 personas
- 34
Servir el postre
3 personas
- 35
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 36
Empaquetar de forma segura los restos de comida
2 personas
- 37
Recoger y separar la basura
2 personas
- 38
Lavar la vajilla
3 personas
- 39
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 40
Limpiar el lugar
3 personas
- 41
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
- 42
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 43
Repartir la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 48
- Mesas de buffetcant. 2
- Carro de servicio
Vajilla
- Platos de cenacant. 50
- Tazones para sopacant. 50
- Platos de postrecant. 50
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 60
- Cucharillas de cafécant. 50
- Cuchilloscant. 50
- Tenedorescant. 50
- Cucharas para tazones de sopacant. 50
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
Cocina
- Termoscant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Porta-servilletascant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de calcular las cantidades. Pide las preferencias dietéticas y confirma el número definitivo al menos 3 días antes, porque una persona más afecta al menú, la vajilla y la distribución de las mesas.
- Divide la preparación en dos momentos: clasifica los alimentos no perecederos y deja lista la vajilla con antelación; refrigera los productos frescos y enfría las bebidas el día anterior o la mañana del almuerzo.
- Calcula una ración por persona y añade un margen del 10 % para sopa, ensalada, pan y postre. Comprueba también que haya un plato de cena, un plato de postre, un cuenco de sopa y los cubiertos correspondientes por comensal.
- Monta el buffet antes de sentar a los invitados: coloca primero platos y cuencos, después los alimentos y al final cucharones, bandejas y servilletas. Así evitas cruces cuando la gente empiece a servirse.
- Prepara la distribución de las mesas y las tarjetas de nombre antes de abrir el lugar. Reserva al menos 60 minutos para colocar mesas, sillas, manteles, vajilla, bebidas, termos y máquinas de café.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de almuerzo?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para fijar fecha, lugar y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes del almuerzo.
- ¿Cuánta comida necesito para una reunión de almuerzo?
- Calcula una ración por persona y añade aproximadamente un 10 % de margen. Haz el cálculo definitivo cuando hayas confirmado el número de asistentes y las dietas especiales.
- ¿Qué se puede preparar el día anterior para un almuerzo?
- El día anterior puedes clasificar los alimentos no perecederos, preparar parte de la sopa y las ensaladas, porcionar el postre y enfriar las bebidas. Deja para el mismo día los productos frescos más delicados y el montaje final del buffet.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?
- Reserva como mínimo 60 minutos para abrir y revisar el lugar, montar mesas y sillas, poner los manteles, colocar la vajilla y preparar el buffet. Añade otros 15 minutos si todavía tienes que ajustar la distribución o poner las tarjetas de nombre.
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