Organiser un déjeuner de réunion, étape par étape

Un déjeuner de réunion se prépare d’abord comme un rendez-vous de travail, puis comme un repas collectif. Commencez par fixer la date, le lieu et le nombre de participants, avant de choisir le menu et les quantités. Les besoins alimentaires, le plan de table et le matériel doivent être confirmés assez tôt. Le jour J, prévoyez un enchaînement simple : installation de la salle, buffet, boissons au frais, puis dressage et accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Confirmer la réservation du lieu
8
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
11
Préparer le programme et le plan de table
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Trier les courses non périssables
2 personnes
15
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
16
Préparer la soupe
2 personnes
17
Préparer les salades
2 personnes
18
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
19
Portionner le dessert
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Dresser les tables
4 personnes
25
Installer le buffet
3 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

28
Accueil des participants
3 personnes
29
Présenter le programme et les informations pratiques
30
Servir la soupe et le pain
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Servir le dessert
3 personnes
35
Accompagner les participants au départ
2 personnes

Suivi

36
Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
37
Collecter et trier les déchets
2 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes
43
Répartir les restes de nourriture
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 48
Tables de buffetqté 2
Chariot de service

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Bol à soupeqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 60
Cuillères à caféqté 50
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillères à soupeqté 50
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 6
Badges nominatifsqté 50
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant le déjeuner et fixez une date limite d’inscription. Gardez ensuite 2 à 3 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Demandez les allergies, régimes particuliers et restrictions alimentaires dès l’inscription. Utilisez le nombre confirmé de participants pour ajuster le menu, le pain, le dessert et les portions de soupe.
Vérifiez le matériel avant les courses : comptez les assiettes, couverts, verres, tasses et ustensiles de service, puis ajoutez une marge d’environ 10 % si le groupe est nombreux.
Préparez les éléments qui supportent l’attente la veille, notamment la soupe, les salades, le pain et les garnitures selon le menu retenu. Réfrigérez les produits frais et mettez les boissons au frais suffisamment tôt.
Commencez l’installation de la salle au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Montez les tables et les chaises, préparez le plan de table et les badges, puis installez le buffet avant de dresser les tables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un déjeuner de réunion ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour gérer les invitations, les inscriptions, les besoins alimentaires et la réservation du lieu. Gardez les 2 ou 3 derniers jours pour confirmer le nombre de participants et ajuster les quantités.
Quand demander les allergies pour un déjeuner de réunion ?: Demandez-les dans l’invitation et fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant le repas. Confirmez ensuite les besoins particuliers avec les participants concernés avant de finaliser le menu.
Quand préparer la soupe et les salades ?: Préparez la soupe et les salades la veille lorsque les recettes le permettent, puis conservez les produits frais au réfrigérateur. Le jour J, prévoyez environ 60 à 90 minutes pour le dressage, le buffet et les dernières vérifications.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Ouvrez le lieu environ 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de dresser les tables, de mettre les boissons au frais et de placer le buffet sans précipitation.

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