Zo organiseer je een lotgenotendag

Begin een lotgenotendag niet met de boodschappen, maar met het doel, de datum en een programma dat rust en ruimte biedt. Reserveer daarna een toegankelijke locatie en open de aanmeldingen, zodat je dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en contactgegevens op tijd verzamelt. Plan begeleiders en vrijwilligers per onderdeel en brief gespreksbegeleiders vooraf. In de laatste week maak je het programma definitief, controleer je de deelnemerslijst en regel je catering, materialen, techniek en route-informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Toegankelijkheidsbehoeften verzamelen
10
Contactgegevens deelnemers controleren
11
Begeleiders en vrijwilligers inplannen
2 personen
12
Gespreksbegeleiders briefen
2 personen
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Route en parkeerinformatie versturen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare boodschappen opslaan
2 personen
21
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
22
Materialen naar locatie brengen
3 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimtes en toiletten controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
27
Naamkaartjes klaarleggen
28
Gespreksruimtes inrichten
3 personen
29
Rustruimte inrichten
2 personen
30
Versiering ophangen
2 personen
31
Geluidsapparatuur testen
2 personen
32
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
34
Hapjes voorbereiden
4 personen
35
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen

Event

36
Ontvangstbalie bemensen
2 personen
37
Deelnemers verwelkomen
3 personen
38
Aanwezigheid registreren
2 personen
39
Programma toelichten
40
Kennismakingsronde begeleiden
2 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Gespreksgroepen begeleiden
6 personen
44
Hapjes aanvullen
2 personen
45
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
46
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
47
Pauzeruimte verzorgen
2 personen
48
Avondprogramma begeleiden
3 personen
49
Muziek bedienen
50
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
51
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

52
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
53
Eten en drinken opruimen
3 personen
54
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
57
Versiering verwijderen
2 personen
58
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Toiletten schoonmaken
2 personen
61
Materialen terugbrengen
3 personen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
64
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Loungebankenaantal 2
Bijzettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Kommenaantal 30
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Presentatiescherm
Steekwagens
Kabelhaspelsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 70
Naamkaartstandaardsaantal 10
Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Rustgevende plaidsaantal 6
Kussensaantal 10
Flip-oversaantal 3
Flip-overpapieraantal 3
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 70
Programmaflyersaantal 70
Pijlenstickersaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Stembriefjesaantal 100
Stiften voor deelnemersaantal 30
Kletspotaantal 2
Gesprekskaartenaantal 6
Pennenbakjesaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen
Buffetbakkenaantal 8
Serveerplateausaantal 8
Broodmandenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6

Tips

Plan eerst de inhoud en tijdsindeling en reserveer daarna de locatie. Controleer niet alleen de ingang, maar ook toiletten, looproutes, zitmogelijkheden en de ruimte voor gesprekken.
Open de aanmeldingen zodra datum, programma en locatie vaststaan. Vraag meteen naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en een actueel telefoonnummer; controleer die gegevens uiterlijk één week voor de dag.
Geef gespreksbegeleiders vooraf een korte briefing met de duur van elk gesprek, de groepsindeling en wie aanspreekpunt is. Plan bovendien voldoende begeleiders en vrijwilligers, zodat niemand tegelijk ontvangst, techniek en begeleiding moet doen.
Stuur route- en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet op de deelnemerslijst ook praktische bijzonderheden en leg naamkaartjes, programma’s en contactgegevens klaar voordat de locatie opengaat.
Bereken catering per deelnemer en leg houdbare boodschappen eerder klaar dan koelproducten. Test laptop, beamer, presentatiescherm, geluidsset en draadloze microfoons op locatie en neem verlengkabels en stekkerdozen mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lotgenotendag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg het programma in de eerste 2 weken vast; open daarna de aanmeldingen zodat je tijd houdt voor begeleiding, catering en toegankelijkheidsvragen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een lotgenotendag?: Plan minimaal één aanspreekpunt voor de organisatie en per gespreksgroep een gespreksbegeleider. Voeg bij grotere groepen extra vrijwilligers toe voor ontvangst, catering en praktische hulp, zodat deze taken niet door de begeleiders tijdens gesprekken worden uitgevoerd.
Wanneer moet je dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uitvragen?: Vraag beide uit bij de aanmelding en controleer de gegevens uiterlijk 7 dagen voor de lotgenotendag. Geef wijzigingen daarna direct door aan de catering en locatie, omdat aanpassingen op de dag zelf vaak beperkt mogelijk zijn.
Wanneer test je de techniek voor een lotgenotendag?: Test laptop, beamer, presentatiescherm, geluidsset en microfoons uiterlijk één dag vooraf; doe op locatie nog een korte controle voor opening. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de stroompunten in de ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.