Cómo organizar una jornada de encuentro sin improvisar
Una jornada de encuentro necesita más que reservar un espacio y enviar invitaciones. Empieza fijando la fecha y el programa, y después organiza las inscripciones, las necesidades de accesibilidad y la logística del lugar. El número final de participantes determina el catering, las mesas, las sillas y el material técnico. La última semana sirve para cerrar datos y compras; el día anterior, para preparar materiales y productos refrigerados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Comprobar la accesibilidad de la ubicación
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir inscripciones
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Recopilar necesidades de accesibilidad
- 10
Comprobar los datos de contacto de los participantes
- 11
Organizar a los acompañantes y voluntarios
2 personas
- 12
Informar a los moderadores de conversaciones
2 personas
- 13
Definir el programa final
2 personas
- 14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 15
Imprimir la lista de participantes
- 16
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
- 17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Guardar la compra de larga duración
2 personas
- 21
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
- 22
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Comprobar los espacios y los aseos
2 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 27
Preparar tarjetas con nombres
- 28
Montar las salas de reunión
3 personas
- 29
Montar la zona de descanso
2 personas
- 30
Colgar la decoración
2 personas
- 31
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 32
Preparar el material de presentación
2 personas
- 33
Preparar café y té
3 personas
- 34
Preparar aperitivos
4 personas
- 35
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Evento
- 36
Atender el mostrador de recepción
2 personas
- 37
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
- 38
Registrar la asistencia
2 personas
- 39
Presentar el programa
- 40
Guiar la ronda de presentación
2 personas
- 41
Servir café y té
3 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Guiar los grupos de conversación
6 personas
- 44
Reponer los aperitivos
2 personas
- 45
Servir la cena
4 personas
- 46
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
- 47
Preparar el espacio de descanso
2 personas
- 48
Coordinar el programa de la noche
3 personas
- 49
Controlar la música
- 50
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
- 51
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
- 52
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 53
Recoger comida y bebida
3 personas
- 54
Separar y desechar los residuos
3 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 57
Retirar la decoración
2 personas
- 58
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
- 59
Limpiar el lugar
4 personas
- 60
Limpiar los baños
2 personas
- 61
Devolver los materiales
3 personas
- 62
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 63
Guardar la comida sobrante
2 personas
- 64
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mantelescant. 8
- Sofás loungecant. 2
- Mesas auxiliarescant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Cuencoscant. 30
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de presentación
- Carros de mano
- Enrollacablescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Termoscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 10
- Guirnaldascant. 8
- Decoración de mesacant. 12
- Mantas reconfortantescant. 6
- Cojinescant. 10
- Pizarras de hojascant. 3
- Papel para rotafoliocant. 3
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 70
- Bloc de notascant. 70
- Folletos del programacant. 70
- Pegatinas de flechascant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Papeletascant. 100
- Rotuladores para los participantescant. 30
- Kletspotcant. 2
- Tarjetas de conversacióncant. 6
- Portalápicescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Luces decorativascant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Catering
- Compras
- Bandejas de bufécant. 8
- Bandejas para servircant. 8
- Cestas de pancant. 6
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Neverascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de gomacant. 6
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y una primera versión del programa antes de redactar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para las inscripciones si necesitas calcular catering y organizar acompañantes o voluntarios.
- Pide en el formulario las preferencias dietéticas, las necesidades de accesibilidad y un teléfono o correo de contacto. Revisa esos datos 3 días antes y confirma cualquier caso dudoso directamente con la persona.
- Comprueba la accesibilidad del lugar antes de reservar: entrada, aseos, circulación entre mesas y espacio para sillas. No esperes al día del encuentro para descubrir que una sala o un aseo no se puede utilizar.
- Calcula la comida y la bebida a partir del número confirmado, no del número de invitaciones enviadas. Haz la compra de larga duración con antelación y guarda en frío los productos refrigerados como máximo el día anterior.
- Reserva una franja de montaje de al menos 90 minutos para colocar mesas, sillas, manteles, tarjetas de nombre y equipos. Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos, los cables y las regletas antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de encuentro?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si el grupo es mediano y necesitas reservar un lugar, abrir inscripciones y coordinar catering. Deja cerrados el programa y el número de participantes entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas cuando tengas confirmados la fecha, el horario, la dirección y una descripción básica del programa, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas al menos 10 días para poder recoger dietas y necesidades de accesibilidad.
- ¿Cómo calcular el catering para una jornada de encuentro?
- Usa el número de inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para cubrir cambios de última hora. Separa las opciones según las preferencias dietéticas y revisa las cantidades 2 o 3 días antes de hacer la compra.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?
- Reserva como mínimo 90 minutos para abrir el lugar, revisar los aseos, colocar mesas y sillas y preparar el material. Si utilizas sonido, micrófonos, proyector o pantalla, añade otros 30 minutos para probarlos con calma.
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