Einen Tag der Gleichgesinnten organisieren
Ein Tag der Gleichgesinnten gelingt, wenn Programm, Teilnehmende und praktische Abläufe früh zusammengeführt werden. Beginne mit Termin und Ort, prüfe die Barrierefreiheit und öffne danach die Anmeldung. Erst wenn Ernährungswünsche, Unterstützungsbedarfe und Kontaktdaten vorliegen, lassen sich Betreuung, Catering und Raumaufteilung zuverlässig planen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Materialtransport und einen klaren Aufbauplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Barrierefreiheit der Location prüfen
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Bedarfe an Barrierefreiheit erfassen
- 10
Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen
- 11
Betreuer und Freiwillige einplanen
2 Personen
- 12
Gesprächsleiter briefen
2 Personen
- 13
Programm finalisieren
2 Personen
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Teilnehmerliste ausdrucken
- 16
Route und Parkinformationen versenden
- 17
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Haltbare Lebensmittel lagern
2 Personen
- 21
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
- 22
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 27
Namensschilder bereitlegen
- 28
Gesprächsräume einrichten
3 Personen
- 29
Ruheraum einrichten
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Tonanlage testen
2 Personen
- 32
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 35
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
Event
- 36
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 37
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
- 38
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 39
Programm vorstellen
- 40
Kennenlernrunde moderieren
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Gesprächsgruppen begleiten
6 Personen
- 44
Snacks auffüllen
2 Personen
- 45
Abendessen servieren
4 Personen
- 46
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
- 47
Pausenraum einrichten
2 Personen
- 48
Abendprogramm betreuen
3 Personen
- 49
Musik bedienen
- 50
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
- 51
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 52
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 53
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 54
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 56
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
2 Personen
- 58
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
- 59
Location reinigen
4 Personen
- 60
Toiletten reinigen
2 Personen
- 61
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 62
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 63
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 64
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- TischdeckenAnz. 8
- LoungebänkeAnz. 2
- BeistelltischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- SchalenAnz. 30
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 60
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- Soundanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Beamer
- Präsentationsbildschirm
- Sackkarren
- KabeltrommelnAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 12
Dekoration
- NamensschilderAnz. 70
- NamenskartenständerAnz. 10
- GirlandenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 12
- Beruhigende PlaidsAnz. 6
- KissenAnz. 10
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-PapierAnz. 3
- MarkerAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 70
- NotizblöckeAnz. 70
- ProgrammflyerAnz. 70
- PfeilaufkleberAnz. 20
- InfotafelnAnz. 8
- StimmzettelAnz. 100
- Stifte für TeilnehmerAnz. 30
- PlauderboxAnz. 2
- GesprächskartenAnz. 6
- StiftehalterAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Catering
- Einkäufe
- BuffetbehälterAnz. 8
- ServierplattenAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- GummihandschuheAnz. 6
Tipps
- Lege Termin, Programm und Raum zuerst fest. Prüfe nicht nur den Zugang, sondern auch Toiletten, Bewegungsflächen und die Erreichbarkeit mit Auto und öffentlichen Verkehrsmitteln.
- Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarfe nicht kurz vor dem Termin nachfassen musst. Plane eine letzte Prüfung der Kontaktdaten etwa eine Woche vorher ein.
- Briefe Gesprächsleitungen und teile Betreuer sowie Freiwillige mit festen Aufgaben ein. Eine ausgedruckte Teilnehmerliste und vorbereitete Namensschilder sparen beim Empfang Zeit.
- Berechne das Catering erst nach dem Anmeldeschluss und trenne haltbare Lebensmittel von Kühlprodukten. Kühlboxen, Wasserkannen, Kaffeemaschinen und Geschirr sollten spätestens am Vortag gezählt und zugeordnet werden.
- Plane den Aufbau als eigenen Ablauf: Location öffnen, Räume und Toiletten kontrollieren, Tische und Stühle stellen und anschließend Soundanlage, Mikrofone sowie Beamer testen. So bleiben technische Probleme nicht bis zum Beginn unbemerkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der Gleichgesinnten planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Locationsuche. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen geöffnet sein, damit du Betreuung, Catering und Barrierefreiheitsbedarfe belastbar planen kannst.
- Wann sollte die Anmeldung für den Tag der Gleichgesinnten schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Dann bleiben ausreichend Zeit für Teilnehmerliste, Namensschilder, Ernährungswünsche, Sitzordnung und die Cateringmengen.
- Wie prüft man die Barrierefreiheit einer Veranstaltungslocation?
- Kontrolliere mindestens vier Punkte: stufenloser Zugang, ausreichend breite Wege, geeignete Toiletten und erreichbare Sitzplätze. Frage außerdem bei der Anmeldung nach individuellen Bedarfen und gleiche diese spätestens eine Woche vorher mit der Location ab.
- Wann sollte man Technik und Räume für die Veranstaltung aufbauen?
- Öffne die Location mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, kontrolliere Räume und Toiletten und teste danach Soundanlage, Funkmikrofone, Laptop und Beamer.
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