Zo organiseer je een live-muziekfeest

Begin met de twee onderdelen die je planning bepalen: de locatie en de artiest. Leg daarna het muziekprogramma, de uitnodigingen en de praktische informatie voor bezoekers vast. Regel apparatuur en catering ruim op tijd, want geluidsinstallatie, dieetwensen en parkeergegevens worden vaak te laat gecontroleerd. Op de dag zelf werk je van opbouw naar test: eerst de ruimte, dan podium en techniek, daarna buffet, drank en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie bevestigen
2
Artiest bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Parkeerinformatie delen
7
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
8
Apparatuur reserveren
9
Catering bestellen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Artiestenruimte inrichten
2 personen
12
Route naar locatie controleren
13
Weersverwachting controleren
14
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
15
Podiumplek vrijmaken
3 personen
16
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
17
Microfoons aansluiten
2 personen
18
Geluidsniveau testen
2 personen
19
Verlichting installeren
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Buffet opbouwen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
24
Toiletten controleren
25
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Aanmeldingen afvinken
2 personen
28
Artiesten begeleiden
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken uitgeven
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet aanvullen
2 personen
33
Geluidsinstallatie bedienen
34
Optredens aankondigen
35
Podium en publiek controleren
2 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Apparatuur afbouwen
3 personen
39
Meubilair terugzetten
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Koelboxen legen
2 personen
42
Afval wegbrengen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Verlichting opruimen
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Artiesten uitbetalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 65
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamertafel
Kleedkamerstoelenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Speakerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonpomp

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 30
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck niet pas bij binnenkomst van de gasten. Bouw actieve speakers, mengtafel, microfoons en statieven zo op dat je minstens 60 minuten vóór aanvang het geluidsniveau kunt testen.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór het feest door aan de catering. Zet opscheplepels, tangen en serveerschalen al klaar bij het buffet.
Maak parkeerinformatie en de route naar de locatie uiterlijk 48 uur vooraf compleet. Controleer op de dag zelf opnieuw de route en deel eventuele wijzigingen direct met de aangemelde gasten.
Richt een aparte artiestenruimte in met een kleedkamertafel en stoelen voordat de muzikanten aankomen. Zo blijft de podiumplek vrij voor de opbouw en voorkom je dat kabels en instrumenten tussen de gasten staan.
Zet dranken minimaal 2 uur voor de start koud en plaats herbruikbare drinkglazen, wijnglazen, borden en bestek op een vaste plek. Controleer daarna de toiletten en zet afvalpunten neer voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een live-muziekfeest organiseren?: Leg de locatie en artiest bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vóór het feest, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, dieetwensen en catering.
Wanneer doe je de soundcheck bij een live-muziekfeest?: Plan de soundcheck minstens 60 minuten vóór de ontvangst van de gasten. Test microfoons, kabels, speakers, mengtafel en het geluidsniveau met de artiest op de plek waar die optreedt.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een live-muziekfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Zet de drank minimaal 2 uur vooraf koud en houd extra water beschikbaar tijdens het optreden.
Wanneer moet ik de catering voor een live-muziekfeest bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf en geef het bevestigde aantal gasten en de dieetwensen door. Bouw het buffet op voordat de gasten arriveren, zodat de start van het muziekprogramma niet wordt onderbroken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.