Organiser une fête avec musique live, étape par étape

Pour organiser une fête avec musique live, commencez par bloquer le lieu et confirmer l’artiste avant d’envoyer les invitations. Ensuite, coordonnez les inscriptions, les besoins alimentaires, le stationnement et le programme musical. La technique demande une vraie marge : prévoyez l’installation du son, des micros et des éclairages avant l’arrivée des invités, puis testez le niveau sonore. Le jour J, gardez du temps pour le catering, la loge des artistes, les boissons au frais et les déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu
2
Confirmer l’artiste
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Partager les informations de stationnement
7
Conserver le programme musical
2 personnes
8
Réserver l’équipement
9
Commander le catering
10
Faire les courses
2 personnes
11
Aménager la loge des artistes
2 personnes
12
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
13
Vérifier les prévisions météo
14
Installer les tables et les chaises
4 personnes
15
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
16
Installer le système de sonorisation
3 personnes
17
Brancher les microphones
2 personnes
18
Tester le niveau sonore
2 personnes
19
Installer l'éclairage
2 personnes
20
Suspendre la décoration
3 personnes
21
Monter le buffet
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
24
Vérifier les toilettes
25
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

26
Accueillir les invités
2 personnes
27
Cocher les inscriptions
2 personnes
28
Accompagner les artistes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Distribuer les boissons
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
33
Gérer l’installation sonore
34
Annoncer les spectacles
35
Contrôler la scène et le public
2 personnes
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

38
Démonter le matériel
3 personnes
39
Remettre le mobilier en place
3 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Vider les glacières
2 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Nettoyer le lieu
3 personnes
44
Ranger l'éclairage
2 personnes
45
Rendre les articles empruntés
2 personnes
46
Payer les artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 65
Tables de buffetqté 3
Table de loge
Chaises des vestiairesqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds d'enceinteqté 2
Câbles audioqté 8
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballons

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Verres à vinqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Planches à découperqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 5
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Confirmez le lieu et l’artiste avant toute invitation. Gardez au moins deux semaines entre l’envoi des invitations et la fête pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Réservez l’équipement technique dès que le programme est fixé. Vérifiez que la table de mixage, les microphones, les pieds d’enceinte, les câbles, les multiprises et les rallonges sont disponibles avant le jour J.
Libérez l’emplacement du podium avant d’installer les tables et les chaises. Prévoyez au moins 90 minutes pour monter le système de sonorisation, brancher les micros, installer les projecteurs LED et tester le niveau sonore.
Aménagez la loge des artistes avant leur arrivée, avec une table et des chaises séparées de l’espace buffet. Transmettez aussi l’itinéraire vers le lieu au moins 48 heures à l’avance pour éviter les retards.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et préparez la vaisselle, les plateaux de service et les pinces avant l’arrivée du catering. Vérifiez les toilettes et installez les points de collecte des déchets avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête avec musique live ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et l’artiste, d’envoyer les invitations au moins 2 semaines avant l’événement et de réserver le matériel technique.
Quand faut-il installer la sonorisation pour une fête avec musique live ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités, puis gardez 30 minutes pour tester les micros, les câbles et le niveau sonore. Ajoutez du temps si l’espace est extérieur ou si plusieurs intervenants actifs participent.
Combien de boissons prévoir pour une fête avec musique live ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure et par personne. Mettez-les au frais plusieurs heures à l’avance et prévoyez des verres réutilisables ainsi que des verres à vin si nécessaire.
Que faut-il prévoir pour les artistes le jour de la fête ?: Préparez une loge séparée au moins 30 minutes avant leur arrivée, avec une table et des chaises. Envoyez l’itinéraire et les informations de stationnement 48 heures à l’avance, puis conservez le programme musical à portée de main.

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