Cómo organizar una fiesta con música en vivo sin improvisar
Una fiesta con música en vivo se organiza en dos líneas paralelas: la experiencia de los invitados y las necesidades técnicas del artista. Empieza cerrando el lugar y el grupo, y después confirma asistentes, preferencias dietéticas, aparcamiento y catering. Durante la última semana, revisa la previsión, la ruta y el programa musical. El día del evento, monta primero sonido, iluminación y zona de artistas; deja el buffet, las bebidas y la decoración para el tramo final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar el lugar
- 2
Confirmar artista
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Compartir información sobre el aparcamiento
- 7
Registrar el programa musical
2 personas
- 8
Reservar equipo
- 9
Pedir el catering
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Montar la zona de artistas
2 personas
- 12
Comprobar la ruta al lugar
- 13
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 14
Montar mesas y sillas
4 personas
- 15
Liberar el espacio del podio
3 personas
- 16
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 17
Conectar los micrófonos
2 personas
- 18
Probar el nivel de sonido
2 personas
- 19
Instalar la iluminación
2 personas
- 20
Colgar la decoración
3 personas
- 21
Montar el buffet
3 personas
- 22
Enfriar las bebidas
2 personas
- 23
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
- 24
Comprobar los baños
- 25
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
- 26
Recibir a los invitados
2 personas
- 27
Marcar las inscripciones
2 personas
- 28
Acompañar a los artistas
- 29
Servir aperitivos
3 personas
- 30
Repartir bebidas
2 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Reponer el bufé
2 personas
- 33
Operar el sistema de sonido
- 34
Anunciar las actuaciones
- 35
Comprobar el escenario y al público
2 personas
- 36
Recoger la basura
2 personas
- 37
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 38
Desmontar el equipo
3 personas
- 39
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 40
Lavar la vajilla
3 personas
- 41
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 42
Llevar la basura
2 personas
- 43
Limpiar el lugar
3 personas
- 44
Recoger la iluminación
2 personas
- 45
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 46
Pagar a los artistas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillascant. 65
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de camerino
- Sillas del vestuariocant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba para globos
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Copas de vinocant. 30
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 5
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el artista antes de enviar las invitaciones. Cuando tengas ambas confirmaciones, pide las inscripciones y fija una fecha límite de respuesta de 7 días para calcular comida, sillas, vasos y copas.
- Reserva el equipo de sonido con al menos 2 semanas de margen. Comprueba que haya altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables, regletas y alargadores; una prueba de sonido de 60 minutos evita descubrir conexiones incompatibles justo antes de empezar.
- Define una zona de artistas separada del podio y del buffet. Deja preparada una mesa de camerino y sillas, y libera el espacio del escenario como mínimo 2 horas antes de la llegada del público.
- Monta el sonido y la iluminación antes de colocar mesas, decoración y comida. Prueba cada micrófono y el nivel general, instala las luces LED y reserva las guirnaldas y globos para después, cuando ya no haya cables atravesando la zona de trabajo.
- Enfría las bebidas y monta el buffet en el último tramo. Coloca vasos reutilizables, copas, platos, cubiertos, cucharones y pinzas junto a la comida, y distribuye puntos de basura antes de que lleguen los primeros invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que contratar la música en vivo?
- Intenta confirmar al artista y el lugar entre 4 y 8 semanas antes. Para fechas muy solicitadas, conviene hacerlo con 2 o 3 meses de margen para tener tiempo de ajustar el programa y reservar el equipo.
- ¿Cuándo se debe enviar la invitación a una fiesta con música en vivo?
- Envíala cuando el lugar y el artista estén confirmados, normalmente entre 3 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones 7 días antes para calcular el catering, las bebidas, las mesas y las sillas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido?
- Reserva al menos 2 horas para colocar altavoces, soportes, mesa de mezclas, micrófonos y cableado. Añade 30-60 minutos para probar niveles, solucionar interferencias y coordinar el programa musical con el artista.
- ¿Qué se prepara primero el día de la fiesta?
- Empieza por la zona de artistas, el espacio del podio, el sistema de sonido y la iluminación, unas 3 horas antes de recibir invitados. Monta el buffet, enfría las bebidas y coloca la vajilla durante la última hora, cuando el equipo técnico ya esté probado.
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