Zo organiseer je een literatuurfestival

Begin met de datum, tijden en zaalindeling voordat je auteurs benadert. Bouw daarna het programma op, bevestig iedere spreker schriftelijk en werk terug naar uitnodigingen, promotie en aanmeldingen. Plan techniek, catering, boekverkoop en vrijwilligers als aparte onderdelen; vooral aansluitingen, dieetwensen en last-minute wijzigingen worden snel vergeten. Gebruik op de dag zelf één draaiboek met contactlijst en controleer alle ruimtes voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Auteurs en sprekers benaderen
2 personen
4
Programmaonderdelen samenstellen
3 personen
5
Sprekers definitief bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Boekentafel en verkoop regelen
2 personen
12
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
13
Promotie op sociale media plaatsen
14
Programma online publiceren
15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
16
Sprekersinformatie verzamelen
17
Draaiboek en contactlijst afdrukken
18
Naamkaartjes voor sprekers maken
19
Programmafolders samenstellen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Verse catering ophalen
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Leveringen aannemen
2 personen
25
Ruimtes controleren
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Boekentafel inrichten
2 personen
29
Cateringbuffet inrichten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
32
Techniek aansluiten
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Presentatielaptops testen
2 personen
35
Verlichting en bewegwijzering plaatsen
3 personen
36
Programmafolders klaarleggen
2 personen

Event

37
Sprekers ontvangen
2 personen
38
Sprekersbriefing verzorgen
2 personen
39
Bezoekers registreren
3 personen
40
Bezoekers naar zalen verwijzen
2 personen
41
Festival openen
42
Auteursgesprek begeleiden
2 personen
43
Voorleessessie begeleiden
2 personen
44
Pauzedranken serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Boekentafel bedienen
2 personen
47
Workshop begeleiden
2 personen
48
Cateringbuffet aanvullen
2 personen
49
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
50
Poëzieoptreden begeleiden
2 personen
51
Publieksvragen verzamelen
52
Techniek tijdens programma bedienen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
55
Afsluitend woord verzorgen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
58
Catering opruimen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Boekentafel afbouwen
2 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
65
Zalen schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven catering opruimen
2 personen
70
Sprekersbedankjes bezorgen
71
Bezoekersmail versturen
72
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Kleedkamerrekkenaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatielaptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-C-adaptersaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Programmapostersaantal 12
Welkomstbordaantal 2
Naamkaartjesaantal 30
Krijtbordenaantal 8
Slingersaantal 12
Boekentafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg per programmaonderdeel vooraf de duur, zaal, moderator en benodigde techniek vast. Plan daarnaast minimaal 10 minuten wisseltijd tussen twee auteursgesprekken, zodat uitloop niet meteen het hele programma verschuift.
Bevestig sprekers niet alleen met een naam en tijdstip. Verzamel uiterlijk 2 weken vooraf hun biografie, portret, presentatiebestanden en praktische informatie over aankomst en verblijf.
Sluit de aanmeldingen voor catering 5 tot 7 dagen voor het festival en vraag dieetwensen actief uit. Tel daarna bezoekers, sprekers en vrijwilligers afzonderlijk, zodat koffie, water en maaltijden niet op één onduidelijke schatting zijn gebaseerd.
Test beeld en geluid in de echte zaal, bij voorkeur 2 uur voor opening. Controleer draadloze microfoons, projectoren, HDMI- en USB-C-aansluitingen en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de techniek nodig is.
Maak per vrijwilliger één duidelijke taak en een starttijd. Druk het draaiboek, de contactlijst en het programma af; een online versie helpt niet wanneer iemand tijdens een sessie snel een telefoonnummer nodig heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een literatuurfestival te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalig festival met meerdere auteurs. Reserveer de locatie en benader sprekers in de eerste 2 weken, zodat je nog tijd houdt voor bevestigingen, promotie en techniek.
Wanneer moet ik auteurs uitnodigen voor een literatuurfestival?: Benader auteurs bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf en vraag uiterlijk 6 weken voor de datum om een definitieve bevestiging. Verzamel 2 weken vooraf alle sprekersinformatie voor programma, aankondigingen en naamkaartjes.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een literatuurfestival?: Plan minimaal 2 uur voor zaalindeling, techniek, boekentafel, bewegwijzering en catering. Open de locatie eerder als er leveringen of meerdere zalen zijn; test microfoons en presentaties voordat bezoekers arriveren.
Wanneer regel je catering voor een literatuurfestival?: Reserveer catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen redelijk vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Verzamel dieetwensen 5 tot 7 dagen voor het festival en controleer de levering bij binnenkomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.