So organisierst du ein Literaturfestival

Ein Literaturfestival braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst stehen Termin, Ort und Raumaufteilung fest, danach folgen Programm, Autoren und Anmeldungen. Plane Technik, Catering und Büchertisch nicht erst in der letzten Woche, besonders wenn mehrere Lesungen parallel stattfinden. Kurz vor dem Termin müssen Sprecherinformationen, Programmhefte, Namensschilder und Helferpläne zusammenkommen. Am Veranstaltungstag helfen ein gedruckter Ablaufplan und eine Kontaktliste, damit Lieferungen, Einlass und Raumwechsel nicht an Einzelpersonen hängen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum und -zeiten festlegen
2 Personen
2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
3
Autoren und Redner ansprechen
2 Personen
4
Programmpunkte zusammenstellen
3 Personen
5
Referenten endgültig bestätigen
2 Personen
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Büchertisch und Verkauf organisieren
2 Personen
12
Technisches Equipment reservieren
2 Personen
13
Werbung in sozialen Medien posten
14
Programm online veröffentlichen
15
Freiwillige einplanen
2 Personen
16
Sprecherinformationen sammeln
17
Ablaufplan und Kontaktliste drucken
18
Namensschilder für Redner erstellen
19
Programmhefte zusammenstellen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Frisches Catering abholen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Lieferungen annehmen
2 Personen
25
Räume kontrollieren
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
27
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
28
Büchertisch einrichten
2 Personen
29
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
32
Technik anschließen
2 Personen
33
Mikrofone testen
2 Personen
34
Präsentationslaptops testen
2 Personen
35
Beleuchtung und Beschilderung anbringen
3 Personen
36
Programmhefte auslegen
2 Personen

Event

37
Referenten empfangen
2 Personen
38
Sprecherbriefing durchführen
2 Personen
39
Besucher registrieren
3 Personen
40
Besucher zu den Hallen leiten
2 Personen
41
Festival eröffnen
42
Autorenrunde moderieren
2 Personen
43
Vorlesesession begleiten
2 Personen
44
Pausengetränke servieren
3 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Büchertisch betreuen
2 Personen
47
Workshop begleiten
2 Personen
48
Cateringbuffet auffüllen
2 Personen
49
Abendessen servieren
4 Personen
50
Poetry-Auftritt begleiten
2 Personen
51
Publikumsfragen sammeln
52
Technik während des Programms bedienen
2 Personen
53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
54
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
55
Abschlusswort halten
56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

57
Fundsachen sammeln
2 Personen
58
Catering aufräumen
3 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Büchertisch abbauen
2 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
62
Technik ausschalten und verpacken
2 Personen
63
Dekoration entfernen
2 Personen
64
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
65
Räume reinigen
4 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
70
Dankeschöns für Redner zustellen
71
Besucher-E-Mail versenden
72
Fotos und Materialien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 180
StehtischeAnz. 8
TischdeckenAnz. 16
UmkleideracksAnz. 2
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
PräsentationslaptopsAnz. 2
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
USB-C-AdapterAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierbretterAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Dekoration

Programmatische PosterAnz. 12
WillkommensschildAnz. 2
NamensschilderAnz. 30
KreidetafelnAnz. 8
GirlandenAnz. 12
BüchertischdekorationAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Festivaldatum, Uhrzeiten und Raumaufteilung fest. Plane zwischen Programmpunkten mindestens 15 Minuten für Fragen, Raumwechsel und technische Anpassungen ein.
Bestätige Referenten schriftlich und sammle ihre Sprecherinformationen spätestens zwei Wochen vorher. Dazu gehören Name, Aussprache, Kurzbiografie, Technikbedarf und die gewünschte Anmoderation.
Reserviere Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Projektoren und passende Kabel gemeinsam. Teste jede Präsentation mit dem tatsächlichen Laptop, HDMI-Kabel und USB-C-Adapter spätestens am Vortag.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend, statt erst beim Cateringtermin zu zählen. Bestelle Getränke und Geschirr nach der erwarteten Gästezahl und halte zusätzlich Wasser für die Sprecher bereit.
Drucke Ablaufplan, Kontaktliste, Programmhefte und Namensschilder spätestens am Vorabend. Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für das Öffnen der Location, Lieferungen, Raumkontrolle und den Technikcheck ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Literaturfestival organisieren?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Ort und ersten Autorenanfragen. Catering, Technik und Helfer solltest du spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Festival fest buchen.
Wie viele Autoren braucht man für ein Literaturfestival?: Für ein eintägiges Festival sind vier bis acht Autoren oder Redner eine gut planbare Größenordnung. Rechne pro Programmpunkt mit 45 bis 60 Minuten und plane dazwischen mindestens 15 Minuten Übergang ein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Literaturfestival verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Eine Anmeldefrist von sieben bis zehn Tagen vor dem Festival lässt genug Zeit, Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche und Catering zu aktualisieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Literaturfestivals?: Plane für einen kleinen bis mittleren Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten Aufbau ein, bei mehreren Räumen eher zwei bis drei Stunden. Der Technikcheck sollte mindestens 30 Minuten dauern und vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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