Organiser un festival littéraire, étape par étape

Un festival littéraire se construit d’abord autour d’un programme réaliste, puis autour des contraintes des auteurs, du lieu et du public. Commence par fixer la date, les horaires et la disposition de la salle avant de confirmer les intervenants. En parallèle, prépare les inscriptions, la communication et la vente de livres. Les oublis les plus coûteux arrivent souvent la dernière semaine : besoins alimentaires, adaptateurs, déroulé imprimé et répartition précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du festival
2 personnes
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Contacter les auteurs et les intervenants
2 personnes
4
Préparer les éléments du programme
3 personnes
5
Confirmer définitivement les intervenants
2 personnes
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Organiser la table de livres et les ventes
2 personnes
12
Réserver le matériel technique
2 personnes
13
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
14
Publier le programme en ligne
15
Planifier les bénévoles
2 personnes
16
Rassembler les informations sur les intervenants
17
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
18
Créer des badges nominatifs pour les intervenants
19
Composer les programmes
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Aller chercher le catering frais
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Recevoir les livraisons
2 personnes
25
Vérifier les espaces
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Installer la table des livres
2 personnes
29
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
32
Brancher la technique
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Tester les ordinateurs portables de présentation
2 personnes
35
Installer l'éclairage et la signalétique
3 personnes
36
Préparer les brochures du programme
2 personnes

Événement

37
Accueillir les intervenants
2 personnes
38
Gérer le briefing des intervenants
2 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
40
Orienter les visiteurs vers les salles
2 personnes
41
Ouvrir le festival
42
Animer l’entretien avec l’auteur
2 personnes
43
Animer la séance de lecture
2 personnes
44
Servir les boissons de pause
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Tenir la table des livres
2 personnes
47
Animer l’atelier
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet traiteur
2 personnes
49
Servir le dîner
4 personnes
50
Accompagner le spectacle de poésie
2 personnes
51
Recueillir les questions du public
52
Gérer la technique pendant le programme
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
55
Préparer le mot de clôture
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

57
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
58
Ranger le service traiteur
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Démonter la table des livres
2 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer les salles
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Fermer le lieu
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
70
Remettre les cadeaux de remerciement aux intervenants
71
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
72
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Nappesqté 16
Portants de logeqté 2
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couvertsqté 180
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Affiches du programmeqté 12
Panneau d’accueilqté 2
Badges nominatifsqté 30
Panneaux en ardoiseqté 8
Guirlandesqté 12
Décoration de table de livresqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de solliciter les auteurs : prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants, leurs horaires et leurs besoins techniques.
Construis le programme avec des créneaux de 45 à 60 minutes et garde 15 minutes entre deux rencontres. Ce temps absorbe les retards, les changements de salle et les questions du public.
Demande les informations alimentaires et les besoins particuliers au moment de l’inscription, puis transmets le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant le festival.
Teste chaque microphone, projecteur, câble HDMI et adaptateur USB-C sur place la veille. Prévois un ordinateur de présentation chargé et une batterie externe pour éviter une panne au premier échange.
Prépare un dossier pour chaque bénévole avec le déroulé, les contacts et le plan de salle. Fais un briefing de 20 minutes avant l’ouverture et attribue une personne à l’accueil, à la technique et à la table de livres.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival littéraire ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines pour un festival avec plusieurs auteurs et intervenants. Ce délai permet de confirmer les disponibilités, publier le programme, gérer les inscriptions et réserver le matériel technique.
Quand confirmer les auteurs d’un festival littéraire ?: Confirme définitivement les intervenants au moins 4 semaines avant l’événement. Demande alors leur biographie, leur titre de présentation, leurs besoins techniques et leurs éventuelles contraintes alimentaires.
Quand envoyer les invitations à un festival littéraire ?: Envoie une première invitation 4 à 6 semaines avant le festival, puis un rappel 7 jours avant. Ferme les inscriptions 2 à 3 jours avant si tu dois transmettre un nombre précis de repas au traiteur.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival littéraire ?: Vérifie la disposition des tables et des chaises, les microphones, les haut-parleurs, les projecteurs, les rallonges et les adaptateurs. Prépare aussi les badges, les programmes imprimés, la liste de contacts et l’espace réservé à la vente de livres.

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